Las claves para una buena Gestión Documental

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La solución Mercurio de Servisoft opera bajo estándares modernos web.

TAN IMPORTANTE COMO ADQUIRIR UNA ERP ES ADQUIRIR UNA SOLUCIÓN EN GESTIÓN DOCUMENTAL.

Llevar a cabo una correcta gestión documental agiliza el desempeño de las responsabilidades laborales y reduce la posibilidad de pérdida, manejo inadecuado o robo de la información.

Del mismo modo que es vital contar con toda la información que necesitamos para desarrollar una tarea determinada, también lo es que esté siempre disponible, localizable y a mano. Ésta es la razón de ser de la gestión documental: una disciplina que va ganando protagonismo gracias al auge de las nuevas tecnologías (TIC), pero que exige una serie de requisitos para que sea eficaz.

La gestión documental se convierte en el recurso indispensable para tener la documentación bajo control y, al mismo tiempo, agilizar las tareas diarias, especialmente las de tipo administrativo. Además, también contribuye a prevenir problemas como el extravío o robo de información.

Sin embargo, este cometido no es nada fácil, ya que requiere tener en cuenta los siguientes aspectos:

Claves que garantizan una correcta gestión documental

1) Definir las categorías de todas las tareas que se realizan. Se debe concretar al máximo qué tipo de proyectos, expedientes y operaciones se están llevando a cabo, y cuáles son los documentos que intervienen en cada uno de ellos.

2) Establecer métodos de clasificación. No basta con digitalizar un determinado documento en papel: además, habrá que darle el nombre apropiado (si es posible, sujeto a una nomenclatura o que sea descriptivo) para que resulte sencillo recuperarlo todas las veces que sea preciso.

3) Utilizar un código compartido. Si la empresa opta por utilizar metadatos para clasificar sus documentos, todas las personas implicadas en su gestión o consulta tendrán que disponer de una lista con los valores que se pueden asignar a cada metadato. De este modo, y aunque pueda resultar una tarea costosa en términos de esfuerzo y dedicación, nos aseguraremos de que todo el mundo conoce esta clasificación y que, por lo tanto, se emplearán siempre las mismas convenciones.

4) Crear métodos para decidir e introducir los metadatos de cada documento. Sin duda, poner en marcha un protocolo es la mejor manera de estandarizar las labores de categorización de los documentos.

5) Solución Informática Mercurio. Disponer de esta herramienta es la solución perfecta para realizar consultas a nivel corporativo, ya que garantiza la privacidad de los documentos entre las personas ajenas a la organización.

6) Aprovechar la funcionalidad Workflow de Mercurio. Es aconsejable reforzar la gestión documental con otros recursos online como los flujos de trabajo (workflow). De esta forma su Empresa tendrá procesos automatizados que se van ejecutando sin que una persona tenga que estar supervisando o reenviando la información. La solución se convierte en la mejor ayuda para el funcionario. El Jefe puede tener en una sola pantalla un resumen de la gestión documental y de los procesos.

7) Trabajar en equipo. A la hora de desempeñar estas labores, es recomendable contar con la figura de un líder que coordine y fomente la cooperación entre todos los empleados implicados en la selección y digitalización de documentos, así como en la introducción de los metadatos. Empresa que no tenga al Gerente comprometido, con dificultad logrará llevar a cabo un buen proceso.

Qué servicios presta Servisoft S.A. 

Servisoft es una de las pocas empresas dedicadas a satisfacer todo el proceso que conlleva la gestión documental:

* Aplicación Mercurio (Cloud o Web) para organizar y consultar la información

* Automatización de los Flujos de Trabajo (Workflow), gracias a Mercurio Cloud o Mercurio Web.

* Custodia de Documentos y Medios magnéticos en las plantas de Medellín y Bogotá

* Suministro de equipos para escanear e imprimir stickers en renta o venta

* Suministro de personal entrenado en el proceso de gestión documental para operar en outsourcing en las empresas

* Digitalización de grandes volúmenes de información histórica

* Consultores especializados en todas las etapas del proceso. Equipo interdisciplinario 

Cómo comunicarse con Servisoft S.A. 

Para conectarse con Servisoft puede visitar su web: www.servisoft.co

PBX Medellín:  4160055 / PBX Bogotá: 6171363

email: servicioalcliente@servisoft.com.co 

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