¿Recuerdas cómo en los años 80 las empresas creían que no necesitaban programas de contabilidad porque ya estaban acostumbradas a hacerlo todo a mano, a un ritmo más lento? Lo mismo ocurre hoy con la gestión documental. Muchas organizaciones aún no han descubierto el enorme potencial que ofrece para transformar su eficiencia.
En Servisoft, somos especialistas en gestión documental integral y te ayudamos a liberar a tu empresa del caos de los documentos físicos. Descubre los 10 beneficios clave que una buena gestión documental puede aportar a tu negocio:
- Mayor productividad: Olvídate de perder tiempo buscando archivos. Con una buena gestión documental, tendrás acceso rápido y seguro a la información que necesitas, lo que te permitirá responder de manera más ágil y eficiente.
- Ahorro de costes: Al digitalizar tus documentos, reduces el espacio físico de archivo y eliminas los gastos asociados a la impresión, fotocopiado y envío de papel.
- Ahorro de tiempo: Centraliza toda tu documentación en un solo lugar. Con reglas claras de clasificación y acceso, encontrar cualquier archivo es más rápido y sencillo. Además, al ser documentos electrónicos, evitas los largos procesos de archivado físico.
- Mejora del ROI: Múltiples estudios demuestran que implementar un sistema de gestión documental aumenta la calidad, reduce costes y mejora la productividad, lo que se traduce en un retorno de inversión significativo.
- Estandarización de procesos: Unifica la forma en que tu equipo trabaja. Un gestor documental te permite estandarizar procedimientos para que todas las tareas se realicen de la misma manera, facilitando la medición de resultados y la eliminación del papel en gran medida.
- Optimización de flujos de trabajo: La automatización de procesos mejora los tiempos de gestión y aumenta la eficiencia de tus colaboradores. Con un control total sobre la trazabilidad y auditoría, garantizas que cada tarea se complete sin errores.
- Cumplimiento de normativas de seguridad: Trabajar con un gestor documental implica el cumplimiento de las normativas de seguridad más exigentes, protegiendo la información sensible de tu empresa.
- Reducción de riesgos: Di adiós a los riesgos de perder, duplicar o dañar documentos. Un sistema de gestión documental tiene las medidas de seguridad necesarias para proteger tu información, incluso en caso de siniestros.
- Movilidad: El acceso remoto es esencial en el mundo actual. Con nuestras soluciones, tu equipo puede acceder a los documentos que necesita, en cualquier momento y desde cualquier lugar, manteniendo la productividad sin importar dónde se encuentre.
- Preservación a largo plazo: Asegura que tus documentos electrónicos se conserven en perfecto estado, independientemente de los cambios tecnológicos. Nuestra plataforma garantiza la disponibilidad y legibilidad del contenido a lo largo del tiempo, cumpliendo con las leyes de conservación.
¿Listo para transformar tu gestión documental?
En Servisoft, somos de las pocas empresas que cubren todo el ciclo de vida de la gestión documental. No solo te ofrecemos la tecnología, sino también el conocimiento y la experiencia para implementarla con éxito.
- Aplicación Mercurio (Cloud o Web): Organiza y consulta tu información de forma intuitiva.
- Automatización de flujos de trabajo: Optimiza tus procesos con nuestras soluciones Mercurio Cloud y Mercurio Web.
- Custodia de documentos: Guarda tus archivos físicos de forma segura en nuestras sedes en Medellín y Bogotá.
- Digitalización masiva: Convierte grandes volúmenes de documentos históricos a formato digital.
- Asesoría especializada: Nuestro equipo interdisciplinario te acompaña en cada etapa del proceso.
No esperes más para digitalizar tu negocio y empezar a disfrutar de estos beneficios. ¡Contáctanos hoy para una asesoría gratuita!
