¿Cuánto tiempo pierde un funcionario buscando documentos?

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Se calcula que se desperdician 600 horas laborales al año buscando documentos impresos. Los costos de documentación anuales de una compañía representan entre un 8% y un 16% de sus ingresos totales.

“¿Dónde he puesto el contrato con la firma del cliente? ¿Sabes dónde está la cotización?, tengo pendiente dar la aprobación de una factura y no hay manera de localizarla”? Estas son algunas de las situaciones que se dan entre los empleados a la hora de gestionar los documentos en papel. Parecen problemas comunes y sin importancia, y, sin embargo, pueden acarrear serias consecuencias. Los empleados pierden en promedio, hasta un 35% de su jornada laboral gestionando procesos basados en papel, con la pérdida de productividad y eficiencia que esto supone.

600 horas al año buscando documentos

Y es que la pérdida de tiempo es uno de los grandes perjuicios de la gestión manual de esos procesos basados en el papel. Se estima que en una empresa el total de horas laborales que se desperdician al año es de 600. “A día de hoy son todavía muchas las empresas que gestionan sus procesos de negocio más estratégicos de forma totalmente manual basándolos 100% en el papel, con lo que se mengua muchísimo la productividad de los trabajadores” y “las compañías no son conscientes de que una tarea como el “papeleo”, a primera vista, común, puede repercutir seriamente en las cuentas de resultados de la empresa”.

Costos ocultos de procesamiento de documentación: entre un 8% y un 16% de los ingresos totales de una empresa

En los procesos basados en la gestión documental es importante destacar que los costes anuales relacionados con el papel representan un 8 y un 16% de sus ingresos totales de una compañía. Incluso, existen acciones que, al realizar la gestión documental manualmente, se repiten de forma inconsciente, ya que no existe una automatización de los procesos. Por ejemplo, un documento se copia hasta 20 veces en promedio, sin ningún tipo de control.

Ahorro de hasta un 80% con la automatización de los procesos documentales

Contar con un software de gestión documental que permita la automatización de los procesos de negocio basados en el papel supondría un gran ahorro para las empresas, en todos los niveles. Según estudios realizados por Gartner Group la reducción de costos que se produciría en una organización que disponga de sus procesos de documentales automatizados asciende entre el 65% y el 80% de ahorro. La digitalización de documentos permitirá ahorrar espacio en el archivo de históricos, reducir las tareas basadas en el papeleo y el costo ambiental correspondiente. Además, cabe destacar como un pilar importante en esta mejora de procesos, el evitar la pérdida de documentos y acceso a la información en tiempo real.

Qué servicios presta Servisoft S.A. 

Servisoft es una de las pocas empresas dedicadas a satisfacer todo el proceso que conlleva la gestión documental:

* Aplicación Mercurio (Cloud o Web) para organizar y consultar la información

* Automatización de los Flujos de Trabajo (Workflow), gracias a Mercurio Cloud o Mercurio Web.

* Custodia de Documentos y Medios magnéticos en las plantas de Medellín y Bogotá

* Suministro de equipos para escanear e imprimir stickers en renta o venta

* Suministro de personal entrenado en el proceso de gestión documental para operar en outsourcing en las empresas

* Digitalización de grandes volúmenes de información histórica

* Consultores especializados en todas las etapas del proceso. Equipo interdisciplinario 

Cómo comunicarse con Servisoft S.A. 

Para conectarse con Servisoft puede visitar su web: www.servisoft.co

PBX Medellín:  4160055 / PBX Bogotá: 6171363

email: servicioalcliente@servisoft.com.co 

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