La gestión documental dentro de una empresa, exige en sí misma, regulación, control y planeación para llevar a cabo de manera eficaz todos los procesos administrativos.
Especialistas en gestión documental aseguran que existen 8 pasos para impactar el proceso de gestión documental en una empresa, quédate don nosotros y toma nota de todo lo que necesitas a la hora de ejecutar una óptima gestión.
Es importante recordar que estos 8 pasos tienen como objetivo principal el crecimiento exponencial de las empresas, así como la implementación de nuevas estrategias en pro de la economía. Es por ello que para poder impactar positivamente en el proceso de gestión documental es importante que sigas los siguientes pasos:
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Paso número 1: Planeación
La planeación está conformada por todas aquellas actividades administrativas que permiten la adecuada revisión y valoración de toda la información documental, teniendo en cuenta los siguientes elementos:
- El contexto legal
- El contexto técnico
- El contexto funcional de la empresa
En esta etapa de planeación se revisan, analizan e interpretan todas las necesidades y objetivos empresariales, que guiarán todas las estrategias en cuanto a la gestión documental.
Es así como la planeación no es más que la implementación de:
- Los protocolos
- Normas
- Objetivos de gestión
Así como el diseño e implementación de las bases que se deben tener en cuenta en la producción, categorización y almacenamiento de los archivos y documentos, teniendo como punto de partida una revisión preliminar.
Paso número 2: Producción
En este paso se hace una evaluación exhaustiva de todos los documentos de la empresa, desde su creación, ingreso y categorización, sin olvidar su relevancia y funcionabilidad en todos los procesos administrativos.
De igual modo, en este paso debe revisarse en cada documento todo lo relacionado con:
- La creación
- Estructura
- Soportes
- Medios de tratamiento
- La ejecución de tecnologías y de estrategias
Todo con el objetivo de poder gestionar e intervenir de manera eficaz en la implementación de políticas de ahorro de los recursos.
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Paso número 3: Gestión y trámite
En este paso es de vital importancia el análisis de los documentos de manera integral, por ende, debemos prestar especial atención a su incidencia en los procesos internos y externos de la empresa, así como su funcionabilidad. Es en este tercer paso donde se revisan a profundidad todos los trámites por los que debe pasar dicho archivo o documento, dejando muy claro su calidad y aprovechando la facilidad de búsqueda y acceso que este debe tener.
Con la implementación de este paso se busca identificar y controlar el verdadero propósito del documento y su intervención directa en los distintos procesos administrativos, legales, de consulta y de gestión empresarial.
Paso número 4: Organización
Este cuarto paso abarca todas las operaciones técnicas de gestión documental, mediante las cuales, se hará una revisión a fondo del archivo o documento, estableciendo los siguientes elementos:
- Su categoría
- Serie documental
- Valorización
- Tiempo de almacenamiento
- Departamento al que pertenece
- Tipo de archivo al que será designado
Este paso tiene como fin, establecer el orden y almacenamiento documental, con base en el ciclo de vida del archivo o documento.
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Paso número 5: Transferencia
La implementación de políticas de transferencia a los documentos en su fase de archivo es en donde se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
- Los formatos
- La migración
- La estructura
- La conservación
- La conversión
Paso número 6: Disposición de documentos
Es en este sexto paso donde se deben considerar todos los procesos de selección y valoración del archivo o documento, todo en beneficio de su conservación. Para esto se deben tener en cuenta las tablas de retención y valoración documental.
La adecuada disposición de documentos permite el seguimiento de todos los ciclos de vida de cada archivo, con el único fin de darle un tratamiento eficaz, además sirve para establecer los protocolos de seguridad para su eliminación y destrucción.
Paso número 7: Preservación a largo plazo
En este paso se identifican todos los procedimientos y requerimientos que se deben llevar a cabo durante todo el procedimiento de gestión documental, de manera que se pueda garantizar la preservación de los documentos a largo plazo.
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Paso número 8: Valoración
En este último paso y no por eso menos importante se implementa el procedimiento en el que se determinarán los valores primarios y secundarios de los diferentes archivos o documentos, estos valores ayudarán a establecer la relevancia dentro de la empresa ayudando además con la debida conservación y disposición final, temporal o definitiva.
Como puedes darte cuenta la ejecución de cada uno de estos pasos impactará de manera positiva todo proceso de gestión documental que se quiera implementar en una empresa mejorando así todas las estrategias de la compañía.
Es de esta manera como la implementación de procesos de gestión documental a tu empresa le otorgará el beneficio de la automatización y optimización de todo lo referente al manejo de archivos y documentos. Vale la pena recordar que llevar a cabo esta implementación de gestión documental no es tarea fácil, ya que exige atención, tiempo y una total capacidad de organización.
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