7 pequeños secretos para ser más eficiente en la administración de archivo, que llevarán tu trabajo a otro nivel

En la actualidad una correcta administración de archivos es una prioridad para cualquier empresa.

Según un estudio realizado por la universidad de Oxford, una empresa con 1.000 trabajadores puede perder 45.500 euros mensuales al no localizar y recuperar documentos y archivos de una manera eficiente.

Esta investigación confirma que la pérdida de un documento significa invertir horas o incluso días de trabajo, aunado al incremento en el presupuesto que esto representa.

Organizar bien tus documentos: ¿Por qué es importante?

Muchas de las empresas que se están adecuando a las nuevas tendencias están almacenando sus documentos y archivos digitales localmente, en la nube y en servidores conectados a una única red denominados NAS, o network-attached storage por sus siglas en ingles.

Sin embargo, el proceso de digitalización de estos documentos en físico no ha simplificado la tarea de archivarlos y almacenarlos. Todo lo contrario, guardar y organizar dichos documentos es quizás más complejo que antes.

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Es por esta razón que toda empresa debe implementar un sistema de organización documental que garantice que toda su información estará ordenada y actualizada. Por otra parte, también es importante que no se descuiden las siguientes características de la gestión documental que no dejan de ser fundamentales tales como:

• La posibilidad de recuperar con facilidad versiones antiguas de los documentos y poder editar a distancia y de forma simultánea un documento por parte de varios usuarios. Hoy en día existen diversos softwares en el mercado que son capaces de optimizar todos los procesos de gestión documental. Quédate con nosotros y toma nota de estos 7 pequeños secretos para ser más eficiente en la administración de archivos.

7 pequeños secretos para ser más eficiente en la administración de archivo

A continuación, te presentamos 7 secretos que puedes aplicar para ser más eficiente en la administración de archivo:

Secreto número 1: No olvides establecer un protocolo para el almacenamiento de la información.

Para esto debes crear y difundir entre los usuarios reglas sobre cómo almacenar la información, detallando la forma de nombrar carpetas y archivos, al tiempo que estableces horarios para alojarlos en la red o la nube, sin olvidar hacer las respectivas copias de seguridad.

Secreto número 2: Todos los documentos digitales deben ir en una misma carpeta

Obviamente esto se hace respetando la estructura de subcarpetas. Si guardas todos los documentos digitales de la empresa en la carpeta raíz (Muchas veces llamada Mi servidor) estarás facilitando a los usuarios las búsquedas y la realización de copias de seguridad.

Secreto número 3: Utiliza nombres auto explicativos

Es muy importante que utilices nombres auto explicativos para todas las carpetas y archivos. Vale la pena destacar que el uso de los acrónimos puede parecer una buena idea, pero lo ideal es poder interpretar el nombre del archivo no solo a través de su significado y jerarquía sino además con fórmulas descriptivas según sea el caso.

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Secreto número 4: Procura que los nombres de los archivos sean breves

Los nombres de los archivos deben ser cortos. Aunque los sistemas operativos más usados permiten hasta 260 caracteres para los nombres de carpetas y archivos lo ideal es ser breve separando las palabras con guiones bajos, además, debes evitar el uso de acentos y caracteres incompatibles tales como: la ñ, la ç o.

Secreto número 5: Mayor volumen de archivos = Mayor necesidad de subcarpetas

A medida que aumente el volumen de los archivos, también aumentará la necesidad de tener subcarpetas. Para estos casos debes considerar la incorporación de dichas subcarpetas, por decir, un directorio de un cliente con facturas anuales, lo ideal es que las archives en las subcarpetas correspondientes a los distintos años contables, por ejemplo: AÑO 2014, AÑO 2015, AÑO 2016.

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Secreto número 6: Codifica los archivos con la fecha invertida

Es una tendencia que para la codificación de archivos digitales los nombres empiecen con la última fecha de edición invertida. Es decir, 20190801 para documentos editados el 1 de agosto del año 2019. De este modo, al ordenar de esta forma los archivos en una carpeta, ésta quedará automáticamente ordenada por fechas.

Secreto número 7: Ten una única carpeta para guardar cada documento desde el inicio

Debes recordar que una de las cosas más importantes en una administración de archivos eficiente es organizar bien los documentos digitales desde el primer momento. No caigas en el error de guardarlos primero en la carpeta local y luego moverlos a otra carpeta en la red o la nube. Este es un paso totalmente innecesario que termina con pérdida o desaparición del documento.

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