Muchas empresas colombianas se debaten aún entre las razones para contratar un Sistema de Gestión Documental como un servicio que sirva para administrar eficientemente sus archivos y documentos.
A continuación, te presentamos 10 puntos con los que un sistema de gestión documental debe cumplir:
La información debe ser inmediata
Si se va a implementar un sistema de gestión documental, este debe hacer llegar la información a quién la necesita, de forma inmediata, dirigiendo los documentos a través de flujos de trabajo o enviando la información extraída de documentos a sistemas externos.
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Debe mejorar el servicio al cliente
Al implementar un sistema de gestión documental se obtiene un mayor control de todos los documentos y archivos, los cual permitirá saber su estado, ubicación y la persona a cargo, mejorando significativamente el servicio con los clientes. Así mismo si automatiza este proceso, se garantiza la entrega oportuna de información ahorrando tiempos de ejecución.
Debe aumentar la eficacia de los procesos
Con la implementación de un sistema de gestión documental el rendimiento de los empleados mejora notablemente ya que muchas de las tareas que antes se hacían de forma manual, pasan a ser automáticas. Además, permite realizar un fácil almacenamiento y una búsqueda rápida de documentos de forma más eficiente.
Debe aumentar la productividad de la empresa
Un sistema de gestión documental debe incrementar la productividad de la empresa porque centraliza la información y utiliza documentos y archivos electrónicos que hacen fluir la información rápidamente.
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Debe ahorrar espacio físico
Con un sistema de gestión documental los espacios destinados para archivar los documentos se reducen notablemente gracias a la digitalización de la información, sin dejar a un lado el almacenamiento óptimo del archivo físico.
Debe reflejar un ahorro en los costos operacionales
Un sistema de gestión documental debe reducir la producción de documentos físicos, los costos de almacenamiento y administración de archivos.
Por otro lado, incrementa el ahorro porque reduce drásticamente los costos asociados al uso de papel y a los materiales de impresión. Obteniendo como resultado:
- Ahorro del 75% del tiempo dedicado a la búsqueda de documentos.
- Ahorro del 75% del tiempo dedicado a archivar documentos.
- Ahorro del 50% en los costos de copiado.
- Ahorro de más del 40% en la capacidad de dar respuestas apropiadas a los clientes.
La información debe accederse más rápido
El uso e implementación de un Sistema de Gestión Documental para manejar y organizar el archivo de documentos reduce notoriamente el tiempo que se solía invertir para consultar datos escritos en papel, y ha supuesto la supresión de ciertas tareas manuales.
Debe cumplir con la normativa legal
Todo sistema de gestión documental en Colombia debe cumplir con la normativa legal en temas archivísticos ya que cabe destacar que este tipo de herramientas para la gestión de documentación, hacen de la empresa una organización sostenible administrativamente, ya que cumple con las normativas establecidas en la Ley Orgánica de Protección de Datos ISO 27.2001.
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Debe ahorrar papel
Con un sistema de gestión documental se debe ahorrar papel drásticamente ya que toda la información queda almacenada digitalmente en la nube, de esta forma, no sólo se ahorran los costos de la administración del papel, sino que se adoptan buenas prácticas que permiten el uso eficiente de los recursos minimizando el impacto ambiental y maximizando su viabilidad económica.
Debe ofrecer un control total de la información
Un sistema de gestión documental debe mantener segura la información, puesto que no todos en la empresa pueden tener acceso a los documentos importantes o los que se necesiten proteger.
Los puntos anteriores son sólo algunos de tantos que conlleva la implementación de un sistema de gestión documental en Colombia y se logran cuando la implementación de dicho sistema está a cargo de un personal altamente calificado en cuanto al conocimiento y experiencia.
