Con el auge de los datos y el poder de la información hoy, la gestión documental y la función de los archivistas cada vez gana más espacio y protagonismo, un avance enorme si se compara con lo que vivían hasta hace unos años cuando su actividad estaba relegada al último rincón en la mayoría de las empresas. Y es que las organizaciones han comprendido el valor de los archivos, para su presente y su futuro, para preservar la memoria y la toma de decisiones, para garantizar transparencia y calidad, para innovar y expandirse.
Hoy el archivista está dejando de ser el todero de la compañía para ocupar el lugar que le corresponde: un profesional de la información que trasciende el hecho de organizarla. Él recolecta, gestiona, facilita y protege la historia y los datos de la organización, por lo tanto, sus funciones se amplían a la planeación, categorización, difusión y custodia de la información de manera que se conserve inalterable con el paso del tiempo y sea de fácil acceso para quienes requieran consultar.
Así las cosas, a continuación mencionamos cinco habilidades que deberías tener como archivista para dejar huella en tu empresa.
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- Capacidad de liderazgo. Por ser el eje central de todos los procesos de gestión documental, un archivista debe tener, sin duda, habilidades para liderar, pues deberá compartir y dirigir entre los colaboradores de la compañía protocolos y estrategias para el manejo de la información. Igualmente, por su responsabilidad para ejecutar acciones encaminadas al cumplimiento de objetivos en cuanto al manejo de datos, deberá ser un líder con iniciativa, capacidad de comunicación e innovador. Aquí es importante definir qué diferencia a un líder de un jefe. El primero motiva sin imponer sus ideas particulares, mientras que el segundo, actúa como una autoridad que dicta órdenes. Si bien en muchas empresas tradicionales la figura de jefe es un asunto bien valorado, las compañías nacientes en los últimos años y dirigidas por las nuevas generaciones prefieren profesionales líderes que trabajen de manera colaborativa en jerarquías horizontales. Como líder es fundamental conocer sus propias fortalezas para aprovecharlas al máximo y las debilidades para corregirlas mediante el trabajo en equipo. Así mismo, hay que destacar que con la experiencia un líder puede alcanzar posiciones de jefatura, sin embargo, no todo jefe está en capacidad de ser un buen líder.
- Facilidad para la oratoria. De la mano de la capacidad de liderazgo, un archivista deberá ser buen orador, es decir, tener la capacidad de hablar en público de manera persuasiva y elocuente. Con seguridad, la pregunta que sigue es, pero ¿para qué esta habilidad si no debe hablar ante un auditorio? Sencillo. Saber mucho y tener buenas ideas de nada servirá si no son comunicadas correctamente, además, un público puede abarcar desde cientos de personas hasta tres o cuatro compañeros de oficina. Así mismo, el archivista dentro de sus funciones tiene la responsabilidad bien sea de implementar un nuevo modelo de gestión documental o de ajustar el ya existente y para comunicarlo una buena oratoria será herramienta fundamental. A través de ella podrá generar diferentes efectos entre su audiencia: convencerlos de que las nuevas herramientas son la mejor alternativa para la gestión de información, motivarlos a su uso e interesarlos a crear una cultura alrededor del manejo adecuado y responsable de los datos de la compañía.
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- Capacidad para trabajar en equipo. Tanto con los colaboradores de su equipo como con el resto del personal de la compañía, el archivista deberá tener habilidades para trabajar con ellos y lograr el cumplimiento de los objetivos de la gestión documental, de manera que se pueda construir un sistema que permita el manejo completo de la información, organizado y eficiente. Al relacionarse con profesionales de las diferentes áreas es fundamental que el archivista tenga buenas relaciones interpersonales, estar dispuesto a entregar información y orientación de manera amable, sobre todo, cuando se trata de la implementación de un nuevo modelo de gestión documental. Para que un equipo funcione es clave que esté coordinado por un líder capaz de motivar y dirigir al grupo. En ese sentido, trabajar en equipo requiere flexibilidad, capacidad de escucha y comunicación, valorar a los demás, buscar soluciones y, por supuesto, el beneficio común. Así como tener siempre presente que los datos y la información hacen parte fundamental de algunas operaciones en las empresas.
- Capacidad de organización, planeación y administración. Todo esto con el fin de mantener un orden lógico y conservación de la información. Así se protegen los datos y se garantiza el acceso a ellos por parte de los colaboradores que lo requieran, además de facilitar su ubicación y seguridad. Vale destacar, también, que el archivista a la vez que organiza y planea, está en capacidad de administrar tanto la documentación como la gestión del conocimiento entre los colaboradores de la compañía. Es decir, este profesional tiene el criterio para determinar los espacios de los archivos, lo que significa que tiene las herramientas necesarias para definir cuáles deben estar en formato físico y cuáles en digital partiendo de los protocolos y las políticas de gestión documental de las que disponga la empresa. En ese sentido, un archivista tiene el conocimiento para: garantizar un almacenamiento ordenado y eficaz, mejorar la productividad en los procesos de documentación, revisar de manera objetiva la información y garantizar su custodia y, finalmente, clasificar de manera correcta los archivos de forma que la empresa pueda ahorrar tiempo, espacio y dinero mediante la gestión documental.
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- Compromiso de formación continua. Mantenerse actualizado frente a las nuevas tendencias en archivística será una cualidad importante para quienes deseen crecer profesionalmente y lograr que su función gane más protagonismo dentro de la compañía. No es un secreto que la gestión documental trasciende la labor de archivar y guardar documentos, también está en capacidad de intervenir en las nuevas operaciones que adopte la empresa en beneficio de su crecimiento. Así las cosas, el compromiso de formación constante será una gran oportunidad para demostrar las capacidades y los alcances de la gestión documental en términos de expansión empresarial.
Queda claro, entonces que, además de la formación profesional y los años de experiencia, los valores personales de un archivista son fundamentales para marcar la diferencia en su función y destacarse dentro de la compañía. En otras palabras, no bastará con tener gran calidad profesional, sus cualidades como ser humano también serán claves para ganar espacio en el sector.
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