La Corporación Internacional de Datos o IDC por sus siglas en inglés, ha estimado en su último estudio realizado en el año 2018 que las personas dedican 20% de su tiempo en la búsqueda de documentos o archivos y que la mitad de las veces no encuentran el documento que estaban buscando.
¿Se parecerá esto a la realidad de los archivistas?
Especialistas en la gestión documental aseguran que la implementación de un sistema adecuado a las necesidades documentales de la empresa reduciría un 40% el costo relacionado al procesamiento de los documentos.
Por su parte, la IDC afirma que la mitad de los proyectos de gestión documental logran un una visibilización de los resultados dentro del primer año de su implementación.
A continuación, te dejamos algunos aspectos que debes tener en cuenta para que te conviertas en un experto en la visibilización de resultados de la gestión documental.
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Lo primero que se observa después de la implementación de una gestión documental es:
La Productividad:
- Los procesos y servicios haciéndolos más eficientes
- La disminución de los tiempos de localización de los archivos
Disminución de costos:
- Ya que reduce las necesidades de espacio de almacenamiento físico
- Disminuye los costos de fotocopiado
- Permite la habilitación de un modo de trabajo remoto para todos los usuarios que participan en los procesos de la empresa
Mejora del servicio al usuario
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- El usuario tiene acceso los 7 días de la semana las 24 horas a la información (Según sean sus permisos)
- El acceso instantáneo a la documentación que normalmente intercambian los usuarios.
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Seguridad
- Se cuenta con un mayor control y seguridad en el manejo de la información
- Se elimina la duplicidad de documentos
- Se reduce la exposición al riesgo de robo de información (documentos o archivos físicos)
Por otro lado, al implementar un sistema de gestión documental se puede visibilizar los resultados en el área de almacenamiento de los documentos en un repositorio documental, por lo cual se debe tener en cuenta:
- La estructura jerárquica de almacenamiento
- La asociación de los metadatos con los documentos para su posterior búsqueda
- Los procesos operativos de digitalización, indexación y posterior almacenamiento.
- Las reglas de notificaciones de nuevos documentos o cambios.
- Los permisos de acceso de lectura o edición de los usuarios.
Otro de los aspectos que debe tener un resultado visible al implementar un sistema de gestión documental es la adecuada selección de la plataforma tecnológica, es aquí donde puedes observar resultados en las diferentes capacidades de las herramientas que deben ser evaluadas, donde podemos conseguir:
- El versionamiento de los archivos o documentos.
- La transformación de los formatos de archivos.
- La optimización de espacios para la colaboración de los usuarios.
- La previsualización de archivos.
- La capacidad de ruteo de documentos.
- La captura de texto e indexación de documentos.
- El perfilamiento de acceso en consulta, edición y eliminación de documentos.
En cuanto a la parte técnica, se pueden visibilizar resultados de la gestión documental cuando se ejecutan correctamente los siguientes aspectos técnicos:
En relación al software:
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- La adecuada ejecución del repositorio documental.
- El debido licenciamiento por CPU o por usuario y tipos de usuarios.
- La implementación de un plan de respaldo.
- La disponibilidad.
- La escalabilidad en relación a la proyección de crecimiento.
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En relación al hardware
- La digitalización: Esto se refiere a la cantidad de archivos o documentos digitalizados y a la velocidad de escaneo deseada.
- Los servidores: Esto se refieres a la capacidad de almacenamiento de datos ya sea en un datacenter propio o en la nube.
En cuanto a la implementación del sistema de gestión documental se deben visualizar los siguientes aspectos:
- El entrenamiento: Esto tiene que ver directamente con la capacitación de los usuarios y administradores en el uso y administración del sistema de gestión documental.
- La formulación de indicadores: Ya que estos facilitarán las tareas de diagnóstico mientras permiten controlar todos los avances e identificar las oportunidades para mejorar.
- En el soporte post implementación: Esto identifica la ayuda Online para los usuarios, y la designación de un gestor a cargo de cada archivo.
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