La Gestión Documental es fundamental en la estrategia digital

Las compañías hacen un gran esfuerzo por tener la mejor ERP, el más robusto CRM, adquieren potentes servidores, contratan personal para operar todo lo anterior, y olvidan la base de una empresa, que es la correcta gestión de los documentos. MERCURIO WEB y MERCURIO CLOUD son dos poderosas soluciones creadas por nuestra empresa SERVISOFT S.A. . Sin éste último componente, Usted no estará aplicando todos los principios de la verdadera transformación digital.

• La transformación digital, además de la nube, el Big Data, IoT, etc. debería empezar por la gestión documental.
• Una buena gestión documental garantiza importantes ahorros económicos, incluso desde el corto plazo.
• Es curioso que cuando se habla de transformación digital, casi nunca aparece la gestión documental como uno de los pilares sobre los que se debe sustentar.
• Las empresas, sobre todo aquellas pequeñas y medianas, no gestionan de forma eficiente sus procesos documentales: documentos que están duplicados y triplicados, excesivo consumo de papel que luego no se utiliza, desorden organizativo,… Puede añadir unos cuantos más, porque seguro que en su empresa sufre alguno de estos males a diario.
• Gestionar los documentos que se encuentran en una organización de forma óptima es algo cada vez más necesario, aunque sólo sea porque cada vez generamos una mayor cantidad de datos.
• Una buena gestión documental garantiza importantes ahorros económicos y lo que quizá es más importante, permite no perder tiempo en buscar la información adecuada. El dato es cada vez más importante y ese dato se encuentra principalmente en los documentos, en un 90% de las ocasiones.
• Encontrar los sistemas, herramientas y aplicaciones que facilitan y optimizan el ciclo de vida de los documentos de la empresa, incluyendo los formatos y medios para la obtención y difusión de los mismos es algo cada vez más vital para el correcto funcionamiento de una empresa. Y sin embargo, las empresas, bien por desidia, porque es muy difícil cambiar las formas de trabajar, por costes o por que simplemente lo ven innecesario, no acaban de apostar por la gestión documental.

Mercado de la gestión documental

De esta forma nos encontramos con un mercado en expansión,  porque lo cierto es que cuando una compañía empieza a realizar una correcta gestión del documento, ve cómo su productividad aumenta y sus costes se reducen. Por ello,la gestión documental debe de ser uno de los primeros procesos en comenzar con la transformación digital de las organizaciones. Desde hace numerosos años, con la llegada de los primeros ordenadores personales y los escáneres, las empresas y organizaciones invirtieron muchos de sus recursos en la digitalización de sus documentos. Sin embargo, este proceso no paró en el escaneo y archivado y en la actualidad vemos que la gestión documental va más allá, englobándose dentro de procesos como la gestión del conocimiento o la gestión de las solicitudes hacia departamentos de todo tipo: RRHH, TI, etc. Podríamos decir que la eliminación de formularios y cuestionarios en papel así como la automatización de los procesos relacionados forman parte ya de la gestión documental.

• Haciendo referencia nuevamente a la gestión del conocimiento, vemos que las empresas están comenzando a preocuparse más por la calidad de los contenidos que por la cantidad. De poco vale disponer de una gran biblioteca de manuales y guías de usuario en formato digital si los usuarios no “consumen” dichos recursos.
• El mercado se encuentra en pleno proceso de transformación digital.Vemos a las grandes empresas completamente inmersas ya en este proceso y a la mediana empresa también invirtiendo en ello. Se estima que para 2020 el 40% de las empresas que actualmente lideran el mercado serán suplantadas por empresas líderes digitales, ya que éstas últimas son hasta un 50% más rentables que las empresas que aún no han afrontado el cambio de la era digital. Debido a este cambio de paradigma notamos que las grandes empresas están dando pasos en firme para conseguir transformarse al mundo digital, e igualmente el resto del mercado se mueve detrás de ellas, de forma ordenada, donde tras la gran empresa observamos movimiento en la mediana empresa, específicamente en aquéllas que no sólo buscan operar en el mercado español sino que también quieren competir en mercados internacionales.
• Las herramientas de digitalización y gestión de documentos se están posicionando como una solución clave para mejorar exponencialmente los resultados de las empresas, ya que está demostrado que ayudan a ahorrar tiempo y dinero, haciendo accesible no solo a las grandes organizaciones, sino también a las pymes, soluciones integradas para impulsar la productividad en menos tiempo.
• Las ventajas de una correcta gestión documental están claras. Sin embargo, según el último estudio de IDC, sólo un tercio de las pymes europeas y un 5% de las empresas latinoamericanas está preparándose para el mundo digital. El hecho de que sean tan pocas las empresas que se encuentra en esa labor de transformación digital y por tanto, que tampoco apuesten de forma clara por una correcta implantación de soluciones de gestión documental se traduce en una oportunidad de crecimiento en un mercado que sufre la presión de aumentar la eficiencia y optimizar sus recursos.

  Son precisamente las pymes las que más tienen que apostar por esta transformación ya que en este mercado hay que hablar de dos realidades: mientras las grandes cuentas llevan años introduciendo mejoras en sus procesos documentales, las pequeñas, no. Las grandes compañías ya están muy familiarizadas con este tipo de soluciones, por lo que debemos centrar nuestros esfuerzos en hacer llegar este mensaje a las pequeñas y medianas empresas, que necesitan invertir en mejorar sus procesos y aplicaciones para la gestión de los activos más críticos: sus documentos.

• La crisis económica puede haber sido uno de los factores que han influido negativamente para que las empresas no gestionen de forma correcta sus documentos.
• Un tema que afecta a todos en la actualidad es el de la seguridad. Esto lleva a la necesidad de una mejora de todos los procesos relacionados con los documentos y flujos de trabajo críticos del negocio. En la gestión segura de documentos influye también la eficiencia y la productividad, así como la velocidad de una empresa que lleva a una mayor fidelidad y satisfacción de los clientes”.

Integración

Implementar una solución de automatización no tiene por qué conllevar enormes costos adicionales para una adaptación a su entorno informático. Si la solución de automatización de pedidos o facturas de clientes no se adapta a su entorno de gestión, el costo de desarrollo a medida será alto. Lo indicado es una solución que sea compatible con una amplia variedad de aplicaciones de gestión, configurable para satisfacer requisitos específicos de cada empresa, y que se integre fácilmente con su infraestructura tecnológica.  No sólo se trata de ser compatible con el mayor rango de ERPs, sino también con aplicaciones de sobremesa y otras plataformas empresariales (CRM, SCM…).  En el caso en el que los sistemas corporativos no tengan integradas las herramientas de gestión documental, la propia gestión documental debería proveer de conectividad con cualquier tipo de sistema. Por ello, hoy en día, la implantación de un sistema de gestión documental debe incorporarse como un proyecto dentro de la compañía e involucrar a todos los sistemas de gestión.

No es sólo poner una pieza de software en el entorno del cliente, es obligatorio para garantizar que la solución soporta todo el proceso de negocio. Esta es una combinación de conocimiento de la industria, consultoría, gestión inteligente de proyectos en el lugar del cliente, así como en el lado del proveedor / partner.

Se requiere por tanto un sistema de gestión centralizado que reduzca significativamente el número de interfaces y por lo tanto evite posibles vías de pérdida de datos, trazabilidad inadecuada y deficiente cumplimiento de la normativa. La implementación de un único programa de software, que no sólo permite el procesamiento de cualquier formato de documento, sino que genera visualmente el documento, elimina las barreras de aquellos sometidos a  revisión y permite la salida en cualquier tipo canal, así como ofrecer funciones para un procesamiento posterior.

Pero también móvil

La integración además no sólo se tiene que hacer con el conjunto de las aplicaciones que se usan dentro de una empresa. Desde hace unos años, ha aparecido un nuevo actor que también influye en la gestión documental. Se trata de la movilidad. Al final los usuarios de este tipo de soluciones buscan obtener una experiencia similar a la que obtienen en sus vidas del día a día, donde pueden acceder a miles de aplicaciones en cualquier momento y desde cualquier lugar. Esta misma experiencia se está comenzando a demandar en las organizaciones, donde el acceso a la información corporativa se debería comenzar a poder consumir también desde cualquier lugar y en cualquier momento. Por ejemplo, cuando el director de ventas de una compañía quiere aprobar una propuesta mientras está viajando. En este sentido, podemos observar una tendencia hacia la movilidad que está impulsando a que nuestros clientes proporcionen soluciones móviles a sus empleados. Este una forma más de interactuar y trabajar con una solución de gestión documental además del acceso a canales que emplea, como los basados en PC y en web.

Qué servicios presta Servisoft S.A.

Servisoft es una de las pocas empresas dedicadas a satisfacer todo el proceso que conlleva la gestión documental:

* Aplicación Mercurio (Cloud o Web) para organizar y consultar la información.

* Automatización de los Flujos de Trabajo (Workflow), gracias a Mercurio Cloud o Mercurio Web.

* Custodia de Documentos y Medios magnéticos en las plantas de Medellín y Bogotá.

* Suministro de equipos para escanear e imprimir stickers en renta o venta.

* Suministro de personal entrenado en el proceso de gestión documental para operar en outsourcing en las empresas.

* Digitalización de grandes volúmenes de información histórica.

* Consultores especializados en todas las etapas del proceso. Equipo interdisciplinario.