Después de la implementación del sistema de gestión documental hay que recoger información sobre su funcionamiento como un proceso integral y continuo.
Implementar o mejorar la gestión documental de la compañía será, con certeza, la principal motivación para realizar el diagnóstico, pero ¿cuándo hacerlo? Desde Servisoft estamos convencidos de que este análisis no es exclusivo de momentos críticos. Un diagnóstico integral de archivo es un proceso que puede hacerse de manera periódica para conocer el estado y resultado de las estrategias orientadas a la gestión documental en el interior de la empresa. Incluso, puede convertirse en una herramienta táctica para identificar necesidades nuevas que podrían generar fuga de recursos económicos y administrativos, útiles para otras actividades prioritarias.
Así las cosas, un buen diagnóstico facilita el hallazgo tanto de falencias como de aciertos en los procesos archivísticos de la empresa, permite la revisión del plan de gestión documental y es el primer paso para desarrollar uno nuevo o ajustar el ya existente.
Otra de las bondades de desarrollar un diagnóstico documental es la posibilidad de conocer los orígenes de la empresa, así como las prácticas de gestión iniciales y el desarrollo de unas nuevas que contribuyan al crecimiento de los procesos administrativos y archivísticos. Con base en todo lo anterior, para diagnosticar el estado archivístico de la empresa es necesario hacer una revisión de los siguientes aspectos:
- Infraestructura de archivo.
- Procesos archivísticos.
- Pautas de conservación.
- Cumplimiento normativo.
- Tecnología de gestión.
- Aspectos administrativos.
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Con la claridad de que el diagnóstico documental permite visibilizar el estado real de los archivos, su proceso de gestión: almacenamiento, consulta y mantenimiento, aquí un check list para desarrollar paso a paso el de tu empresa.
- Consulta otras áreas relacionadas con archivo. Es claro que la gestión archivística es un trabajo que se hace de manera conjunta, no individual, pues es necesario que cada una de las partes que intervienen estén enteradas de sus trabajos y responsabilidades en los protocolos de gestión documental. Por lo tanto, el paso inicial para el diagnóstico siempre será reunirse con el comité para conocer el estado archivístico actual de la empresa, analizar las estrategias, los resultados y tomar posibles medidas futuras.
- Reúne información organizacional. Como complemento del paso anterior, revisar y recopilar datos sobre la empresa permitirá ampliar el panorama organizacional, por lo tanto, será más fácil hallar herramientas para identificar el estado archivístico de la compañía. En ese sentido, es necesario tener claro el organigrama, su composición por áreas y tamaño, identificar la razón social de la empresa, su fecha de constitución, categorías documentales, formatos, intensidad con la que se generan datos, incluso, información relacionada con otros diagnósticos archivísticos hechos previamente en la empresa. Como herramienta adicional, la sugerencia es tomar fotos que evidencien cómo está todo antes de iniciar con el diagnóstico de archivo.
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- Mide los archivos. Para hacerlo será necesario identificar, en toda la empresa, los lugares en los que hay almacenados documentos, tanto los que están organizados como los que hay en fondos acumulados, los que están en las oficinas y en el archivo histórico. Para comenzar con la medición, el método más sencillo es crear pilas verticales de documentos y medirlas por el lomo. Sin embargo, existen otros métodos en los que la Norma Técnica Colombiana, NTC 5029 puede dar más luces al respecto. Hay que destacar que la medición de los archivos no se limita solo a los que están en formato físico, también hay que hacerlo con los documentos electrónicos para los que, en vez metros lineales se usarán medidas como megabytes o gigabytes.
- Toma una muestra real de documentos y evalúa. El propósito será identificar el sistema con el que la empresa ordena sus archivos, es decir, principios, métodos y protocolos de la gestión documental actual. Incluso, este paso permitirá verificar si la compañía cumple con las exigencias normativas requeridas para el tratamiento y seguridad de los documentos. Desde Servisoft, la recomendación es usar una muestra entre el 5 y el 10% del total del fondo documental para obtener resultados amplios.
- Incluye, siempre, la norma. Independiente de que se trate de una empresa pública o privada existen marcos normativos para la gestión documental que por ninguna razón deben excluirse. En el caso colombiano, todas las estrategias y herramientas planeadas para hacer el diagnóstico de archivo deberán estar regidas bajo las políticas del Archivo General de la Nación.
- Realiza el informe final. Este será el último paso en el que se reunirá toda la información recopilada durante el proceso de diagnóstico y se presentará a las directivas de la empresa para tomar decisiones respecto a la gestión documental.
Aquí concluye, entonces, todo el proceso para evaluar el estado archivístico de la empresa y se detalla la gestión documental para establecer un plan que facilite la resolución de puntos críticos y fortalezca los que ya están en marcha.
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