La conservación y custodia de archivos empresariales es un aspecto crucial para cualquier organización, independientemente de su tamaño o sector. Sin embargo, determinar el período adecuado para conservar estos documentos puede resultar confuso. Exploraremos la importancia de la custodia de archivos en Colombia y cómo los archivos digitalizados pueden simplificar este proceso, garantizando el cumplimiento normativo y la eficiencia operativa.
Normativas legales y períodos de conservación
En Colombia, la ley establece períodos específicos para la conservación de distintos tipos de documentos. Por ejemplo, los documentos contables y fiscales deben conservarse por al menos 5 años, según el Estatuto Tributario. Los documentos laborales, como contratos y registros de nómina, tienen un período de conservación de hasta 20 años. Es fundamental que las empresas conozcan, actualicen y cumplan con estas normativas para evitar sanciones legales.
Tipos de documentos y sus plazos de conservación
- Documentos fiscales y contables: 5 años.
- Documentos laborales: 20 años.
- Documentos comerciales: 10 años.
- Documentos de propiedad intelectual: indefinido mientras esté vigente la propiedad.
Beneficios de la digitalización de archivos
La digitalización de archivos permite a las empresas almacenar documentos de manera segura y accesible. Los archivos digitalizados no solo ahorran espacio físico, sino que también facilitan la búsqueda y recuperación de información. Además, al implementar un sistema de gestión documental, las empresas pueden establecer alertas para el vencimiento de los plazos de conservación, asegurando que se cumplan las normativas legales.
Custodia de archivos y su importancia
La custodia de archivos implica no solo almacenar documentos, sino también proteger su integridad y confidencialidad. La custodia adecuada de archivos garantiza que la información esté disponible cuando se necesite y que esté protegida contra pérdidas, daños o accesos no autorizados. En este sentido, contar con un proveedor especializado en custodia de archivos puede ser una gran ventaja para las empresas.
Implementación de un sistema de gestión documental
Un sistema de gestión documental permite a las empresas gestionar sus archivos de manera más eficiente. Estos sistemas facilitan la digitalización, almacenamiento, acceso y eliminación de documentos conforme a las normativas vigentes. Además, un sistema de gestión documental puede integrar funciones de búsqueda avanzada y recuperación rápida de documentos, mejorando significativamente la productividad y la toma de decisiones.
Consecuencias de no cumplir con los plazos de conservación
No conservar los documentos durante el período legal requerido puede acarrear sanciones legales y multas para las empresas. Además, la falta de documentos críticos puede dificultar la resolución de disputas legales, auditorías o inspecciones regulatorias. Por ello, es vital que las empresas implementen políticas claras y sistemas adecuados para la gestión de sus archivos.
La conservación y custodia de archivos es una responsabilidad legal y operativa que las empresas no pueden pasar por alto. Conocer los períodos de conservación específicos para cada tipo de documento y aprovechar las ventajas de la digitalización y los sistemas de gestión documental, como los ofrecidos por Servisoft, es fundamental para garantizar el cumplimiento normativo y mejorar la eficiencia operativa.
Implementar una estrategia de gestión documental no solo protege a la empresa legalmente, sino que también optimiza sus procesos internos, asegurando que la información esté siempre accesible y segura.
