Las consecuencias de una mala gestión documental

Son numerosas las empresas (tanto recién creadas como las más antiguas) que operan bajo una mala gestión documental, sin ser conscientes del pésimo resultado en cuanto a productividad que se desencadena a causa de una mala gestión de los documentos.

Se tiene constancia de que los trabajadores pierden hasta el 70% de su tiempo en la jornada laboral buscando documentos. En multitud de empresas, no se tiene en cuenta esta pérdida, implementando recursos en mejorar otras áreas y dejando a un lado la mala gestión documental.

Así, muchas organizaciones se ven sometidas a no poder competir con otras entidades que sí generan dinamismo en sus oficinas incorporando herramientas de gestión documental adecuadas, que posibiliten el acceso más rápido y sencillo posible a los documentos.

Una mala gestión documental no sólo acarrea una importante pérdida de tiempo, sino un sinfín de contratiempos que pueden dar al traste con nuestras aspiraciones empresariales:

-Documentos duplicados. El caos organizativo nos lleva, en muchas ocasiones, a acumular información duplicada, lo que provoca una saturación de documentos que hace que la búsqueda futura de los mismos se retrase notablemente. Es frecuente guardar ficheros en distintas carpetas, directorios, discos duros, equipos, memorias USB, etc. Un proceso que genera inconsistencia en la documentación al no disponer de un control de cambios centralizado.

-Seguridad. Hoy en día, con el tema de la ciberseguridad en el candelero, el poder disponer de los documentos a buen recaudo resulta obligatorio. Se antoja indispensable poseer una herramienta que controle en todo momento quién y cuándo accede a los documentos, permitiendo siempre un rígido control sobre los mismos.

-Falta de organización. La desorganización se eleva como el principal hándicap a la eficiencia. Una mala organización resulta de forma directa clave en la atención al cliente, que verá aletargado su proceso por la falta de criterio y estructuración a la hora de colocar los documentos y hacerlos accesibles.

Qué servicios presta Servisoft S.A.

Servisoft es una de las pocas empresas dedicadas a satisfacer todo el proceso que conlleva la gestión documental:

* Aplicación Mercurio (Cloud o Web) para organizar y consultar la información.

* Automatización de los Flujos de Trabajo (Workflow), gracias a Mercurio Cloud o Mercurio Web.

* Custodia de Documentos y Medios magnéticos en las plantas de Medellín y Bogotá.

* Suministro de equipos para escanear e imprimir stickers en renta o venta.

* Suministro de personal entrenado en el proceso de gestión documental para operar en outsourcing en las empresas.

* Digitalización de grandes volúmenes de información histórica.

* Consultores especializados en todas las etapas del proceso. Equipo interdisciplinario.