Ciclo Documental

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Este artículo ha sido construido tomando información del blog de José Quintero, Director de la Planta de Procesamiento Documental de Sabaneta (Antioquia) de Servisoft S.A. Nuestra compañía cuenta con oficinas administrativas, plantas de procesamiento documental y bodegas en todo el país.

Toda compañía tiene un ciclo documental, que puede observar en la gráfica superior.

Cuando Usted adquiere los servicios prestados  por Servisoft S.A. ( www.servisoft.co ), estas etapas se cumplen, pero con un gran apoyo de parte de nuestra empresa. Para comenzar utilizará MERCURIO (versión web o cloud) que es la aplicación No. 1 en gestión documental en Colombia, utilizado por entidades del Estado Colombiano y compañías de todos los tamaños.  Es una herramienta con 20 años de evolución y con avanzadas características que se acogen totalmente a las Leyes Colombianas.

Debe tener en cuenta que todo el proceso desde la Recepción de documentos (2) hasta el trámite de documentos (4) está enmarcado dentro del Work Flow o Flujo de Trabajo, que por supuesto, está incluido en la aplicación Mercurio.

Vamos a describir cada etapa:

  1. Producción Documental: Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones. 
  2. Recepción de documentos (Radicación): Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o Jurídica.
  3. Distribución de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. 
  4. Trámite de documentos: Es el curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa. 
  5. Organización documental: Se define como el conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenamiento y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos.
  6. Consulta de documentos: Es el acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.
  7. Conservación de documentos: Es el conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.
  8. Disposición final: Allí se determino decisión resultante de la valoración hecha en la tercera etapa del ciclo vital de los documentos, resultado de la valoración secundaria determinando su valor permanente,  su eliminación, selección por muestreo así como la implementación  para la conservación en una Tecnología de imagen (microfilmación o digitalización).

Qué servicios presta Servisoft S.A. 

Servisoft es una de las pocas empresas dedicadas a satisfacer todo el proceso que conlleva la gestión documental:

* Aplicación Mercurio (Cloud o Web) para organizar y consultar la información

* Automatización de los Flujos de Trabajo (Workflow), gracias a Mercurio Cloud o Mercurio Web.

* Custodia de Documentos y Medios magnéticos en las plantas de Medellín y Bogotá

* Suministro de equipos para escanear e imprimir stickers en renta o venta

* Suministro de personal entrenado en el proceso de gestión documental para operar en outsourcing en las empresas

* Digitalización de grandes volúmenes de información histórica

* Consultores especializados en todas las etapas del proceso. Equipo interdisciplinario 

Cómo comunicarse con Servisoft S.A. 

Para conectarse con Servisoft puede visitar su web: www.servisoft.co

PBX Medellín:  4160055 / PBX Bogotá: 6171363

email: servicioalcliente@servisoft.com.co 

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