6 señales que indican que tu archivo documental necesita incorporar la tecnología

Para nadie es un secreto que los rápidos avances en las tecnologías de la información han afectado positivamente la gestión documental.

Este campo, comenzó a utilizar la informática para gestionar los grandes volúmenes de información que generaban las empresas, luego, comenzó a crecer exponencialmente el número de documentos creados directamente en los ordenadores y que se almacenaban en el mismo formato electrónico en el que habían sido originados, dando lugar a documentos electrónicos de archivo.

<< Lee este e-book y haz cuentas de cuánto podrías estar ahorrando en tu área de archivo si usaras la tecnología. >> 

Vale la pena destacar que los archivos también han sufrido cambios en cuanto a sus funciones, ya que deben adaptarse para acoger a los nuevos documentos electrónicos.

El Consejo Internacional de Archivos determina que las funciones del archivo documental son:

• Identificar
• Salvaguardar y preservar
• Asegurar que sean accesibles y comprensibles

Debemos recordar que las actividades que conforman la función del archivo comienzan en la primera etapa del ciclo de vida de los documentos y terminan al final de dicho ciclo, y tienen como objetivo principal del archivo asegurar la creación y la preservación del valor probatorio de las actividades o transacciones realizadas por los creadores de los documentos.

Desafortunadamente aun no podemos asegurar que se ha llegado a la Oficina sin papeles, pero sí que cada vez son más los documentos que nacen y viven en las organizaciones sin pasar por el formato papel.

Muchas empresas aún no son conscientes de las problemáticas o consecuencias que se evitarían al implementar un sistema de gestión documental dentro de sus organizaciones.

Si tu empresa aún no ha dado el gran paso a la digitalización de documentos a continuación te presentamos 6 señales que indican que tu archivo documental necesita incorporar tecnología:

Señal número 1: Pierdes tiempo buscando un documento

Cuando en la búsqueda de un documento se invierten más de 2 minutos indudablemente se configura una pérdida importante para la empresa no solo en tiempo sino en costos. Según un estudio, Los empleados invierten más del 30% del tiempo en buscar documentos para poder realizar sus actividades diarias.

<< Lee este e-book y haz cuentas de cuánto podrías estar ahorrando en tu área de archivo si usaras la tecnología. >> 

Señal número 2: Consigues documentos duplicados y problemas con las versiones

Conseguir documentos duplicados en diferentes formatos o en el mismo formato, pero con distintas versiones es una de las características de un archivo documental viejo y obsoleto, donde reina el descontrol y el desorden, dejando muy mal la imagen de una compañía. Vale la pena destacar que el 50% de los documentos que archivan las empresas son copias o fotocopias de los documentos.

Señal número 3: Consumes mucho papel

La dinámica de las empresas a diario les exige generar información que se guarda en un papel en la gran mayoría de ocasiones. A medida que las empresas crecen, el volumen de papeles también lo hace, terminando por ocupar grandes espacios, lo cual hace que se pierda el control de la información además de acumular papel innecesariamente.

Señal número 4: Prestas un mal servicio al cliente

Una de las consecuencias que quizás más afectan a una empresa es el mal servicio a los clientes. Cuando se tienen grandes cantidades de documentos los interminables trámites a los que conlleva cada uno hace que más de una persona o departamento esté involucrada en el proceso, que al desconocer la ubicación del documento retrasa los tiempos de respuesta.

<< Lee este e-book y haz cuentas de cuánto podrías estar ahorrando en tu área de archivo si usaras la tecnología. >> 

Señal número 5: La empresa es víctima de sanciones legales

Las empresas colombianas que estén reguladas por la Superintendencia de La Economía Solidaria y la Superintendencia de Industria y Comercio, deben cumplir con la Ley 594 de 2000, la cual establece las directrices en materia de gestión documental y organización de archivos. Las compañías que no cumplan con esta resolución deben pagar altas sumas de dinero en sanciones legales.

Señal número 6: Altos costos

Las empresas que no llevan un control de sus archivos documentales gastan alrededor del 10% de sus ingresos en administrar, producir y distribuir sus archivos y documentación.

<< Lee este e-book y haz cuentas de cuánto podrías estar ahorrando en tu área de archivo si usaras la tecnología. >>