Mercurio - Gestión Documental
El desarrollo de la gestión documental está directamente relacionado con los procesos corporativos de las empresas.
Los documentos son la evidencia objetiva de todas las actividades desarrolladas entre las áreas y entidades, y se constituyen en elementos probatorios en aquellos casos donde se presentan eventos que alteran el normal desarrollo de los procesos internos y externos de la organización. Además, e l alto volumen de información que caracteriza el mundo actual, hace necesario la implantación de soluciones que estén a tono con el desarrollo tecnológico.
Por lo anterior, es necesario desarrollar aplicaciones que permitan optimizar los procesos documentales de la empresa para asegurar la conservación, idoneidad, auditoria y facilidad de consulta de la información, mediante la automatización de la gestión de documentos.
- Automatizar los procesos del Centro de Información Documental (CID) e integrar a todas las personas encargadas de la administración documental y del archivo, de tal manera que los procesos y operaciones se integren también de forma continua y se garantice la seguridad de los documentos.
- Llevar a cabo la auditoria de los documentos y las imágenes asociadas, por medio de reportes que muestran los movimientos y cambios realizados con las respectivas fechas.
- Estandarizar los procesos de administración documental.
- Agilizar el flujo de información a través de las áreas de la organización.
- Mejorar la calidad del servicio que el CID presta al interior y exterior de la organización.
- Agilizar los trámites de los procesos documentales.
- Controlar el cumplimiento de los términos de vencimiento.
- Agilizar los canales de circulación y control de los documentos de las diferentes áreas.
- Permitir la trazabilidad de los documentos.
- Minimizar los riesgos de pérdida de documentos.
- Mejorar la conservación e integridad de los documentos evitando su manipulación.
- Permitir la consulta en línea de la información de los documentos y sus imágenes digitalizadas.
- Suministra la información y asegura las consultas de los diferentes usuarios.
- Mejora la eficiencia y la calidad del servicio en la localización y suministro de información.
- Asegura la integridad de los documentos y la información en general.
- Sirve de apoyo en la unificación, estandarización y mantenimiento de procesos de gestión documental.
- La aplicación MERCURIO ayuda a cumplir con la misión del centro de información documental, en cuanto a servicios de consulta de información, organización, control y protección de los documentos.
- La organización se beneficia por el mejor desempeño del CID , al existir un control de las rutas de los documentos debido a que se agilizan todos los procesos de la organización.
- La información veraz y oportuna es la herramienta más importante para el desarrollo de estudios, formulación de planes y políticas y en la toma de decisiones.
- Al prestar un mejor servicio en el uso de la información y controlar los términos de vencimiento de algunos documentos, los costos en los cuales incurre la organización disminuyen.
- Implementar soluciones de alta tecnología que estén acorde con las innovaciones del momento, tomando ventaja competitiva de los beneficios que éstas ofrecen.
- Organización en la conservación documental por cada una de las etapas del ciclo de vida de acuerdo con las tablas de retención.
- Permite la economía del papel con el manejo de imágenes digitalizadas de los documentos, evitando así, las fotocopias de los documentos.