¿Por qué es más fácil de lo que tu piensas incluir tecnología para implementar una gestión electrónica de documentos?

Incluir tecnología para implementar una gestión electrónica de documentos es más fácil de lo que tu piensas. No porque el trabajo de instauración en sí sea fácil o difícil, sino porque otorga beneficios de tal magnitud, traducidos en tiempo, dinero, eficiencia y competitividad, que hacen que la decisión sea fácil de tomar por el área de gerencia y de adoptar por todos los colaboradores de una organización.

En la actualidad son muchas las empresas que aun almacenan gran cantidad de su documentación de manera física, lo que ocupa demasiado espacio en las compañías, tiene una implicación importante en los procesos y debido la cantidad de documentos, se torna difícil y lento, gestionar cualquier proceso en el área de archivo. 

Digitalizar documentos: Prioridad de toda empresa.

Debido al avance de la tecnología, toda empresa que no tenga sus documentos en formato digital corre el riesgo de tener pérdidas de tiempo y dinero. Y aquí un hallazgo comprobado: cuando la actividad diaria y la dinámica de trabajo de las empresas, hace que la tarea de digitalización se posponga año tras año sucede por una razón única: no se tiene consciencia de los beneficios de contar con una gestión de archivo digital ni de las implicaciones de no tenerla.

Que las empresas conviertan la digitalización de sus documentos en una prioridad puede suponer un cambio en la dinámica de los procesos, el aumento de competitividad y crecimiento de la misma.

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Formas de digitalizar la información

Cuando los directivos de una empresa piensan en digitalizar sus documentos, es posible que la primera idea que los aterrorice sea la cantidad de tiempo que necesitan para escanear de forma manual la cantidad inimaginable de documentos.

Afortunadamente, este proceso ha cambiado en cuanto a su forma: en la actualidad existen escáneres de gran potencia que permiten aumentar el número de páginas por minuto, o bien, el proceso se puede subcontratar.

Cuando el proceso de digitalización de documentos comienza, es necesario determinar si es mejor adquirir la tecnología necesaria para realizarlo con recursos propios tal es el caso de:

•         Compra de escáneres y otros materiales necesarios
•         Subcontratar el servicio

Esto dependerá directamente de:

•         Las necesidades de la empresa
•         La cantidad de documentación a digitalizar
•         La disponibilidad de recursos existentes
•         Tener personal disponible para su realización

Si se hace de forma manual, y la propia empresa decide escanear sus documentos, existen softwares específicos que permiten la digitalización de documentos y la gestión documental que le corresponde.

Existen programas u aplicaciones gratuitas si la información a digitalizar es muy poca; o de pago, si lo que se busca es realizar un trabajo de la forma más profesional posible. Por otro lado, también está la opción de implementar un gestor documental. Hoy en día y gracias a que es muy fácil incluir tecnología en las gestiones electrónicas de documentos existen dos tipos de gestores: los específicos para digitalizar documentos y los gestores documentales más generales.

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Digitalización de la información, ¿Qué se debe hacer?

El proceso de digitalización de información debe principalmente tener un objetivo final. Si estás pensando en realizarlo para ahorrar espacio puede estar bien, pero lo ideal es realizarlo para lograr un cambio drástico en la organización, que permita mayor efectividad, eficiencia, ahorros de espacio, de costos, que se materializan al tener un mejor control en todos los documentos y una mayor trazabilidad de cada uno de los archivos generados dentro de una empresa.

En el primer caso, hacerlo supone una gran inversión de tiempo y dinero y sólo obtendrás más espacio en la oficina.

En el segundo caso, al optimizar los tiempos de búsqueda o consulta mejorará el acceso a la información que se tiene logrando un retorno a la inversión desde el primer momento.

Uno de los primeros elementos que se deben determinar es la estructura de la información, es decir, como quieres organizar la información una vez que se encuentre digitalizada. Esto será relevante para la selección del programa o aplicación.

Es importante resaltar que además de la documentación en papel, como: facturas de proveedores, Albaranes y pedidos de clientes también se pueden digitalizar otras fuentes de información tales como:

•         Planos
•         Mapas
•         Fotografías
•         Archivos multimedia del tipo videos o música

Razones por las que resulta muy fácil incluir tecnología en una gestión electrónica de documentos

Existen una multitud de razones por las que resulta muy fácil y beneficioso llevar a cabo la digitalización de documentos. Además de ahorrar espacio, una de las razones fundamentales sería el poder disponer de la información de forma mucho más rápida.

Cuando una empresa puede encontrar la información que desea con solo teclear un par de palabras supone mayor facilidad y prontitud en sus procesos además de un gran ahorro de tiempo.

A continuación, te presentamos algunas razones por las que resulta muy fácil incluir tecnología en una gestión electrónica de documentos:

• La seguridad: Porque la documentación en físico que no estaba 100% segura ahora estará protegida por diferentes claves de acceso y restricciones según el usuario. Esto reduce el riesgo de pérdida o robo de la información.
• La necesidad de acceder a la información desde dispositivos inteligentes: En la actualidad es una tendencia en aumento que los empleados tengan que consultar información sin necesidad de estar presentes en la oficina. Tener la información en archivadores limita su acceso, siendo enteramente necesario que el empleado se encuentre en la empresa para poder consultar la información.
• La concientización por el medio ambiente: Esta es una de las razones por la que cada vez es mayor el número de compañías que quieren dejar de imprimir tantos papeles innecesarios, ahorrando no solo en gastos de impresión, tinta, papel y fotocopias sino además para ser amigables con el medio ambiente.
• Poder compartir la información tanto interna como externamente de forma más rápida: Hace tan solo algunos años, se compartía información solo por mensajería, pero esto generaba un tiempo de espera hasta que se recibía, este tiempo presentaba un riesgo total para la seguridad de la información. En la actualidad es muy fácil y seguro gracias a la implementación de gestores electrónicos de documentos con los que puedes compartir información de manera segura.
• Ahorrar en los costos de mantenimiento: Los grandes archivos físicos de información exigen tener un orden, lo cual consume recursos, es decir, que es necesaria una persona que se encargue de su orden y mantenimiento.
• Evitar el deterioro de los documentos: Cuando hablamos de documentos, imágenes o archivos antiguos que son importantes para una empresa, evitar el deterioro de dicha información y mantenerla intacta es lo esencial. Afortunadamente esto puede lograrse fácilmente gracias a la digitalización de documentos.

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