Puntos para saber si tu gestión como archivista está cumpliendo la norma

Según la Asociación para la Información y Gestión de Imágenes, organismo mundial de las empresas de gestión de contenidos, la Gestión Documental o ECM por sus siglas en inglés (Enterprise Content Management) es definida como el conjunto estructurado de estrategias, herramientas y métodos que se utilizan en los contenidos y documentos para:

• Capturar
• Gestionar
• Almacenar
• Preservar
• Difundir

Es decir, lo que se conoce como la gestión del ciclo de vida de la documentación, la cual va desde su creación, su gestión, su paso normalizado al archivo, su publicación y, finalmente, su preservación y eliminación, sin importar en qué formato se encuentre, puede ser físico o electrónico, tal es el ejemplo de: un flujo de trabajo, una base de datos o incluso un correo electrónico.

En la actualidad, ya es una tendencia que los documentos nazcan ya con un formato electrónico logrando coexistir con los documentos en papel.

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La adecuada gestión para este tipo de archivos y documentos es primordial para cualquier empresa, ya que le permite no sumirse en un caos generado por la falta de control y normalización, es decir, la falta de un gestor documental. En la actualidad, hay empresas que todavía no cuentan con un sistema de Gestión Documental, estudios en el área aseguran que esta situación seguirá con una gestión mixta de la documentación, tanto en papel como electrónico.

Puntos para saber si tu gestión como archivista está cumpliendo la norma

A continuación, te presentamos algunos puntos para saber su tu gestión como archivista está cumpliendo la norma:

Hay mayor productividad

Cuando la gestión documental está cumpliendo la norma, se refleja la eficacia y eficiencia en la búsqueda y recuperación de documentos y expedientes. Lo que significa acceso rápido y seguro a la información de la empresa reduciendo los tiempos de búsqueda de información y por consiguiente de respuesta.

Se refleja un ahorro en costos

Cuando se cumple la norma se reducen los espacios donde preservar la documentación, ya que no existen documentos en papel, es así como se refleja un ahorro en los costos en archivar, imprimir, fotocopiar y buscar.

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Comienzas a ahorrar tiempo

Al tener toda la documentación en un solo repositorio digital y con las mismas reglas de descripción, creación, clasificación y captura, toda la documentación es más fácil de encontrar y recuperar, lo que agiliza las tareas dentro de la empresa, así como los tiempos de respuesta a los usuarios. Además, al ser ya un documento electrónico se gana tiempo evitando todo el proceso de archivado de los documentos físicos.

Se aprecia una mejora en los procesos

La automatización de los procesos permite controlar el proceso de los documentos que se generan en la empresa, lo que mejora los tiempos de tramitación y gestión. Esto representa un aumento de la eficacia del trabajador, además se puede gestionar la trazabilidad y auditoría de todos los procesos de los diferentes archivos de trabajo.

Se reduce el riesgo

Al manejar grandes volúmenes de papel se corre el riesgo de perderlo, duplicarlo, deteriorarlo e incluso de que sufra siniestros, sobre todo si hablamos de documentación sensible o restringida. Una buena gestión, tiene las medidas de solución ante estos riesgos, con la premisa de decir adiós al papel.

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Se preservan a largo plazo los documentos

Unas de las grandes incógnitas hoy en día es la preservación y conservación a largo plazo de los documentos en cumplimiento con las leyes de conservación y lo más importante, la recuperación futura del contenido.

La existencia de esta plataforma supondría estar seguro de que la información de la empresa estará disponible durante todos los años de vida del ciclo del documento, ya que asegurará el contenido del mismo independientemente del momento de recuperación y del formato con el que se conservó.

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