Mercurio – ECM

La Gestión de Contenido Empresarial (Enterprise Content Management ) es una metodología para la organización y almacenamiento de documentos  y otros contenidos que se relacionan con los procesos de la empresa.

El término abarca estrategias, métodos y herramientas que se utilizan a lo largo del ciclo de vida del contenido.

No importa la industria, el software de ECM se puede personalizar para cumplir con los requisitos específicos gestión de documentos Necesidades de su organización.

• Automatización de cuentas por pagar. Enrute, combine, distribuya y apruebe con precisión sus órdenes de compra, facturas y tickets de entrega para aumentar la eficiencia y eliminar los recargos por pagos atrasados.
• Automatización de Cuentas por Cobrar. Obtenga acceso instantáneo a las facturas, pedidos de compra y recibos firmados, lo que le permite acelerar los pagos de los clientes y reducir el tiempo de Días pendientes pendientes.
• Gestión de contratos. Colabore digitalmente mientras se asegura que sus contratos sean revisados, editados y aprobados a tiempo, enrutando y notificando automáticamente a las personas exactas que necesitan revisarlos.
• Automatización de Recursos Humanos. Elimine los archivos de empleados en papel, mejore los procesos de contratación de nuevos empleados y agilice el almacenamiento y la recuperación de los documentos relacionados con recursos humanos, a la vez que permanece seguro y cumple con los mandatos de incorporación de recursos humanos.

Características

ECM son las estrategias, métodos y herramientas utilizadas para capturar, gestionar, almacenar, preservar y entregar contenido y documentos relacionados con los procesos organizativos.

ECM cubre la gestión de la información en todo el ámbito de la empresa, si la información se presenta en forma de un documento en papel, un archivo electrónico, un flujo de impresión de base de datos o incluso un correo electrónico.

La última definición abarca áreas que tradicionalmente han sido abordadas por la gestión de documentos y sistemas de gestión de documentos. También incluye la conversión de datos entre distintas formas digitales y tradicionales, incluyendo papel y microfilm.

ECM es un término general que abarca la gestión de documentos, gestión de contenido web, búsqueda, colaboración, gestión de registros, gestión de activos digitales (DAM), la gestión del flujo de trabajo, captura y digitalización .

ECM se dirige principalmente a la gestión del ciclo de vida de la información de la publicación inicial o la creación de todo el camino a través de archivos y, finalmente, su eliminación.

Las aplicaciones con las que se ejecuta una estrategia ECM se entregan en tres formas: el software on-premise (o en-los-locales, instalado en la propia red de la organización), el software como servicio (SaaS) (acceso web a la información que se almacena en el sistema del fabricante del software), o una solución híbrida integrada por dos en las instalaciones y componentes SaaS.

ECM tiene como objetivo hacer que la gestión de la información corporativa sea más fácil a través de la simplificación de almacenamiento, seguridad, control de versiones, el encaminamiento de procesos, y la retención de documentos e información. Los beneficios para una organización incluyen la mejora de la eficiencia, mejor control y reducción de costos. Por ejemplo, muchos bancos han convertido las copias almacenadas de los cheques antiguos dentro de sistemas ECM, en oposición al método más antiguo de mantener los controles físicos en los almacenes masivos de papel.

Bajo el antiguo sistema, una petición del cliente para obtener una copia de un cheque puede tardar semanas, ya que los empleados del banco tenían que ponerse en contacto con el almacén donde se necesita localizar la caja, archivo y cheque correctos. El cheque tendría entonces que ser sacado, hacerse una copia y enviarla por correo al banco, donde finalmente se enviará por correo al cliente. Con un sistema de ECM en su lugar, el empleado del banco simplemente consulta el sistema para el número de la cuenta del cliente y el número del cheque solicitado. Cuando la imagen del cheque aparece en la pantalla, el banco es capaz de enviarla de inmediato al cliente, por lo general mientras que el cliente aun está en el teléfono.

Pero no es suficiente con las herramientas, la organización como un todo debe preparar sus procesos, estructura y cultura para adoptar cambios significativos que permitan cumplir con las premisas del ECM como estrategia de trabajo y transformación empresarial.