7 expectativas que todo archivista debe cumplir para trascender en su empresa

Hoy en día, ser archivista o gestor documental es una profesión fascinante, esta labor lleva consigo la responsabilidad histórica de que todo lo que se haga en el presente, va a ser de gran importancia en el futuro.

Es por esta razón que los archivistas profesionales necesitan sentir pasión por la historia, deben tener cuidado extremo en los pequeños detalles y un fuerte compromiso de servicio hacia la empresa, convirtiéndose de esta manera prácticamente en los guardianes de la memoria de una organización.

El Archivista: Guardián de la organización

Los documentos y archivos de una empresa necesitan de un correcto y adecuado cuidado que les permitan mantener sus cualidades muchas veces frágiles de manera íntegra.

Es aquí donde el archivista se encarga de que los documentos estén debidamente protegidos, de manera que tanto las cualidades que poseen como la calidad de la información que contienen se conserven inalterables.

Este es el importante rol que ejercen el Archivista y el Gestor Documental, profesionales con el talento para recolectar, gestionar, facilitar y garantizar el acceso a los archivos y documentos de una empresa a largo plazo.

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Por lo general estos profesionales se encargan de dos pilares fundamentales tales como:

•  Garantizar que la procedencia del archivo o documento prevalezca, es decir, que se conserve la información relacionada con el creador de los documentos, logrando preservar su contexto, ya que este representa un contenido de vital importancia para comprender todo el proceso relacionado con la empresa.
•    Mantener el orden Original, es así como se conserva el orden de los documentos de la misma forma en la que fueron dispuestos por quien los creó. Este orden original permite preservar la relación original entre ellos y por ende, tener una idea clara de cómo llevaba a cabo sus actividades la empresa creadora de los documentos a conservar.

Estos dos pilares fundamentales son de crucial importancia, sobre todo si la persona que creó los documentos dejó de existir o si los mismos fueron desplazados en reiteradas ocasiones por diversos motivos.

Archivista y Gestor Documental: ¿Cuál es la diferencia?

A grandes rasgos no existen diferencias ya que ambos son profesionales de la información y son responsables por velar y salvaguardar el acceso a los documentos y archivos de una empresa.

Sin embargo, en algunos países y organizaciones, el gestor documental es aquella persona que se encarga de proteger los documentos desde el momento de su creación hasta la etapa final en la que se vuelven documentos de archivo.

El Archivista por su parte cumple la vital tarea de velar por el mantenimiento, buen estado y custodia correcta de los documentos cuando estos ya son archivos. Vale la pena destacar que ambos profesionales cuentan con las mismas habilidades y conocimientos que les permiten garantizar la protección física o digital del documento además de la integridad intelectual de los mismos.

En países como el Reino Unido un Archivista (técnicos o tecnólogos) y un Gestor Documental (profesionales) se diferencian por determinadas pautas de profesionalización tales como:

•         La forma en que estos ingresan en las empresas o instituciones
•         Las calificaciones profesionales pertinentes a cada profesión
•         Niveles profesionales particulares

No obstante, en el resto de los países o regiones no existe un marco profesional explícito, por lo que las personas trabajan sólo en base a prácticas establecidas.

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Expectativas que todo archivista debe cumplir, para trascender en su empresa

Independientemente de las calificaciones académicas o de los cargos profesionales que los archivistas ostenten a la hora de velar por el cuidado de los documentos de archivo, todo archivista deberá cumplir con algunas expectativas para trascender en su empresa tales como:

Expectativa número 1: La adecuada recepción de documentos

Un buen archivista, diseñará e implementará las debidas estrategias de control para la adecuada recepción de los documentos. Por ende, debe coordinar la recepción con el resto de las oficinas sobre cómo se va a recibir el material a archivar.

Expectativa número 2: La rotulación y archivo de documentos

El archivista encargado de la gestión documental, diseñará, aplicará y perfeccionará los debidos procedimientos y metodologías para la correcta clasificación e identificación de los documentos. Para lograr este objetivo, debe leer cuidadosamente el documento recibido, para luego poder identificarlo, clasificarlo, rotularlo, codificarlo, registrarlo y por último almacenarlo.

Expectativa número 3: La conservación de los archivos

En toda gestión documental es importante e imprescindible que los documentos se encuentren debidamente almacenados esto ayudará específicamente con su conservación, es por ello, que el archivista debe evaluar todas las medidas que coadyuven a este tipo de procedimientos, sin olvidar verificar los medios físicos y ambientales más adecuados para lograr este importante objetivo.

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Expectativa número 4: Vida y consulta del archivo

La vida del archivo y la facilidad con la que el resto de los usuarios pueden consultarlo, es uno de las expectativas más importantes que debe cumplir un archivista, ya que depende directamente de él no solo alimentar, sino también revisar y actualizar los catálogos e inventarios, todo con el fin de poder mantener un orden de los archivos para su consulta eficaz y eficiente. De igual modo el archivista debe llevar un control estricto de todos los registros, entregas y salidas de documentos y archivos.

Expectativa número 5: Gestionar de manera efectiva fondos documentales

Esto asegurará en primera instancia la conservación física de todos los documentos, además de generar instrumentos con información detallada y fiable que permita poner a disposición de los usuarios el contenido de los documentos. Por último, debe garantizar la conservación de los archivos y documentos a largo plazo.

Expectativa número 6: Crear un programa de acceso coherente a los archivos apoyado de tecnología

La creación de un programa de acceso coherente a los archivos garantizará que quien quiera acceder al contenido de dichos documentos pueda hacerlo de manera fácil y sencilla según sus necesidades.

Expectativa número 7: La colaboración con otros

Todo archivista debe aprovechar la sinergia existente entre las distintas oficinas y dependencias de una empresa maximizando de esta manera las oportunidades para la utilización y la conservación de los documentos y archivos que sean necesarios siempre con la ayuda y colaboración del resto de los usuarios.

Para que los archivistas, puedan alcanzar estas expectativas es de vital importancia que trabajen en conjunto con profesionales de otras áreas como:

•         Colegas especializados en Gestión documental
•         Expertos en tecnologías de la información
•         Docentes

Con la ayuda de estos profesionales se podrá llevar a cabo un trabajo directo con los usuarios de los archivos que permitirá que los fondos documentales y los servicios ofrecidos por las instituciones sean realmente significativas y satisfagan sus necesidades.

Como podemos darnos cuenta, el archivista es en pocas palabras es el mediador entre los usuarios de una empresa y su documentación, ya que gracias a su trabajo dichos usuarios pueden acceder a la información que necesitan, respetando siempre su categorización y su orden.

Vale la pena resaltar que los archivos y documentos de una empresa son de gran relevancia en todos los procesos administrativos y empresariales, por lo que el archivista debe brindar asesorías para mantener el debido orden y manejo de dichos documentos a lo largo del todo el proceso. 

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