La idea central de la gestión documental se centra en el éxito de las estrategias y su correcta ejecución por parte de cada uno de los usuarios. Aunque las empresas profesionales que ofrecemos estos servicios nos encargamos de toda la ejecución y la producción, siempre es importante que los usuarios y empleados se mantengan en una constante y total asesoría.
La Gestión Documental puede ayudar a disminuir drásticamente algunos de los principales problemas que se presentan en las empresas hoy día.
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Problemas tales como: documentación duplicada, falta de espacio para el almacenamiento documental, vulnerabilidades de seguridad en el acceso a la información, extravío documental, excesivo desorden documental, pasillos repletos de archivadores llenos de papeles desordenados, entre otros.
El ciclo de la vida de los documentos se convierte en la base para la gestión de los documentos que abarca un trayecto que va desde la creación del propio documento hasta la destrucción del mismo o almacenamiento permanente; pasando por la modificación, el almacenamiento, su consulta.
Una buena Gestión Documental contribuirá a dar una respuesta casi automática, especialmente en el caso de los gestores tecnológicos.
7 indicadores clave que visibilizan la gestión documental en tu empresa
A continuación, te presentamos los 7 indicadores que visibilizan la gestión documental en una empresa:
1. Se tiene mayor control de la información:
Una buena gestión documental deja un registro de cualquier modificación, cambio, revisión o versión de un documento. Haciendo así mucha más difícil que aparezcan acciones deshonestas.
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2. Hay una mejor gestión en el acceso a la información clave:
La Gestión Documental permite incluir claves de permiso para acceder a la información y más si está apoyada en un Software de gestión documental.
3. Ya no hay extravío de información:
Evitando así sanciones gubernamentales, complicaciones administrativas, pérdida de tiempo y por ende de dinero.
4. Se optimiza el espacio físico:
Más de un 15% de la dimensión de una oficina es utilizado para el almacenamiento documental, pero con la implantación de un programa de gestión documental el espacio no supone un problema.
5. Se cuida y se rinde mejor el presupuesto:
La rentabilidad de los archivos no está en cuánto dinero producen para la empresa sino en cuanto dinero le ahorran a la empresa evitando pagos por mora, sanciones gubernamentales, impuestos atrasados, litigios judiciales, etc.
6. Potencia la eficiencia:
Invirtiendo menos tiempo a búsqueda de documentos; pues bien, la gestión documental permite la localización de cualquier documento de forma rápida y sencilla ahorrando tiempo.
7. Mejora la comunicación empresarial:
La falta de una comunicación fluida afecta tanto a grandes como a pequeños negocios. Acceder rápidamente a la información facilita la fluidez en las relaciones, tanto hacia el interior como para el exterior de la empresa.
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La lista de indicadores podría ser mucho más larga y detallada sin lugar a duda. Sin embargo, estos siete son suficientes para estimular la necesidad de implementar un programa de Gestión Documental que traiga estos y muchos más beneficios para tu empresa.
Recuerda, emprender el trabajo de mejorar los procesos documentales traerá grandes retos y desafíos. Pero siempre podrás contar con la ayuda y asesoría de los profesionales en el ramo para que logres el éxito al ordenar los archivos de tu empresa.
