Indicadores que evidencian la gestión del Centro de Administración Documental

Después de la implementación del sistema de gestión documental hay que recoger información sobre su funcionamiento como un proceso integral y continuo.

Esta recolección de información tiene como principal objetivo evaluar e iniciar acciones correctivas al tiempo que se establece un control continuo y evaluación de los procesos y los procedimientos.

La recolección de información puede efectuarse de diferentes formas:

• Entrevistas con empleados clave.
• Observación de cómo opera el sistema.
• Examen del manual y los procedimientos de la gestión documental.
• Comprobación al azar sobre la eficiencia de los procesos.
• Indicadores de control.

La evaluación de un sistema o proceso es un examen que sirve para determinar si los requisitos planteados han sido satisfechos.

Por otro lado, al evaluar, se podrán anticipar cambios significativos en las características de los documentos además de las necesidades que impliquen un nuevo ciclo de análisis y desarrollo del sistema de gestión documental.>

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El proceso de evaluación sólo tiene sentido si se mantiene en el tiempo. Dicho proceso es un ciclo en el cual hay que plantearse regularmente las siguientes interrogantes:

• ¿Cómo se pueden mejorar los procesos documentales?
• ¿Qué acciones correctivas son necesarias?
• ¿Se han implementado estas acciones?
• ¿Son eficaces?

La evaluación como mejora continua

La evaluación de los procesos documentales es la oportunidad ideal para la mejora continua del sistema de archivo y la gestión de los documentos.

Es por esta razón que lo más recomendable es implementar indicadores que evidencien la gestión del Centro de Administración Documental que hagan posible realizar un seguimiento permanente.

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Indicadores que evidencian la gestión del centro de Administración documental

Indicadores de captura de documentos

• Número de documentos capturados por período de tiempo desde cada puesto o área de trabajo

Indicadores de la calidad

• Número de errores o fallos confirmados en la búsqueda y apertura de nuevos expedientes.
• Número de documentos con calidad deficiente considerada por los usuarios.
• Retraso con respecto a la necesidad de disponer de un documento.
• Tiempo invertido por los usuarios en la búsqueda y recuperación de los documentos archivados.
• Número de fotocopias e impresiones por período de tiempo desde cada puesto o área de trabajo.
• Ganancia de espacio en los archivos departamentales.
• Ganancia de espacio en el archivo corporativo.

Indicadores de la integridad

• Control de determinados campos de las propiedades de los documentos que se deben referenciar.
• Número de documentos que se quieren consultar no disponibles.
• Número de inconsistencias o datos no actualizados encontrados.
• Número de documentos perdidos o mal colocados.

Indicadores de utilización de las aplicaciones informáticas

• Número de accesos al programa de gestión de expedientes por período de tiempo desde cada puesto o área de trabajo.
• Número de consultas por período de tiempo.

Indicadores de la seguridad del sistema

• Realización de copias de seguridad periódicas.

Estos estándares se irán modificando a partir de las evaluaciones del sistema de archivo dentro del proceso de mejora continua.

Para pensar en la mejora continua del sistema de gestión documental es necesario:

• Tener siempre presente las necesidades del usuario: Para esto se deben ver los procesos y los procedimientos tal como los realizan los usuarios.
• Potenciar el trabajo en equipo eliminando las barreras entre las diferentes categorías del personal.
• Involucrar a todos los usuarios en el proceso de evaluación, control y seguimiento.
• Entender y tratar los fallos y las quejas como una oportunidad de mejora.
• Adoptar medidas y controles de evaluación continua.

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