La conservación y custodia de archivos empresariales es una responsabilidad legal que afecta directamente a todas las organizaciones en Colombia, sin importar su tamaño o sector. Aun así, muchas empresas desconocen por cuánto tiempo deben mantener sus documentos o cómo gestionarlos correctamente.
En este artículo encontrarás una guía clara sobre los plazos de conservación documental, el respaldo normativo en Colombia y cómo la digitalización de archivos facilita este proceso, garantizando orden, seguridad y eficiencia operativa.
Normativas legales y períodos de conservación en Colombia
La legislación colombiana establece tiempos mínimos para conservar diferentes tipos de documentos. Conocerlos es esencial para evitar sanciones, cumplir con auditorías y mantener la trazabilidad empresarial.
Los plazos más relevantes son:
- Documentos contables y fiscales: mínimo 5 años, según el Estatuto Tributario.
- Documentos laborales: hasta 20 años, incluyendo contratos, nómina y soportes de seguridad social.
- Documentos comerciales: alrededor de 10 años, según el Código de Comercio.
- Documentos de propiedad intelectual: deben conservarse por tiempo indefinido, mientras la propiedad esté vigente.
Cumplir estos plazos no solo evita multas, sino que garantiza que la empresa pueda responder a requerimientos legales, disputas o auditorías con información disponible y confiable.
Tipos de documentos y sus plazos de conservación
A modo de resumen, estos son los plazos más comunes:
- Fiscales y contables: 5 años.
- Laborales: 20 años.
- Comerciales: 10 años.
- Propiedad intelectual: conservación indefinida.
Cada empresa debe complementar estos plazos con su propio cuadro de clasificación documental y políticas internas de retención.
Beneficios de la digitalización documental
La digitalización de archivos se ha convertido en una herramienta clave para la gestión documental moderna. Entre sus beneficios se destacan:
- Reducción de espacio físico y costos de almacenamiento.
- Acceso rápido y seguro a documentos desde cualquier lugar.
- Búsqueda eficiente de información mediante sistemas indexados.
- Creación de alertas automáticas para cumplir con los plazos de conservación.
- Mayor control sobre versiones, trazabilidad y autorizaciones.
Digitalizar no solo moderniza los procesos, sino que minimiza el riesgo de pérdida o deterioro de documentos físicos. Si su empresa necesita digitalizar y gestionar el archivo histórico para cumplir con la normativa colombiana, confíe en el servicio de gestión documental de Servisoft.
La importancia de la custodia de archivos empresariales
La custodia documental implica mucho más que almacenar papeles. Incluye:
- Proteger la integridad de los documentos.
- Garantizar su confidencialidad.
- Evitar pérdidas, daños o accesos no autorizados.
- Disponer de la información cuando la empresa la requiera.
Por esta razón, muchas organizaciones optan por un proveedor especializado en custodia de archivos, capaz de ofrecer seguridad, trazabilidad y control permanente.
Implementación de un sistema de gestión documental
Un sistema de gestión documental (SGD) permite administrar los archivos de forma integral y alineada con la normativa vigente. Estos sistemas facilitan:
- Digitalización y clasificación estructurada.
- Almacenamiento seguro en entornos físicos o digitales.
- Acceso rápido para equipos autorizados.
- Eliminación o depuración documental cuando los plazos lo permiten.
Además, integran funciones avanzadas de búsqueda, auditoría interna y flujos automatizados que optimizan la productividad.
Consecuencias de no cumplir los plazos de conservación
Incumplir la normativa de conservación documental puede generar:
- Sanciones legales y multas.
- Riesgos en auditorías financieras, laborales o tributarias.
- Pérdida de evidencia en procesos jurídicos.
- Dificultad para demostrar operaciones, contratos o decisiones históricas.
Por ello, contar con políticas claras y sistemas adecuados es una necesidad operativa, no una opción.
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