Cómo cientos de archivistas con poca experiencia han logrado transformar el área documental en una organización

Ante la avalancha del uso de tecnologías en el área documental, son cientos los archivistas que enfrentan un panorama ciertamente complejo y a la vez apasionante: Lograr transformar el área documental en una organización.

Para nadie es un secreto que son los archivistas quienes saben cómo considerar los documentos de un archivo, así como el tratamiento que hay que darle a un documento.

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¿Como se transforma el área documental?

Todo archivista en la actualidad se ha vuelto un verdadero experto en el mantenimiento de documentos, videos y audios importantes, convirtiéndose en la parte más importante de su trabajo.

Por otro lado, los archivistas altamente efectivos han tenido que desarrollar técnicas para mantener, recoger y almacenar toda la información de su empresa de manera adecuada para que esté disponible para su futura recuperación.

Vale la pena destacar que toda la información manipulada y protegida por los archivistas debe estar disponible para el público (Cuando aplique), por lo que debe ser fácil de encontrar y acceder a ella.

A modo de historia

Para resaltar un poco como los archivistas han logrado transformar el área documental con el pasar de los años revisemos esta historia ocurrida en el año 1898, cuando el primer manual sobre archivar fue publicado por la Asociación Holandesa de Archivistas.

El objetivo de este manual era establecer las reglas y normas fundamentales que guiarían a los archivistas en su trabajo. Fue en este manual donde se plasma por primera vez la idea de la procedencia del documento, convirtiéndose en una noción aceptada entre los archivistas a nivel mundial.

El segundo manual fue publicado en el año 1922, y más trabajos sobre el archivo han sido publicados para establecer las normas y reglas sobre los principios importantes en la ciencia archivística desde entonces hasta nuestros días.

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Funciones que un archivista ejecuta para transformar el área documental

Con el tiempo, y con la intervención de las nuevas tecnologías, los archivistas se han convertido en profesionales que desarrollan técnicas y procesos para la recolección y conservación de los documentos, videos y grabaciones de audio de valor en una organización u empresa.

Son los archivistas los que deben guardar los documentos de todos los procesos administrativos valiosos asegurándose que mantienen su integridad para su uso futuro.

Por último, además de la búsqueda de esta información, los archivistas se encargan de facilitar el debido acceso a esa información. Haciendo que su trabajo de determinar lo que tiene valor, ya sea financiera o intelectualmente se convierta en una de las formas de transformar el área documental.

Tipos de archivistas en la actualidad

Los archivistas trabajan en una amplia variedad de empresas las cuales requieren un método organizado de mantenimiento de registros.

Por ejemplo: Los organismos gubernamentales cuentan con archivistas para mantener los registros de: Nacimiento y muerte, Certificados de matrimonio y muchos otros registros.

Otro ejemplo son los museos: Los museos cuentan con un archivista que se dedica a autenticar las colecciones y documentos y rastrear su historia.

Las universidades cuentan con archivistas para mantener registros de los estudiantes, los registros de empleo de los profesores, así como los registros de los alumnos.

Las familias e individuos prominentes o ricos muchas veces cuentan con los servicios de un archivista, que se encarga de documentar la genealogía, el arte y las joyas de la familia, así como su registro histórico de tradición.

Otras organizaciones que podrían utilizar los servicios de un archivista incluyen grandes corporaciones, organizaciones benéficas e incluso algunas sociedades históricas.

Archivistas: Eslabón importante en la transformación del área documental de una organización

Vale la pena destacar que, en la actualidad, los archivistas tienen una función importante en la sociedad a la hora de salvaguardar todos los expedientes actuales y pasados​ de una organización​.

Los archivistas que han logrado transformar el área documental de su organización son los que ha desarrollado técnicas y procesos para todo el contenido sin descuidar la calidad de esos registros, lo que ha determinado en gran manera cómo son vistos desde pasado a través del lente del futuro.

Hoy en día los archivistas son capaces de determinar qué información es lo verdaderamente importante como para archivar, discerniendo lo que es lo realmente importante para guardar y transmitir a las generaciones futuras de una organización o empresa.

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Características que debe poseer un archivista dispuesto a transformar el área documental de su empresa u organización

Investigación, organización, archivo y recuperación de información son exactamente las características que necesita un archivista y no necesitan de ningún título universitario o estudios previos.

Sin embargo, todo archivista, debe cumplir unos requisitos mínimos. La gran mayoría de ellos tienen al menos un título universitario, o cursos de capacitación.