Errores comunes al implementar Gestión Documental

En gestión documental, siempre existe la posibilidad de cometer errores cuando el trabajo no se pone en manos profesionales. Servisoft S.A. es una compañía con 22 años de experiencia que trabaja con sector público y privado en Colombia. Actualmente se encuentra en proceso de expansión internacional.

1. Gestión documental NO profesional

Pocos expertos en gestión documental están en el mercado, por tanto la probabilidad de que una empresa tenga un funcionario capacitado es remota, existen empresas como, Servisoft S.A, para la gestión documental conocedoras del trabajo que este proceso requiere, así como la jurisdicción pertinente.

2. Estar acorde con la ley del país

Si no se conoce la ley, es imposible realizar una gestión documental válida para autoridades del estado Colombiano.

3. Destrucción

Otro grave error es la destrucción de la documentación de las empresas. En ocasiones, esta contiene una información valiosa y muchas veces confidencial que merece la pena ser destruida más allá que arrojarla a un simple cubo de basura. Se debe destruir esa documentación con máquinas profesionales.

4. Formación empleados

La no formación de los empleados es uno de los errores más frecuentes gestión documental por parte de las empresas debido a que estos deben tener conocimientos mínimos acerca del ciclo de vida de los documentos, utilización, seguridad, conversación y su destrucción. Usualmente las empresas cometen el grave error de ubicar practicantes universitarios en el área de archivo.

5. Almacenamiento de la documentación

En toda empresa, hay cierta documentación que requiere de un uso más corriente que cualquier otro tipo de documentación. Una buena organización, mediante el mobiliario adecuado y su fácil acceso por parte de los empleados, agilizará el trabajo en toda empresa que se precie.

6. Software de gestión documental

El software es un factor fundamental. Nuestra empresa Servisoft tiene la aplicación Mercurio Web, capaz de procesar millones de documentos para su compañía.

7. Realización de copias o duplicados

La realización de copias de seguridad es una tarea constante que hay que tener en cuenta. Puede ocurrir un “desastre tecnológico” y causar serios problemas a la documentación de la empresa. El papel ha pasado a la historia y no hay nada mejor que poseer copias seguras en soporte electrónico. Hay que tener una política de backups establecida.

8. Dar la espalda a las nuevas tecnologías

Otro de los errores más comunes de las empresas es pensar que el papel es aún el presente; El miedo tecnológico lleva a muchas empresas a dar la espalda a nuevas tecnologías al momento de gestionar su documentación.

9. Integración con otras aplicaciones

A la hora de implantar, un gestor documental es inevitable integrarlo con otras aplicaciones de las que disponga la empresa. La pérdida de información o la duplicidad de datos, pueden conllevar a confusión y problemas de información. Su ERP debe estar conectada y sincronizada con su aplicación para gestión documental.

10. Acceso a la documentación

Un acceso a la documentación seguro debe ser una prioridad máxima en empresas e instituciones. Es otro error en la gestión de la documentación, que todo el mundo pueda acceder a datos y archivos. Crear una serie de pautas, códigos e incluso niveles de acceso a la información entre los empleados es algo obligatorio.