La destrucción de los documentos originales @servisoftco

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La tecnología ha cambiado la dependencia de documentos físicos en papel hacia las transacciones electrónicas y documentación. El procesamiento y recuperación de documentos en papel se ha transformado, y mientras que los documentos y archivos físicos son extremadamente vulnerables a la pérdida, daño o perderse entre los archivadores. Es comprensible que esta funcionalidad para muchas empresas impulse a usar soluciones de gestión electrónica de documentos (Electronic Document Management).  Nuestra empresa  SERVISOFT S.A. www.servisoft.co produce MERCURIO, una aplicación líder en gestión documental en latinoamérica.

A pesar de que varios documentos están siendo compartidos por vía electrónica, la “oficina sin papeles ‘no se ha materializado todavía en masa corportativamente- pero estamos en el camino correcto. Incluso hoy en día, la destrucción de la evidencia física de papel no parece natural y arriesgada para algunas empresas que aún están por abrazar el método digital.

Hay casos en que los empleados incluso imprimen documentos y archivos que han recibido por correo electrónico. Aunque es fundamental que los documentos de la empresa se almacenen y gestionen de forma segura, algunas empresas tienen puntos de vista anticuados sobre qué documentos originales en papel, deben mantenerse.

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¿Es seguro para destruir los originales?

Los documentos originales en papel suelen ser destruidos debido a que ya no son necesarios, liberando valioso espacio de almacenamiento. Sin embargo, hay algunas excepciones como los documentos originales que son críticos para las obligaciones legales de una organización – formularios de impuestos, recursos humanos, contratos de arrendamiento firmados, títulos de propiedad y los contratos, por ejemplo – deben conservarse.

Destrucción documental certificada como parte del proceso de Gestión Documental
Destrucción documental certificada como parte del proceso de Gestión Documental

Hay una idea errónea de que estos documentos deben guardarse en formato impreso, pero nada podría estar más lejos de la verdad. Mientras los documentos digitales sean adecuadamente capturados y gestionados, tienen la misma validez legal que sus homólogos basados en papel.

Optar por una solución de gestión electrónica de documentos (EDM) tiene sentido comercial. La gestión eficaz de documentos es mucho más que la digitalización y almacenamiento de documentos en formato digital. Se trata de utilizar la captura de datos para extraer automáticamente información relevante y conducir un proceso electrónico y automatizado.

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Sí, esto incluye el almacenamiento de documentos, pero también puede ser utilizado para el pago de la factura o el estado de seguimiento o para racionalizar y automatizar el proceso de aprobación de los documentos legales tales como contratos, acuerdos de confidencialidad y otros archivos legales.

 

El principal beneficio de este enfoque de gestión documental digital es que crea un registro de auditoría que es esencial para los posibles desafíos legales. Documentos de operaciones, una vez capturados electrónicamente y guardados en una solución como Mercurio de Servisoft, siempre será recuperable. 

Sin embargo, antes de llegar a la trituradora y destruir cualquier documento en papel, consulte a su proveedor de la solución de Gestión Documental y realice las siguientes preguntas para asegurarse de estar acorde con la legislación:

  • ¿Qué calidad tienen sus copias electrónicas escaneadas y guardado? El documento escaneado debe ser una réplica exacta del documento original.
  • ¿Puede ser utilizado para producir pruebas fiables? El documento escaneado tiene que ser de un alto nivel de legibilidad sin modificaciones entre éste y el documento de origen.
  • ¿Cuáles son las regulaciones específicas y legislaciones alrededor de la gestión documental de su sector. Cada sector vertical es ligeramente diferente – así que asegúrese de saber qué disposiciones se aplican a su negocio.

La alineación de los procesos de negocio

Al comenzar en el camino para lograr una oficina sin papeles  puede estar lleno de dificultades y desafíos imprevistos, que requieren no sólo un cambio de dirección de la empresa, sino también un cambio de mentalidad para los empleados.

Además de la revisión de la tecnología, las organizaciones también deben hacer frente a sus propios procesos empresariales internos. 

Es importante destacar que esta norma es independiente del dispositivo. En los últimos años, el uso de teléfonos inteligentes y prácticas de trabajo remotas han crecido enormemente. La presentación electrónica está aumentando a un nivel tal que es común que los órganos reguladores. Optando por una solución en Gestión Documental  ya no es un lujo; se está convirtiendo rápidamente en una necesidad. Tanto si opta por un portal de Internet, la nube o una solución basada en servidor.

Qué servicios presta Servisoft S.A. 

Servisoft es una de las pocas empresas dedicadas a satisfacer todo el proceso que conlleva la gestión documental:

* Aplicación Mercurio (Cloud o Web) para organizar y consultar la información

* Automatización de los Flujos de Trabajo (Workflow), gracias a Mercurio Cloud o Mercurio Web.

* Custodia de Documentos y Medios magnéticos en las plantas de Medellín y Bogotá

* Suministro de equipos para escanear e imprimir stickers en renta o venta

* Suministro de personal entrenado en el proceso de gestión documental para operar en outsourcing en las empresas

* Digitalización de grandes volúmenes de información histórica

* Consultores especializados en todas las etapas del proceso. Equipo interdisciplinario 

Cómo comunicarse con Servisoft S.A. 

Para conectarse con Servisoft puede visitar su web: www.servisoft.co

PBX Medellín:  4160055 / PBX Bogotá: 6171363

email: servicioalcliente@servisoft.com.co 

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