La gestión documental es mucho más que solo eliminar papel y, por ello, para todas aquellas empresas que lo piensen así, entendemos que la gestión documental automatiza todos los procesos de negocio que tienen que ver con los documentos y su gestión. Por tanto, no es solo ahorro o eliminación de papel, sino también ahorro de tiempo, mayor eficiencia y agilidad en la gestión e incluso en la relación con terceros.
No sólo eliminar papel
Son muchos los años que han pasado desde que a alguien se le ocurrió la idea de acuñar el término “empresa sin papeles”. La realidad es que ni el papel ha desaparecido de las empresas ni se espera que lo haga. Pero este término ha hecho mucho daño, ya que en numerosas ocasiones se cree que todo lo relacionado con la gestión documental tiene que ver con la reducción del papel. Y aunque es una de las partes, la gestión documental va más allá.
Cada vez más las empresas que comprenden que la gestión documental no es sólo la eliminación del papel que se utiliza en las organizaciones. Eliminar papel es un aspecto más, muy importante, derivado de la transformación digital. El principal beneficio para las empresas de automatizar los flujos documentales es agilizar su operativa, mejorar la satisfacción de sus clientes y facilitar una relación más colaborativa y satisfactoria con sus proveedores. Eliminar el papel es una consecuencia de esa digitalización de los procesos, y al mismo tiempo genera sus propios beneficios en la operativa, en la optimización de espacios físicos y en términos de sostenibilidad medioambiental.
El concepto de la oficina sin papeles sigue siendo un gran proyecto a abordar para muchas empresas, pero debemos pasar a un concepto mucho más amplio, que es el concepto de la empresa digital. En este contexto la empresa digital debe ser capaz de poder gestionar absolutamente toda su información de manera digital, y esto conlleva no sólo a pensar en la oficina sin papeles sino también a considerar que el 100% de la información que se gestiona internamente o con clientes o partners debe ser digital. La gestión documental debe integrarse con todas las aplicaciones líderes del mercado que llevan nuestro negocio como son SAP, Salesforce, Microsoft, AutoCad, entre otras, de manera que podamos ver toda la información de nuestro negocio de forma única desde cualquier aplicación de negocio.
La gestión documental debe representar la fuente única de la verdad, a la hora de acceder a los documentos relacionados con la transacción de un cliente, un partner o un proveedor. La gestión documental además debe ser capaz de garantizar el cumplimiento de todas las normativas que se aplican en sectores altamente regulados como son el bancario, farmacéutico, energético, entre otros. Al mismo tiempo la gestión documental deberá proveer de una interfaz moderna para el desarrollo de aplicaciones sobre ella, basada en HTML5/CCS/JAVA y garantizar el buen soporte de desarrollo de aplicaciones móviles basados en estándares de omnicanalidad ya mencionados. Una gestión documental bien llevada garantizará a las empresas un paso de éxito importante en la transformación digital.
Capacitar y Mejorar la Adaptación al cliente
Uno de los pasos que se tienen que dar para hacer avanzar la gestión documental en los entornos empresariales es la de instruir a las empresas que se han decidido a implementar soluciones de estas características. En muchas ocasiones las empresas, sobre todo las pequeñas, se encuentran perdidas en un contenedor que abarca desde soluciones, herramientas, servicios, equipos, etc. Lo importante es convertirse en un verdadero aliado de los clientes y proporcionarles soluciones y apoyo en todo el proceso de digitalización. Si les damos a conocer nuestra amplia gama de escáneres documentales y opciones de software podrán elegir el que mejor se adapte a sus necesidades. Las soluciones de escaneo móviles cuentan ahora con Wi-Fi y batería integrados. Es importante que los clientes sepan que escanear documentos en cualquier lugar nunca ha sido más flexible y fácil. Además, la nueva generación de escáneres es capaz de escanear documentos directamente a una amplia gama de dispositivos móviles – no solo a los ordenadores. Los proveedores y partners deben poner foco en mejorar la experiencia del usuario a la hora de acceder a la documentación.
Un objetivo debería ser la automatización de trámites que a día de hoy siguen realizando su gestión mediante complejos formularios y cuestionarios de información. Es esencial hacerles llegar ese mensaje de valor añadido que una solución de gestión documental puede aportarles. Para ello es fundamental aportar soluciones de uso sencillo que no provoquen rechazo en los usuarios, y que realmente permitan realizar tareas relacionadas con la gestión de los documentos en menos tiempo que de forma tradicional. También es importante comenzar a implantar estos sistemas para resolver situaciones concretas, e ir poco a poco ampliando a más procesos.
Otros ejemplos son la digitalización y gestión de notas de gastos, uno de los mayores dolores de cabeza en las empresas, o la firma electrónica de contratos.
Realizar una gestión documental correcta
En ocasiones, cuando las empresas apuestan por un gestor documental, muchas de ellas dicen que no son capaces de realizar una correcta optimización de sus procesos documentales, ¿dónde está el fallo? Tradicionalmente muchos gestores documentales han sido utilizados como “contenedores” de información, con integraciones manuales y costosas con las aplicaciones de negocio causando frustración y cancelación de estos proyectos por ser muy complejos de implantar.
La empresa debería buscar sistemas de gestión documental que contengan las integraciones con las principales aplicaciones de negocio del mercado (SAP, Salesforce, SuccesFactors, Microsoft, Oracle, etc) out-of-the-box y a partir de ahí, nos permitan focalizarnos en la parte de valor del proceso de negocio.
El problema radica en que muchas veces las empresas solo compran un componente del software y tratan de replicar uno a uno los procesos basados en papel a procesos en digital. A menudo vemos una falta de asesoramiento de los proveedores de software. Nuestra experiencia dice: lo que funciona con papel no funciona necesariamente en formato digital. Los procesos actuales necesitan ser analizados y comprendidos para que se optimicen y se transfieran a digital. Igual de importante es que todos los elementos de recursos humanos afectados tienen que ser incluidos en el proceso de cambio desde el principio. Finalmente, los procesos se vuelven más eficientes, pero hasta que se adaptan, una empresa tiene que tener en cuenta la curva de aprendizaje y la aceptación de la nueva forma de trabajar.
En lo que a la gestión documental y de salida se refiere, es más importante transferir el contenido y mantenerlo independiente del método de transmisión. Eso requiere separar la creación de la entrega del documento, fuera de la aplicación dada. Lo importante es separar el contenido de la forma en el procesamiento de documentos, una metodología que gestiones centralizadamente los diferentes procesamientos de workflows en la gestión de salida. La gestión documental no puede entenderse como “un producto masivo para todos”; es necesario desarrollar soluciones concretas, adaptadas a cada empresa, a las características de su actividad y para ello la plataforma debe parametrizarse adecuadamente. Además los documentos no son objetos estáticos, sino que por un lado soportan procesos de negocio y “se mueven” por la empresa, y por otro se modifican con mayor o menor frecuencia, muchas veces con la participación de varias personas. Incluso si la solución escogida dispone de herramientas de workflow y colaboración, sin una consultoría de procesos inicial cualquier implantación estará abocada al fracaso.
Gestión documental y transformación digital
La gestión documental debería ser uno de los pilares en los que se debería apoyar la transformación digital. La gestión documental es un factor clave a la hora de afronta una estrategia de transformación digital, ya que permite romper los silos de información que residen en las aplicaciones heredadas, proveyendo de una fuente única de la verdad para los documentos de la empresa que, integrada en las aplicaciones de negocio, es el motor de una buena y eficiente transformación digital.
Por otro lado, la innovación tecnológica va a generar mayor eficiencia y productividad, gracias en gran parte a la automatización de los procesos. Se trata de un factor esencial dentro de la transformación digital, y un paso más allá, en el escenario de la Cuarta Revolución Industrial, que va a dar lugar a un sustancial cambio en los modelos de negocio y en los mercados de trabajo. En el día a día de las empresas, tendrá efecto fundamentalmente en sus relaciones con clientes y proveedores, y en general en la gestión de su ciclo de venta y de la cadena de suministro.
La gestión documental es algo más que la digitalización de copias de documentos en papel. Es una parte fundamental de muchos procesos diferentes de negocio, tales como el marketing, la administración legal, la gestión de clientes y servicios, las ventas y operaciones, y es claramente, uno de los asuntos estratégicos para las grandes organizaciones hoy en día.
La modernización y el futuro de las empresas pasan por la correcta gestión de los documentos y su integración en los procesos de negocio. Los escáneres de documentos profesionales enlazan el mundo análogico con los procesos de negocios digitales. Así que en cada proceso de transformación digital, los escáneres de documentos llenan esta brecha digital. Sin gestión documental no hay transformación digital. La gestión documental es uno de sus protagonistas.
La transformación digital ha hecho que estemos ante la muerte de la oficina jurásica y el hola a la llamada oficina inteligente.
Hay una nueva forma de gestionar el documento en todo su ciclo de vida, con equipos capacitados para ello como nuestros multifuncionales inteligentes, con soluciones de gestión de procesos de negocio que automatizan todas las tareas, manejables desde cualquier dispositivo incluido el móvil, con funcionalidad social para colaborar en línea en el trabajo con documentos, incorporando la firma digital y las notificaciones electrónicas para que el papel no resurja en mitad del proceso, y digitalización certificada.
Qué servicios presta Servisoft S.A.
Servisoft es una de las pocas empresas dedicadas a satisfacer todo el proceso que conlleva la gestión documental:
* Aplicación Mercurio (Cloud o Web) para organizar y consultar la información.
* Automatización de los Flujos de Trabajo (Workflow), gracias a Mercurio Cloud o Mercurio Web.
* Custodia de Documentos y Medios magnéticos en las plantas de Medellín y Bogotá.
* Suministro de equipos para escanear e imprimir stickers en renta o venta.
* Suministro de personal entrenado en el proceso de gestión documental para operar en outsourcing en las empresas.
* Digitalización de grandes volúmenes de información histórica.
* Consultores especializados en todas las etapas del proceso. Equipo interdisciplinario.
