Todo aquel que sea responsable del Sistema de Gestión de su empresa, es consciente de la gran cantidad de documentación que se genera, del tiempo empleado en su tratamiento y lo tedioso del análisis de los datos o la información que contienen. Es decir, la Gestión Documental forma parte del día a día. También ocurre, que se pierden determinados documentos, o que permanecen los que están obsoletos, sin saber si han sido revisados y/o actualizados, o quién ha sido el responsable de hacerlo. Es decir, cuando se afronta la gestión documental, la incertidumbre de la fiabilidad de la información que se maneja es más que evidente.
La gestión documental descontrolada, produce caos, y este caos puede traer consecuencias que, en muchas ocasiones, son graves. Como, por ejemplo, la pérdida de dinero por sanciones al no cumplir un plazo o no disponer del documento requerido.
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Las organizaciones en las que se da este tipo de situaciones, optan por soluciones que permitan una gestión más eficiente, sin necesidad de utilizar papel y que agilice y automatice sus procesos.
Implementar soluciones que permitan que la gestión documental no suponga demasiado esfuerzo y tiempo, no es difícil, pues existen una serie de claves que pueden ayudarte.
8 formas de optimizar los procesos gracias a la gestión electrónica de documentos:
A continuación, te presentamos 8 formas de optimizar los procesos de tu empresa gracias a la gestión electrónica de documentos.
Digitalizar documentos en papel
El primer paso hacia la mejora de la gestión documental, pasa por la digitalización de toda la documentación que tenemos en papel. Transformar la información en papel a formato electrónico, mejora notablemente la ineficiencia de los procesos, ya que la información electrónica es fácilmente recuperable y más rápida de buscar y/o administrar.
Centralizar el contenido corporativo
Es preferible establecer un repositorio donde centralizar toda la documentación de la organización. Ubicarla en un mismo punto, unifica la gestión documental, lo que evita la duplicidad de documentos, e incrementa la accesibilidad de los mismos. El acceso rápido a la información, mejora el proceso de toma de decisiones.
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Clasificar los documentos
Categorizar la documentación generada por el sistema hace que la búsqueda sea aún más eficiente, ya que las organizaciones producen gran variedad de documentos. Al identificar los procesos clave de la empresa, comprenderemos su estructura, lo que nos dará una base para realizar esta clasificación.
Hacer buen uso de los Metadatos
Los metadatos son un buen recurso para estructurar la información y optimizar la gestión documental. Los metadatos describen el contenido de los archivos o la información de los datos lo que, unido a una buena categorización, agiliza enormemente la localización de documentos. Obviamente, la definición de los metadatos debe ser hecha en función del contexto de los documentos.
Optimizar el tiempo con Modelos de documento
Estandarizar o crear modelos de documento, simplifica su elaboración. Ello supone un ahorro significativo de tiempo, acelerando todo el proceso de gestión documental.
Establecer autorizaciones de acceso
Llegados a este punto, lo lógico es asignar un control para que la gestión documental sea realmente eficaz. Es decir, no todos los documentos deben estar accesibles para todo el personal, ya que hay documentos que son sólo para consulta, o que sólo pueden ser editados por los responsables correspondientes.
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Asignar controles de acceso, asegura en gran medida la seguridad de la gestión documental, evitando la pérdida de documentos, o modificaciones no autorizadas.
La gestión documental descontrolada, produce caos, y este caos puede traer consecuencias
Incentivar la colaboración
Mediante herramientas de gestión, usuarios de diferentes departamentos pueden trabajar al mismo tiempo en la elaboración o modificación de un mismo documento. Aseguramos, pues, que todos los implicados colaboren en la gestión documental, evitando duplicidades, retrasos o delegación de responsabilidades.
Administrar las versiones de documentos
Llevar un control sobre la caducidad de documentos, recibir alertas de modificaciones o la necesidad de actualizarlos, es posible realizarlo a través de soluciones informáticas que te notifican sobre estas cuestiones, manteniendo, además, el historial de todas las revisiones o versiones anteriores.
De esta manera, es más sencillo el cumplimiento legal y/o de los requerimientos del sistema de gestión, evitando la falta de disponibilidad de documentos o la entrega fuera de plazo.
