Glosario en Gestión Documental

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ARCHIVISTA

Un archivista es una persona con título de educación superior o media dedicada a la organización y mantenimiento de un archivo.

Profesionalmente, un archivista puede depender de una administración pública (un ente público, una universidad, etc.) o de una empresa, fundación o universidad privada. Su tarea principal consiste en elaborar y aplicar el cuadro de clasificación de la documentación del organismo, institución o entidad para que se aplique tanto en los archivos de gestión u oficina como en el archivo definitivo, y controlar su seguimiento y actualización. Lleva a cabo, además, los instrumentos de descripción necesarios para facilitar la búsqueda y recuperación de documentación por parte de los usuarios que tienen acceso al archivo (guías, inventarios y catálogos).

ARCHIVO

Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

Un ejemplo de archivo es la acumulación de recibos de pago de sus servicios públicos durante un año. También encontramos un archivo al conjunto de mensajes de texto registrado en su  celular.

ARCHIVÍSTICA

Disciplina que trata los aspectos teóricos, prácticos y técnicos de los archivos. 

La archivística  es el estudio teórico y práctico de los principios, procedimientos y problemas concernientes a las funciones  de los documentos de archivo y de las instituciones que los custodian, con el objetivo de potenciar el uso y servicio de ambos .

La Archivística también aborda el estudio del contexto de la información archivística y de los posibles usos que se le puede dar, razón por la cual está incluida dentro de las Ciencias de la Información, junto con la Biblioteconomía y la Documentación. Aunque habitualmente es relacionada con los grandes archivos públicos, también es de aplicación a archivos familiares o de organizaciones de todos los tamaños. También es frecuente la perspectiva de la archivística como disciplina dedicada preferentemente al patrimonio documental histórico, pero esta visión resulta incompleta pues resulta imprescindible aplicar sus principios también en la gestión documental.

ARCHIVO CENTRAL

Aquella dependencia en las organizaciones que coordina el funcionamiento de los archivos; también es el lugar donde los documentos transferidos por los archivos de gestión son acumulados una vez finalizado su trámite (culminado su tiempo de retención) y cuando su consulta es periódica.

ARCHIVO DE GESTIÓN

El primer archivo del ciclo, es el archivo de la oficina productora o receptora que acumula la documentación en gestión o trámite; suele contar con un nivel de consulta administrativa constante y de alta prioridad. Un ejemplo claro es la documentación que tenemos en nuestro escritorio o en carpetas de acceso inmediato.

ARCHIVO ELECTRÓNICO 

Conjunto de documentos electrónicos producidos y almacenados de acuerdo a los principios y procesos archivísticos. Hay que aclarar que con una buena aplicación de gestión documental hay documentos digitales que jamás llegan a imprimirse, protegiendo nuestro planeta y aumentando la eficiencia de las corporaciones.

ARCHIVO PÚBLICO

Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas.

Un claro ejemplo de un archivo público, son el conjunto de leyes y decretos que pueden ser objeto de consulta e interés de cualquier ciudadano.

ARCHIVO PRIVADO DE INTERÉS PÚBLICO

Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador.

ASUNTO

Contenido de una unidad documental generado por una acción administrativa.

CARPETA

Unidad de conservación idonea manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación. 

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

Es el conjunto de etapas por las cuales pasa un documento desde el  momento de su producción, hasta su etapa final de conservación o eliminación.

Por ejemplo, es determinar que sucede con una factura del servicio público de nuestro hogar, donde se recibe, donde se lleva para cancelar, donde lo conservo como prueba del pago y que sucede cuando dejo de requerirlo.

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora.

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

Son las medidas preventivas y correctivas para asegurar la integridad material y funcional de los documentos.

CONSULTA DE DOCUMENTOS

Acceso a los documentos o aun grupo de ellos con el fin de conocer la información contenidos en ellos.

COPIA

Reproducción exacta del documento original.

COPIA AUTENTICADA

Reproducción exacta del documento original que cuenta con fe pública de un funcionario competente, que certifica el contenido de mismo como inalterado del documento original. Esta certificación cuenta con validez probatoria ante la ley.

CUSTODIA DE DOCUMENTOS

Es la tenencia de documentos por parte de una persona u organización, que implica responsabilidad juridica en la conservación de los mismos.

DIGITALIZACIÓN

Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por medios digitales.

DIGITACIÓN

Operación de introducir datos a un sistema de información por medio de un teclado

DISPOSICIÓN FINAL

Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción.

DOCUMENTO DE ARCHIVO

Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

DOCUMENTO DE APOYO

Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.

DOCUMENTO ORIGINAL

Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

ELIMINACIÓN DOCUMENTAL

Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.

EXPEDIENTE

Conjunto total de los documentos relacionados con un mismo tema, asunto o persona.

FECHA DE CREACIÓN

Son las fechas reales en las que se genero un documento incluida en una unidad de descripción.

FECHAS EXTREMAS

Es el periodo durante el cual la documentación incluida en una unidad de descripción ha sido reunida por el productor.

FOLIO

Las hojas que componen un documento correspondiendo a cada folio dos páginas y se enuncian como folio frente y folio vuelto.

FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA

Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

GESTIÓN DOCUMENTAL

Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

ÍNDICE

Instrumento descriptivo que se basa en un listado. Puede ser de materias, personas, asuntos y lugares donde se especifica su ubicación y localización

INDEXAR

Registrar de forma relacional un registro y un documento para facilitar su consulta.

INVENTARIO DOCUMENTAL

Es el medio por el cual se describe de manera exacta y precisa  las series o asuntos de un grupo documental.

ORGANIGRAMA

Representación gráfica de la estructura organica de una institución; en gestión documental es requerido para identificar las unidades funcionales productoras o receptoras de documentación.

OCR

El reconocimiento óptico de caracteres son aplicaciones que efectúan reconocimiento de caracteres alfa-númericos de images, código de barras, códigos biometricos y como resultado se obtiene datos completamente editables. Esta tecnología es ampliamente valorada en la digitalización documental.

PATRIMONIO DOCUMENTAL

Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.

RETENCIÓN DOCUMENTAL

Periodo de tiempo en el que los documentos deben permanecer en cada archivo (archivo de gestión, cental o historico), como es descrito en la tabla de retención documental.

SERIE DOCUMENTAL

Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o  unidad funcional como consecuencia del ejercicio de sus operaciones. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes.

SOPORTE DOCUMENTAL

Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.

SUBSERIE DOCUMENTAL

Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

TIPO DOCUMENTAL

Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría.

UNIDAD FUNCIONAL

Unidad administrativa identificada como dependencia, coordinación o similares, que desempeñan una labor técnico-operativa.

VALOR PRIMARIO

Es el que tienen los documentos mientras sirven a la persona que lo genero, lo recibió o lo beneficio; es decir la importancia que tiene el documento para los involucrados en el mismo.

VALOR SECUNDARIO

Es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Surge una vez agotado el valor primario. Es decir, cuando un documento luego de perder el valor a los involucrados; por su contenido, puede ser objeto de interés del público en generar.

En Colombia, la jurisprudencia emitida por las cortes al culminar el proceso, por sus consideraciones juridicas es de interés generar de los ciudadanos.

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