Estando en la segunda década del siglo XXI, uno podría pensar que estaríamos más cerca de la “sociedad sin papel” descrita por el científico de la información Frederick Lancaster en 1978.
- Oficina Sin Papeles es un concepto novedoso y algo difícil de entender en un mundo en el que el papel es el soporte fundamental de múltiples actividades.
- Oficina Sin Papeles debe verse y aplicarse bajo el prisma del compromiso ambiental, donde la implantación de un sistema de administración electrónica eficaz y bien entendida en empresas, organizaciones, entidades, incluso a nivel individual, puede minimizar el impacto sobre el medio gracias a la reducción de residuos.
- La decidida apuesta en la aplicación de las nuevas tecnologías a través de la administración electrónica está siendo definitiva en la modernización tecnológica de estructuras y procedimientos en organizaciones tanto públicas como privadas. Para conseguirlo se deben llevar a cabo toda una serie de cambios y adaptaciones, no sólo tecnológicos, sino también culturales, administrativos y organizativos, que se traducirán no sólo en una mejora en la gestión, los productos o servicios a favor de sus grupos de interés, sino también en la reducción de manera significativa del consumo de papel.
- La aplicación de buenas prácticas ambientales gracias al uso correcto de las tecnologías debe ser el punto de partida para disminuir el gasto de los recursos naturales.
Gracias a las tecnologías emergentes sin papel, los dueños de negocios puede pasar por alto muchos dolores de cabeza y disminuir su impacto ambiental al mismo tiempo. No se trata sólo de quitar el desorden en la oficina, sino también le ahorra dinero y es un gran mensaje de protección del medio ambiente para los clientes y socios potenciales.
Aquí hay cinco estrategias para lograr una oficina sin papel
1. Los documentos internos. Compartir archivos sin que viaje a la impresora. Con Google Docs se puede trabajar simultáneamente con colegas en un documento u hoja de cálculo y con aplicaciones sofisticadas como MERCURIO de Servisoft puede tener un sólo documento consultado por todo el personal de la compañía.
2. Los estados de cuenta electrónicos y el pago de facturas. La ejecución de sus finanzas de oficina a través de la web hace que los pagos del sistema mucho más fáciles de seguir. La mayoría de los bancos ofrecen estados de cuenta electrónicos e incluso proporcionan incentivos a los clientes por administrar sus cuentas en línea. Si usted es un comerciante, utilice una aplicación como aceptar pagos a través de su teléfono inteligente. Usted también puede enviar los recibos de los clientes en lugar de imprimirlos.
3. Almacenamiento y uso compartido de archivos. Para mover y almacenar archivos de gran tamaño, considere invertir en Dropbox u otro sistema de transferencia de archivos. Dropbox te permite crear carpetas de grupo para los diferentes miembros de su oficina para que pueda diseminar rápidamente informes. YouSendIt es otra buena opción sin papel para compartir y almacenar archivos de gran tamaño. Ya cuando se trata de administrar eficientemente un sistema de gestión documental con consecutivo, radicación, flujo de trabajo y formas muy sofisticadas de manejar sus documentos, es mucho mejor utilizar aplicaciones como MERCURIO de Servisoft.
Qué servicios presta Servisoft S.A.
Servisoft es una de las pocas empresas dedicadas a satisfacer todo el proceso que conlleva la gestión documental:
* Aplicación Mercurio (Cloud o Web) para organizar y consultar la información.
* Automatización de los Flujos de Trabajo (Workflow), gracias a Mercurio Cloud o Mercurio Web.
* Custodia de Documentos y Medios magnéticos en las plantas de Medellín y Bogotá.
* Suministro de equipos para escanear e imprimir stickers en renta o venta.
* Suministro de personal entrenado en el proceso de gestión documental para operar en outsourcing en las empresas.
* Digitalización de grandes volúmenes de información histórica.
* Consultores especializados en todas las etapas del proceso. Equipo interdisciplinario.
