10 razones para implantar gestión documental en su Compañía

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Gestión Documental es todo aquello que hacemos de forma manual o automática para mejorar la creación, distribución, el almacenamiento, la consulta, la reproducción, el flujo y la destrucción de los documentos físicos o electrónicos que entran, salen o se mueven en nuestra compañía.

Si analizamos las tareas que realizamos todos los días en nuestra compañía, nos damos cuenta que la inmensa mayoría tienen algo que ver al menos un documento. Esto significa que nuestro trabajo siempre está relacionado con algún tipo de documento y que dicho documento no es más que el medio por el cual traspasamos información y en consecuencia ejecutamos tareas.

Por todo ello, es necesario que toda empresa disponga o mejore la gestión de los documentos, ya que con ello se mejoran los procesos y la productividad tanto de los empleados, como de la empresa.

Analizando los motivos por los cuales la optimización de la gestión de los procesos de documentos físicos y electrónicos, se encuentran las siguientes razones:

1 – Se reducen los costos documentales de su empresa entre un 20% y un 40%, ya que se dispone de tecnología más económica para poder realizar las mismas tareas, pero con menor costo.

2 – Incremento y mejoría de la imagen con los clientes, ya que con estas soluciones se puede automatizar y garantizar la entrega de la información a los clientes. Además de poder proporcionársela en el formato, momento y lugar que ellos deseen.

3 – Aumento la eficacia del personal ya que algunos o muchos de los procesos que ahora son manuales, pasan a ser automáticos total o parcialmente. Esto nos ayuda a producir más, en el mismo tiempo y a poder realizar tareas de mayor cualificación.

4 – La productividad de su  empresa se ve incrementada al menos en un 6%, sólo por el hecho de reducir los tiempos de los procesos.

5 – Se disminuyen tiempos de cobro, ya que se puede agilizar de forma importante la entrega de la facturación a sus clientes y en consecuencia recuperar su dinero con mayor prontitud.

6 – Muchas empresas dedican mucho espacio al almacenamiento de documentos físicos en sus propias instalaciones, hasta un 50% según algunas estadísticas, o necesitan instalaciones alquiladas para tal propósito. Esto se puede evitar si se digitalizan  los documentos tanto legal como físcalmente, como ocurre con las soluciones de almacenamiento de valor probatorio o con el escaneo certificado.

7 – Nunca sabemos exactamente dónde está la información. Localizarla puede ser un gran problema que afecta directamente a la productividad de las personas. Tener sistemas capaces de indicarte dónde está lo que quieres o lo que necesitas, no sólo te hace la vida más fácil, sino que te ahorra muchas horas laborales.

8 – Es complicado encontrar un documento cuando hay que localizarlo. La localización de documentos a veces se convierte en una auténtica locura y hace perder mucho tiempo. Si se suma el tiempo de todos los funcionarios, la situación es preocupante al final del año.

9 – También se tiene  la desagradable experiencia de perder algún documento y nunca ser  capaz de saber lo que se ha perdido con ello, porque no sólo son el tiempo y los recursos que se invierten en volver a crear dicho documento, sino el costo de que dicho documento no estuviera a tiempo para su entrega, su estudio, o lo que fuera. La pérdida de un documento puede suponer una cifra muy importante en pérdidas económicas.

10 – El correo electrónico, las carpetas personales, las memorias flash, etc. existen muchos “nichos” personales de información aislada en cualquier empresa, que hacen que la información no sea accesible a las personas que realmente la necesitan, por este motivo la información, o no se comunica, o se duplica y el tiempo de la creación, consulta y destrucción de dicha información se multiplica en función de las necesidades de cada empleado.

Qué servicios presta Servisoft S.A. 

Servisoft es una de las pocas empresas dedicadas a satisfacer todo el proceso que conlleva la gestión documental:

* Aplicación Mercurio (Cloud o Web) para organizar y consultar la información

* Automatización de los Flujos de Trabajo (Workflow), gracias a Mercurio Cloud o Mercurio Web.

* Custodia de Documentos y Medios magnéticos en las plantas de Medellín y Bogotá

* Suministro de equipos para escanear e imprimir stickers en renta o venta

* Suministro de personal entrenado en el proceso de gestión documental para operar en outsourcing en las empresas

* Digitalización de grandes volúmenes de información histórica

* Consultores especializados en todas las etapas del proceso. Equipo interdisciplinario 

Cómo comunicarse con Servisoft S.A. 

Para conectarse con Servisoft puede visitar su web: www.servisoft.co

PBX Medellín:  4160055 / PBX Bogotá: 6171363

email: servicioalcliente@servisoft.com.co 

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