Como sabemos, la gestión documental se encarga del ciclo de vida de la documentación desde su creación, ingesta, su paso normalizado al archivo, y finalmente, su preservación y eliminación, indistintamente de que se presenten en formato papel o electrónico. Esta cadena de procesos, deriva en micro-procesos que traen consigo una serie de traumas e implicaciones en una área de gestión documental, cuando la misma, no está del todo bien preparada para manejar cierto volumen de documentos.
Ante este panorama, en los últimos años ha cobrado fuerza la tendencia de que los documentos de muchas empresas nazcan ya en formato electrónico. Los centros de gestión documental han incorporado la tecnología en sus procesos, manejando de manera más eficiente los archivos electrónicos y digitalizando paulatinamente los documentos físicos. La gestión adecuada de los documentos, permite una fluidez en los procesos, un aumento en el control y una interesante lista de beneficios, que hoy consideraremos.
Cabe resaltar, que aun en los tiempos de globalización en los que vivimos, es normal encontrar empresas y áreas de archivo, no cuentan con un sistema de Gestión Documental óptimo y acomodado a sus necesidades, por lo que es necesario reflexionar al respecto y abonar el terreno para poco a poco, dar el tan el importante paso de adecuarse a las nuevas dinámicas en cuanto a la gestión electrónica de documentos.
Cambios que marcarían la diferencia y reducirían el estrés en el centro de administración documental CAD
A continuación, te presentamos 7 cambios que ocurrirían al implementar un software de gestión y que reduciría las cargas de estrés en un centro de administración documental CAD.
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1. Mayor productividad en la empresa
La búsqueda del incremento de la productividad es uno de los objetivos más perseguidos por los líderes de las áreas de una empresa, y no es para menos, una empresa productiva se vuelva más competente y estable en el mercado:
Al tener los archivos organizados en la nube ganamos control y trazabilidad de los mismos, optimizamos esfuerzos en cuanto a la búsqueda, gestión y recuperación.
Esto realmente hace que el área de archivo puede destinar sus esfuerzos cada vez menos a tareas operativas pues, cuando hay eficacia en la búsqueda y recuperación de documentos, además de un acceso rápido y seguro a la información de la empresa, se reducen en un alto porcentaje los tiempos de búsqueda de información.
2. Ahorro de costos
La empresa reduciría significativamente los tiempos muertos en búsqueda de documentos y podría olvidarse de los costos de perder un archivo, pues con la gestión documental electrónica los documentos permanecerán en la nube almacenados de manera segura.
Adicionalmente, con la implementación de un sistema de gestión documental automáticamente se minimizan todos los espacios donde había que preservar la documentación, al no trabajar con papel, la empresa ahorraría en costos de acciones tales como:
- Archivar
- Imprimir
- Fotocopiar
- Buscar
3. A mayor tiempo, menor estrés
Con la puesta en marcha de un gestor automatizado en un centro de administración documental se tendría toda la documentación en un solo repositorio y con las mismas reglas de ubicación tales como:
- Descripción
- Creación
- Clasificación
Por ende, se invertiría menos tiempo y se haría mucho más fácil encontrar o recuperar toda la documentación, de manera que habría más tiempo para invertir en otras tareas dentro de la organización, minimizando los casos de estrés. Además al trabajar con documentos electrónicos se gana tiempo pues no se incurre a todo el esfuerzo que conlleva el proceso de archivado que se hace con los documentos físicos.
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4. Mucha más libertad de movimiento
La continua mejora de las tecnologías de la información ha hecho que la libertad de movimiento sea un elemento indispensable en las empresas hoy en día para reducir los niveles de estrés. Poder moverte y seguir conectado con las cosas importantes de una organización u empresa es una necesidad que no podemos ocultar.
Con la implementación de un gestor documental, el cual ya está diseñado y desarrollado como una plataforma 100% digital es muy sencillo disfrutar de mucha más libertad de movimiento, brindando la oportunidad de poder acceder a cualquier documento desde cualquier dispositivo que se conecte a la red sin importar donde te encuentres.
5. Medición eficaz de las tareas
Por lo general, en las empresas hay infinidad de tareas que se pueden hacer no solo de diferentes maneras, sino que además pueden realizarlas diferentes personas, departamentos u oficinas. Esta situación impide poder medir los resultados de dichas tareas de una forma eficaz, generando mayor estrés dentro del centro de administración documental.
Con la implementación de un gestor documental que sea capaz de administrar tus procesos, además de unificar los procedimientos en la realización de todas las tareas, estableciendo de esta manera un mismo modelo para toda la empresa, se podrá medir y cuantificar los resultados de las tareas de una forma eficaz, teniendo como resultado adicional mayor tranquilidad y menos estrés.
Otra de las consecuencias positivas de la medición eficaz de las tareas optimizadas por un gestor documental, llegará el momento en que todos los trámites dentro de la empresa u organización sean digitales, desapareciendo en gran medida el uso del papel.
6. Mejora en los procesos
Al mejorar todos los procesos debido a la implementación de un gestor automatizado de los procesos, se optimizarán las dinámicas que los documentos generan entre ellos, lo que mejora los tiempos de tramitación y gestión. Esto automáticamente genera un aumento de la eficacia de los trabajadores al poder gestionar la trazabilidad y auditoría de todos los procesos de trabajo de la empresa.
7. Preservación y cuidado adecuado de todos los documentos electrónicos
Las nuevas tecnologías hacen que las tendencias se orienten cada vez más a que las oficinas se liberen por completo del papel, y que todos los documentos que generen sus procesos internos sean desde su nacimiento digitales.
El veloz ritmo de la innovación hace que uno de los objetivos de cualquier gestor de documentos sea la preservación y cuidado adecuado de todos los documentos electrónicos, para esto, es primordial el fiel cumplimiento de las leyes de conservación y lo más importante, la recuperación futura de dicho contenido.
La existencia de una plataforma digital que se encargue de este cuidado, y el poder contar con ella dentro de un gestor documental, supondría no solo la seguridad de que la información estará disponible durante todos los años de vida del documento, sino que además reducirá los niveles de estrés que generan todos los cambios tecnológicos que se pudieran producir, ya que se tendrá 100% asegurado el contenido independientemente del momento de su recuperación y del formato con el que se conservó.
Por último, y no por eso menos importante, queremos destacar que con la implementación de un gestor en un centro de administración documental se podrá tener bien clasificada toda la documentación existente, contando con una búsqueda rápida, controlada y segura, la cual puede ser auditada mientras se optimizan los procesos de trabajo, con soluciones de clasificación automática, y firma electrónica, trayendo esto la mayor suma de tranquilidad jamás alcanzada en un centro de administración documental.
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