Claves para diseñar políticas de gestión documental en tu empresa

Como en muchas otras actividades este es un trabajo en cadena. ¿Cómo así? Cuando se habla de gestión documental se habla de instrumentos archivísticos, de estrategia organizacional y, por supuesto, de políticas para definir parámetros en torno a esta función. Entonces, como en reiteradas ocasiones ya se ha dicho, la gestión documental es más que ordenar y clasificar información, los expertos en archivística también están llamados a fortalecer su función en las empresas mediante la creación de políticas de gestión documental que definan las maneras de proceder y las directrices en torno a esta actividad, de manera que toda la compañía hable el mismo idioma cuando de manejar datos se trata. Y es que de acuerdo con el Archivo General de la Nación, este es un compromiso, un principio que regirá el quehacer de la empresa en torno al manejo y acceso a la información.

Para diseñar cada uno de estos lineamientos, lo primero a tener en cuenta es la originalidad en su creación, pues cada compañía tiene unas características y naturaleza particulares, por lo tanto, no hay que cometer el error de copiar las políticas de gestión documental de otras empresas a pesar de las similitudes que puedan existir. Para ello, será necesario tener en cuenta condiciones como normatividad del sector al que pertenece la organización, misión, visión, objetivos organizacionales, plataforma estratégica y normas ISO para la gestión documental.

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Teniendo esto claro, el siguiente paso será identificar los beneficios que tendrá la empresa con la aplicación de estas políticas, por ejemplo, la disponibilidad de la información en cualquier momento y lugar. En este punto, es muy importante dar a conocer los efectos positivos que impactarán la compañía con la adopción de estas políticas, pues eso podría traducirse en cumplimiento de nuevos objetivos y, por qué no, obtención de recursos para lograrlo. Vale recordar que todos los colaboradores deberán conocerlas, desde la alta gerencia hasta los cargos operativos más básicos para convertirlas en parte de la cultura organizacional y saber qué es lo que la compañía espera de las políticas de gestión documental.

Igual de importante en este proceso, es designar a un responsable de su creación y mantenimiento, redactar un borrador breve, relevante y conciso, hacer una revisión en términos legales y de gestión de calidad, elaborar un manual de gestión documental y dar a conocer las políticas bien sea a través de documentos impresos o digitales, a través de las redes internas de las que disponga la compañía, incluso, mediante infografías, carteleras corporativas, descansa pantallas, capacitaciones y demás.

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Otro asunto relevante son los tipos de políticas de gestión documental que pueden desarrollarse al interior de la empresa. Aquí algunas pistas de las más significativas:

-Estratégicas: estas son el apoyo para cumplir con la misión de la compañía, por lo tanto, no son exclusivas del área de gestión documental, sino que involucra a toda la empresa.

-Operativas: Estas van más a detalles específicos y definen las reglas del juego para cada proceso. Deben ser cumplidas por toda la empresa. Algunos ejemplos de ellas pueden ser:

• Se prohíbe el uso de micropuntas o lapiceros de tinta mojada para la firma de documentos en papel y así conservar la información.
• Los documentos originales no se imprimirán en papel reciclado.
• No se aceptarán fotocopias que hagan las veces de originales para enviar comunicaciones.
• Solo se organizarán los documentos de archivo en el cuadro de clasificación documental.

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Y es que desarrollar estas políticas no se limita solo a su construcción y difusión, el seguimiento de ellas es definitivo para verificar que son eficaces y, cuando sea necesario, revisarlas y actualizarlas de manera que los cambios sean visibles en todos los aspectos organizacionales.

Finalmente, si aún hay dudas respecto a las ventajas de contar con políticas de gestión documental, lee con detenimiento estos argumentos que, con seguridad, no te harán dudar de su importancia.

• Establecen claridad a la hora de manejar el archivo.
• Permiten el desarrollo de una cultura archivística en la compañía para el manejo de información desde las diferentes dependencias.
• Facilitan la toma de decisiones cuando haya alteraciones en la gestión documental.
• Agilizan la definición y cumplimiento de las metas del área de archivística de la empresa.

Hasta este punto lo único que queda por decir es que las políticas de gestión documental son, sin duda, herramienta y apoyo para transformar el área de archivística de las empresas y llevarlas a otro nivel.