10 cambios positivos en su empresa al implementar Gestión Documental @servisoftCO

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Muchos Empresarios nos han preguntado qué cambios concretos tendrán en su estilo de hacer negocios después de implementar una solución integral en gestión documental como la que ofrece Servisoft S.A. (www.servisoft.co), con nuestra plataforma Mercurio.  

Algunos de los cambios muy positivos que tendrá en su Empresa son:

Cambio positivo 1: Escritorio lleno de papeles a oficina libre de documentos

La primera transformación notable es el placer que Usted va a sentir con un escritorio sin papeles encima. Su antiguo escritorio que cada día le recordaba que los pendientes iban en aumento, se transforma en un escritorio propio de un Gerente del futuro, sin documentación, sólo con su portátil o tablet y quizás una libreta para apuntar sus nuevas ideas.

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Cambio positivo 2: Su bodega caótica de archivos históricos de más de 5 años, se transforma en un espacio libre para que Usted lo asigne a almacenar otro tipo de productos propios de su negocio. Usted liberará espacios, porque con Servisoft, además que organizamos sus archivos en forma lógica, podemos custodiarlos con altos estándares de seguridad y cuidado de la documentación en nuestras plantas especializadas en Bogotá y Medellín. Lo mejor de todo es que cuando Usted requiera consultar la información, puede hacerlo directamente desde la comodidad de su computador.

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Cambio positivo 3: Su archivo activo se va de las oficinas.

Ese archivo que tiene información que puede necesitar en cualquier momento, y que quizás lo tiene organizado, tiene un gran problema: Está ocupando espacio en sus costosas oficinas donde el valor por metro cuadrado es muy alto. Este archivo también lo podemos custodiar en Servisoft S.A. . Nuevamente cuando requiera algún documento físico lo traemos con nuestro servicio de mensajería o su personal lo consulta en nuestra planta. Y en caso de requerir sólo consulta, puede hacerlo desde su computador y además desde cualquier lugar del mundo, en pocos segundos.

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Cambio positivo 4: La memoria de sus funcionarios

Justo cuando Usted requiere urgente un documento, uno de los funcionarios ha olvidado en dónde lo guardó la última vez o peor aún, ni siquiera recuerda quién se lo ha llevado y nunca lo devolvió. Este el drama frecuente que se vive en muchas empresas cuando hay tanta información física que es difícil conocer en qué lugar hallarla. De ahora en adelante con un programa de Gestión Documental de Servisoft, no sólo Usted, sino el personal que lo requiera podrá consultar la información al instante.

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Cambio Positivo 5: Seguridad en su información.

Cuando Usted tiene la información físicamente en sus oficinas, corre el riesgo de que sujetos que no deban conocer esta información, podrán consultarla e incluso hurtarla. Si custodia sus archivos en las bodegas especializadas de Servisoft, jamás tendrá este problema. La única forma de consultar esos documentos será utilizando la aplicación Mercurio, que cuenta con elevados estándares de seguridad informática y además cuenta con sistema de roles perfectamente parametrizable.

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Cambio Positivo 6. Colaboradores que corren por sus oficinas llevando papeles

Ese continuo movimiento de personal de una oficina a otra, transportando documentos, se acaba! Por fin, las personas utilizan su tiempo para ser mucho más eficientes, para lo que se les ha contratado. Ese desfile de personas esperando en las puertas para ingresar y entregar un papel ya no es necesario. Cada funcionario de su organización, contará con la información necesaria a un sólo clic de distancia, en su computador.

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Cambio positivo 7: El control del tiempo en los procesos

Gracias al poder de los Flujos de Trabajo, una de las funcionalidades de la aplicación Mercurio, es posible que cada persona se haga responsable de un proceso en un tiempo limitado. El sistema Mercurio se encarga de avisarle que ya tiene un proceso en su bandeja virtual, que el tiempo se le está agotando, recordarle los pendientes y en el caso extremo, hasta contarle a los Supervisores, qué empleados no han cumplido con los procesos. El sistema Mercurio cuenta con avanzados indicadores de gestión parametrizables.

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Cambio positivo 8: Llenando formularios internos

Gran parte del tiempo en una empresa, se consume llenando formatos internos, que desde luego son muy importantes, pero que se pueden llenar directamente en el computador y mucho mejor aún, quedar indexados (archivados digitalmente y en forma lógica para posterior consulta) utilizando la funcionalidad de formularios web de Mercurio, nuestra solución informática de Servisoft.

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Cambio positivo 9: Copiado innecesario

Cada vez que una persona requiere un documento, para no deteriorar el original o para compartirlo con otros compañeros, toma la decisión de fotocopiarlo o imprimirlo … y a color ! Este ahorro de papel, tintas y tiempos, permite que desde su PC Usted pueda consultar toda su información, incluso varias personas simultáneamente, sin necesidad de duplicar los documentos físicos.

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Cambio positivo 10: Información imposible de alterar

Como Usted sabe es importante tener una trazabilidad de los cambios que se realicen en un documento. Con nuestra aplicación Mercurio, nadie podrá desaparecer un documento o reemplazarlo por otro. La seguridad de nuestra aplicación permite poder verificar todas las versiones realizadas sobre un documento, si algún funcionario le ha realizado actualizaciones, a qué hora exacta sucedió, y además se pueden hacer anotaciones virtuales sin alterar el documento original. 

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Qué servicios presta Servisoft S.A. 

Servisoft es una de las pocas empresas dedicadas a satisfacer todo el proceso que conlleva la gestión documental:

* Aplicación Mercurio (Cloud o Web) para organizar y consultar la información

* Automatización de los Flujos de Trabajo (Workflow), gracias a Mercurio Cloud o Mercurio Web.

* Custodia de Documentos y Medios magnéticos en las plantas de Medellín y Bogotá

* Suministro de equipos para escanear e imprimir stickers en renta o venta

* Suministro de personal entrenado en el proceso de gestión documental para operar en outsourcing en las empresas

* Digitalización de grandes volúmenes de información histórica

* Consultores especializados en todas las etapas del proceso. Equipo interdisciplinario 

Cómo comunicarse con Servisoft S.A. 

Para conectarse con Servisoft puede visitar su web: www.servisoft.co

PBX Medellín:  4160055 / PBX Bogotá: 6171363

email: servicioalcliente@servisoft.com.co 

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