Es vital conseguir el ajuste correcto del sistema de gestión de documentos a las necesidades de su negocio – pero ¿cómo determinar cuál es una buena solución si no hay dos negocios iguales?
Usted tiene el control de sus cifras con los sistemas contables (ERP), pero tiene Usted el control de su información?
Consultamos con la firma Servisoft (www.servisoft.co), para conocer qué aspectos debe tener en cuenta una Empresa para implementar un buen sistema de Gestión Documental.
Servisoft es una de las pocas empresas en Colombia que brinda todos los servicios relacionados con la Gestión Documental:
- Análisis de su Información
- Establecimiento de Flujos de Trabajo
- Consultoría en manejo de archivo físico
- Custodia de Documentos en sus Plantas Especializadas
- Venta de equipos para etiquetado y escaneo de documentos a alta velocidad
- Digitalización de la información
- Outsourcing de personal para almacenar su información histórica (al iniciar es necesario digitalizar documentos de uno o más años en poco tiempo)
- Solución informática MERCURIO que permite procesar y acceder a cualquier documento en segundos
- Almacenamiento de la información digital en los servidores de su Empresa o en la Nube (servidores de Servisoft)
- Capacitación en todos los aspectos de la gestión de documentos
- Motivación al Personal de su Organización para que asuma la nueva tecnología como parte de su entorno
- Consultoría legal en el campo de la gestión de sus documentos
Es importante analizar la situación actual de su compañía y hacia dónde va a estar en los próximos 1, 3 o 5 años. Tomar las decisiones correctas le puede ahorrar cientos de horas cada año en la gestión de documentos producidos y procesados, así como ahorro de dinero.
Almacenar documentos en archivadores físicos es una forma de gestión documental, pero un sistema de baja eficiencia para su Empresa.
Usted debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
Paso 1 – Almacenamiento Electrónico
Lo primero que debemos aclarar es que los archivos físicos no se eliminan, sino que se envían a custodia a bodegas especializadas en conservar documentos. Ya los documentos no se requieren en sus instalaciones porque una aplicación en gestión documental le permite tener acceso a ellos digitalmente.
El primer paso es tener la capacidad de almacenar electrónicamente sus documentos. El cambio a un sistema electrónico reducirá el espacio físico ocupado por sus documentos y le permite hacer copias de seguridad y mantener segura la información.
Aunque un sistema electrónico mitiga algunos riesgos y elimina las ineficiencias tales como la impresión, documentación extraviada y el tiempo desperdiciado en encontrar y recuperar un archivo físico, también implica nuevos riesgos:
• Usted es responsable de asegurarse de que sus datos están respaldados y se almacena de forma segura.
• Usted opera el hardware / software para mantenerse protegido (seguridad informática)
Si la fortaleza de su Empresa no está en la operación de servidores, lo mejor es que utilice un servicio Cloud (en la nube) para que empresas especializadas como Servisoft (www.servisoft.co) se encarguen de la integridad y seguridad de su información.
Escoger una empresa con gran estabilidad y trayectoria reconocida a nivel corporativo es muy importante.
Paso 2 – Organización
La forma convencional de archivar y rotular físicamente es poco eficiente.
La solución es un sistema de etiquetado virtual que permite etiquetar documentos varias veces en una variedad de formas y luego buscar o presentar los documentos de una manera mucho más personalizada – cada usuario puede tener una opinión diferente que se adapte mejor a su forma de trabajar.
Cómo consulta documentos en el sistema es importante. El Escaneo de documentos en papel es la solución estándar, pero una vez escaneado, el documento se trata como una imagen o se organiza de otra forma?
Servisoft además de permitir que su sistema Mercurio organice la información en forma racional (algo similar a las carpetas físicas) y tenga metadatos (etiquetas virtuales), acepta documentos digitales en PDF con opción de búsqueda (aprovechando las posibilidades del OCR o reconocimiento digital de caracteres).
Otra pregunta importante es si su aplicación se integra a las ya existentes. La idea no es tener que duplicar esfuerzos y reprocesar la información.
En el caso de Servisoft (www.servisoft.co) se ha conectado con la mayor parte de las ERP existentes en Colombia.
Paso 3 – Accesibilidad
Una aplicación de gestión documental resuelve el problema del archivo físico por permitir que las personas puedan consultar la información desde lugares diferentes.
También es posible que desee pensar en la concurrencia, es decir, permitir que el personal trabaje con el mismo documento al mismo tiempo, en lugar de limitarse a esperar a que terminen de consultarlo, evitando problemas como la duplicación de archivos. Tal vez el personal sólo tendrá que ver los documentos, pero es posible que necesite añadir notas y documentos adjuntos (relacionados) o actualizarlos y si se necesita una auditoría (trazabilidad) y mantener un historial recuperable de anteriores versiones.
Paso 4 – Nube
Las cosas empiezan a ponerse realmente interesantes cuando nos fijamos en la nube como una solución.
El buen uso de la información digital en el marco de una solución en gestión documental (como Mercurio de Servisoft), elimina la necesidad o la tentación de intercambiar documentos confidenciales por correo electrónico y, potencialmente, añade la capacidad para confirmar electrónicamente la recepción y aceptación de un documento o para firmarlos digitalmente para evitar la manipulación.
Poder revisar la información desde cualquier dispositivo es muy importante. Cuando Usted utiliza almacenamiento en la nube, se quita el problema de tener que operar servidores y tener personal especializado las 24 horas del día.
Paso 5 – Flujo de trabajo
Uno de los cambios más significativos en Gestión Documental en los últimos años es constatar que los documentos son una parte integral de su flujo de trabajo. Mercurio permite llevar un estricto control en cada etapa del proceso de la información, entregando de forma organizada a cada funcionario la documentación (digital) que debe procesar.
La inclusión de flujo de documentos permite automatizar y realizar un seguimiento del progreso de estos “puestos de trabajo” y el enrutamiento de información a través de los departamentos y ejecución de aprobaciones. También puede generar alertas a su equipo o avisar que una labor está en su lista de tareas pendientes y garantizar que los documentos apropiados están disponibles.
El documento puede “viajar” en todo el flujo de trabajo y estar disponible en todo momento. Tener en cuenta la forma en que su equipo trabaja y no sólo las necesidades de un individuo es la clave.
Mercurio (producido por Servisoft) genera informes que le muestran lo que usted necesita saber (en lugar de mostrar todo) reduce el riesgo y ahorra tiempo. Usted puede tener una visión general estadística y de gestión que le permite administrar su trabajo en forma eficiente sin perder tiempo en los detalles.
La construcción y modificación de estos flujos de trabajo es una oportunidad para analizar los procesos y buscar ganancias de eficiencia para que pueda centrarse en las tareas de valor agregado, gracias a los nuevos indicadores de gestión que automáticamente se generan gracias a aplicaciones como Mercurio de Servisoft.
Conclusión
No sólo debe pensar en sus necesidades actuales, sino pensar en el crecimiento que Usted tendrá en los próximos años. Debe ser escalable y configurable por lo que puede adaptarse a sus necesidades cambiantes. Usted debe buscar un proveedor estable y con mucha experiencia, incluso en compañías mucho más grandes que la que Usted tiene.
Qué servicios presta Servisoft S.A.
Servisoft es una de las pocas empresas dedicadas a satisfacer todo el proceso que conlleva la gestión documental:
* Aplicación Mercurio (Cloud o Web) para organizar y consultar la información.
* Automatización de los Flujos de Trabajo (Workflow), gracias a Mercurio Cloud o Mercurio Web.
* Custodia de Documentos y Medios magnéticos en las plantas de Medellín y Bogotá.
* Suministro de equipos para escanear e imprimir stickers en renta o venta.
* Suministro de personal entrenado en el proceso de gestión documental para operar en outsourcing en las empresas.
* Digitalización de grandes volúmenes de información histórica.
* Consultores especializados en todas las etapas del proceso. Equipo interdisciplinario.
