Portafolio de Productos y Servicios Servisoft S.A.

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Encuentra el portafolio de productos y servicios de nuestra compañía en: https://www.flipsnack.com/Servisoft/portafolio-servisoft-sa.html

Servisoft es una empresa dedicada a prestar servicios en el tema de gestión documental, además de complementarlo con productos que permiten su buen funcionamiento como lo es Mercurio, un software de gestión documental para el manejo y trazabilidad de la información dentro de una compañía.

Errores comunes al implementar Gestión Documental – Por @servisoftco

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En gestión documental, siempre existe la posibilidad de cometer errores cuando el trabajo no se pone en manos profesionales. Servisoft S.A. es una compañía con 22 años de experiencia que trabaja con sector público y privado en Colombia. Actualmente se encuentra en proceso de expansión internacional.

1. Gestión documental NO profesional

Pocos expertos en gestión documental están en el mercado, por tanto la probabilidad de que una empresa tenga un funcionario capacitado es remota, existen empresas como, Servisoft S.A, para la gestión documental conocedoras del trabajo que este proceso requiere, así como la jurisdicción pertinente.

2. Estar acorde con la ley del país

 Si no se conoce la ley, es imposible realizar una gestión documental válida para autoridades del estado Colombiano.

3. Destrucción

 Otro grave error es la destrucción de la documentación de las empresas. En ocasiones, esta contiene una información valiosa y muchas veces confidencial que merece la pena ser destruida más allá que arrojarla a un simple cubo de basura. Se debe destruir esa documentación con máquinas profesionales.

4. Formación empleados

La no formación de los empleados es uno de los errores más frecuentes gestión documental por parte de las empresas debido a que estos deben tener conocimientos mínimos acerca del ciclo de vida de los documentos, utilización, seguridad, conversación y su destrucción. Usualmente las empresas cometen el grave error de ubicar practicantes universitarios en el área de archivo.

5. Almacenamiento de la documentación

 En toda empresa, hay cierta documentación que requiere de un uso más corriente que cualquier otro tipo de documentación. Una buena organización, mediante el mobiliario adecuado y su fácil acceso por parte de los empleados, agilizará el trabajo en toda empresa que se precie.

6. Software de gestión documental

El software es un factor fundamental. Nuestra empresa Servisoft tiene la aplicación Mercurio Web, capaz de procesar millones de documentos para su compañía.

7. Realización de copias o duplicados

 La realización de copias de seguridad es una tarea constante que hay que tener en cuenta. Puede ocurrir un “desastre tecnológico” y causar serios problemas a la documentación de la empresa. El papel ha pasado a la historia y no hay nada mejor que poseer copias seguras en soporte electrónico. Hay que tener una política de backups establecida.

8. Dar la espalda a las nuevas tecnologías

Otro de los errores más comunes de las empresas es pensar que el papel es aún el presente; El miedo tecnológico lleva a muchas empresas a dar la espalda a nuevas tecnologías al momento de gestionar su documentación.

9. Integración con otras aplicaciones

 A la hora de implantar, un gestor documental es inevitable integrarlo con otras aplicaciones de las que disponga la empresa. La pérdida de información o la duplicidad de datos, pueden conllevar a confusión y problemas de información. Su ERP debe estar conectada y sincronizada con su aplicación para gestión documental.

10. Acceso a la documentación

Un acceso a la documentación seguro debe ser una prioridad máxima en empresas e instituciones. Es otro error en la gestión de la documentación, que todo el mundo pueda acceder a datos y archivos. Crear una serie de pautas, códigos e incluso niveles de acceso a la información entre los empleados es algo obligatorio.

10 grandes beneficios de una buena gestión documental @servisoftco

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Con los procesos de GESTIÓN DOCUMENTAL sucede con lo mismo que sucedía con los programas de Contabilidad en los años 80: Las empresas pensaban que no los necesitaban, simplemente porque estaban acostumbrados a andar a una baja velocidad cuando los hacían a mano. La empresa www.servisoft.co es especialista en Gestión Documental Integral.

  • Mayor productividad. Eficacia y eficiencia en la búsqueda y recuperación de documentos y expedientes. Acceso rápido y seguro a la información de la empresa reduciendo los tiempos de búsqueda de información y por consiguiente de respuesta.
  • Ahorro de Costes. En general se reducen los espacios donde preservar la documentación, ya que no está en papel, con los diferentes ahorros que esto también lleva asociados (archivar, imprimir, fotocopiar, buscar,…)
  • Ahorro de  Tiempo. Al tener toda la documentación en un solo repositorio y con las mismas reglas de descripción, creación, clasificación, captura, etc. toda la documentación es más fácil de encontrar y recuperar, agilizando las tareas dentro de la organización y de respuestas a los clientes. Además al ser ya un documento electrónico también se gana tiempo evitando todo el proceso de archivado de los documentos físicos.
  • Mejora del ROI. Numerosos estudios ya realizados demuestran que existe una mejora del ROI al implantar un gestor documental ya que se reducen los costes, aumenta la calidad y se da una respuesta segura a las demandas documentales de la organización mejorando la productividad.
  • Homologación. En muchas ocasiones una misma tarea puede ser realizada de diferentes maneras por diferentes personas, departamentos… que imposibilitan poder medirlas de una forma eficaz. Con un gestor documental que administre tus procesos, se pueden unificar los procedimientos para realizar todas las tareas, estableciendo un mismo modelo para toda la empresa, esto permitirá poder cuantificar los resultados de dichas tareas. Además si estas tareas se generan desde el gestor documental, llegará el momento que todos los trámites dentro de la organización sean electrónicos, desapareciendo en gran medida el papel.
  • Mejora en los procesos. La automatización de los procesos permite el control del propio proceso y de los documentos que se generan en ellos, lo que mejora los tiempos de tramitación y gestión. Esto provoca un aumento de la eficacia del trabajador además de poder gestionar la trazabilidad y auditoría de todos los procesos de trabajo de la empresa.
  • Cumplimiento de las normativas de seguridad. Trabajar con un gestor documental ya trae implícito el cumplimiento de varias normativas de seguridad.
  • Reducción del riesgo profesional. Manejar grandes volúmenes de papel implica un riesgo de perderlo, duplicarlo, el deterioro… e incluso siniestros… y si hablamos de documentación sensible o restringida con mayor razón. Un buen sistema de gestión documental, tiene las medidas de solución antes estos riesgos, con la premisa de decir adiós al papel.
  • Movilidad. La incesante y continua mejora de las tecnologías ha determinado que la movilidad sea un elemento indispensable en el día a día, es decir, estar conectados en cualquier momento y en cualquier lugar. 
  • Preservación a largo plazo de los documentos electrónicos. El empuje de las nuevas tecnologías y la clara tendencia actual es llegar a la oficina sin papeles y que todos los documentos desde que nacen sean electrónicos. El veloz ritmo innovador de estas permiten y a la vez impiden la consecución de ese objetivo. Unas de las grandes incógnitas a día de hoy es la preservación y conservación a largo plazo de los formatos de los documentos que ya se generan electrónicamente en cumplimiento con las leyes de conservación y más importante, recuperación futura del contenido de las mismas. La existencia de esta plataforma, y poder contar con ella dentro de tu gestor documental, supondría saber que tu información estará disponible durante todos los años de vida del documento a salvo de los cambios tecnológicos que se produzcan en ese tiempo ya que asegurará el contenido de los mismos independientemente del momento de recuperación y del formato con el que se conservó.
  • Qué servicios presta Servisoft S.A. 

    Servisoft es una de las pocas empresas dedicadas a satisfacer todo el proceso que conlleva la gestión documental:

    * Aplicación Mercurio (Cloud o Web) para organizar y consultar la información

    * Automatización de los Flujos de Trabajo (Workflow), gracias a Mercurio Cloud o Mercurio Web.

    * Custodia de Documentos y Medios magnéticos en las plantas de Medellín y Bogotá

    * Suministro de equipos para escanear e imprimir stickers en renta o venta

    * Suministro de personal entrenado en el proceso de gestión documental para operar en outsourcing en las empresas

    * Digitalización de grandes volúmenes de información histórica

    * Consultores especializados en todas las etapas del proceso. Equipo interdisciplinario 

    Cómo comunicarse con Servisoft S.A. 

    Para conectarse con Servisoft puede visitar su web: www.servisoft.co

    PBX Medellín:  4160055 / PBX Bogotá: 6171363

    email: servicioalcliente@servisoft.com.co 

Cómo implantar una gestión responsable al imprimir @servisoftco

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Si controlamos la mala costumbre de presionar el botón de copiado, incluso sin necesidad, ayudaremos al medio ambiente. Son ya muchas las organizaciones que conceden importancia a las políticas de impresión, logrando así ahorrar en mucho dinero al año, pero sobre todo, concediendo oxígeno a un ecosistema a veces muy maltratado por la falta de responsabilidad de algunas oficinas y empresas.

Una impresión responsable es posible y el reto que defendemos. Con sólo realizar unos sencillos gestos podremos contribuir a la sostenibilidad de un entorno castigado por el asfixiante ritmo diario de los entornos de trabajo.

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¿Cómo implantar políticas de impresión responsable?

  • Papel reciclado: Utilizar papel reciclado libre de cloro es una fórmula eficiente a la hora de sostener el ecosistema. Aunque es una fórmula que suele implementarse más a nivel interno, para documentos que se muevan dentro de la propia oficina, dadas las exigencias de algunas empresas en torno al blanco; aun así, hay infinidad de modelos de papel reciclado con diferentes tonos de blanco.
  • Impresión a doble cara: Otra solución que se antoja más cotidiana a nivel interno. Imprimir a doble cara puede hacernos ahorrar una cantidad importantísima de papel y, en consecuencia, resulta un método infalible para ser responsable medioambientalmente.
  • Utilizar la vista previa: En muchas ocasiones imprimimos documentos que no están bien encuadrados o que salen cortados. La vista previa puede ayudarnos a no imprimir estos documentos dañados que acaban rápidamente en la papelera.
  • Imprimir sólo lo imprescindible: Olvidémonos de imprimir esas breves reseñas o esas hojas de Excel interminables que no volvemos a mirar.
  • Utilizar cartuchos originales: El uso de cartuchos originales nos hará aumentar la calidad de la impresión, y cobrará del mismo modo relevancia en tanto que los cartuchos de baja calidad nos harán repetir las impresiones en muchas ocasiones dada su poca fiabilidad.
  • Invertir en nuevos equipos: Puede resultar una medida comprometida económicamente a corto plazo, pero que a la larga puede repercutir beneficiosamente para las organizaciones. La tecnología en los equipos de impresión sigue evolucionando y cada vez se producen equipos más sostenibles y con funciones más avanzadas que brindan la posibilidad de agudizar las impresiones desde, por ejemplo, dos pantallas de vista previa.
  • Implantar soluciones de seguridad: Implementar soluciones de seguridad que establezcan cuotas de impresión es otra medida muy en boga para reducir el número de impresiones innecesarias. 
  • Utilice una aplicación eficiente en gestión documental: Si quiere ayudar en forma definitiva al medio ambiente y a su empresa, adquiera licencias de sistemas como el nuestro, MERCURIO WEB, que además de alta velocidad, le permite consultar un documento desde cualquier lugar y dispositivo móvil.
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    Servisoft es una de las pocas empresas dedicadas a satisfacer todo el proceso que conlleva la gestión documental:

    * Aplicación Mercurio (Cloud o Web) para organizar y consultar la información

    * Automatización de los Flujos de Trabajo (Workflow), gracias a Mercurio Cloud o Mercurio Web.

    * Custodia de Documentos y Medios magnéticos en las plantas de Medellín y Bogotá

    * Suministro de equipos para escanear e imprimir stickers en renta o venta

    * Suministro de personal entrenado en el proceso de gestión documental para operar en outsourcing en las empresas

    * Digitalización de grandes volúmenes de información histórica

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Las consecuencias de una mala gestión documental @servisoftco

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Son numerosas las empresas (tanto recién creadas como las más antiguas) que operan bajo una mala gestión documental, sin ser conscientes del pésimo resultado en cuanto a productividad que se desencadena a causa de una mala gestión de los documentos.

Se tiene constancia de que los trabajadores pierden hasta el 70% de su tiempo en la jornada laboral buscando documentos. En multitud de empresas, no se tiene en cuenta esta pérdida, implementando recursos en mejorar otras áreas y dejando a un lado la mala gestión documental.

Así, muchas organizaciones se ven sometidas a no poder competir con otras entidades que sí generan dinamismo en sus oficinas incorporando herramientas de gestión documental adecuadas, que posibiliten el acceso más rápido y sencillo posible a los documentos.

Una mala gestión documental no sólo acarrea una importante pérdida de tiempo, sino un sinfín de contratiempos que pueden dar al traste con nuestras aspiraciones empresariales:

-Documentos duplicados. El caos organizativo nos lleva, en muchas ocasiones, a acumular información duplicada, lo que provoca una saturación de documentos que hace que la búsqueda futura de los mismos se retrase notablemente. Es frecuente guardar ficheros en distintas carpetas, directorios, discos duros, equipos, memorias USB, etc. Un proceso que genera inconsistencia en la documentación al no disponer de un control de cambios centralizado.

-Seguridad. Hoy en día, con el tema de la ciberseguridad en el candelero, el poder disponer de los documentos a buen recaudo resulta obligatorio. Se antoja indispensable poseer una herramienta que controle en todo momento quién y cuándo accede a los documentos, permitiendo siempre un rígido control sobre los mismos.

-Falta de organización. La desorganización se eleva como el principal hándicap a la eficiencia. Una mala organización resulta de forma directa clave en la atención al cliente, que verá aletargado su proceso por la falta de criterio y estructuración a la hora de colocar los documentos y hacerlos accesibles.

Qué servicios presta Servisoft S.A. 

Servisoft es una de las pocas empresas dedicadas a satisfacer todo el proceso que conlleva la gestión documental:

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* Suministro de personal entrenado en el proceso de gestión documental para operar en outsourcing en las empresas

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La Oficina sin Papeles @servisoftco

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La gestión documental es mucho más que solo eliminar papel y, por ello, para todas aquellas empresas que lo piensen así, entendemos que la gestión documental automatiza todos los procesos de negocio que tienen que ver con los documentos y su gestión. Por tanto, no es solo ahorro o eliminación de papel, sino también ahorro de tiempo, mayor eficiencia y agilidad en la gestión e incluso en la relación con terceros.

No sólo eliminar papel

Son muchos los años que han pasado desde que a alguien se le ocurrió la idea de acuñar el término “empresa sin papeles”. La realidad es que ni el papel ha desaparecido de las empresas ni se espera que lo haga. Pero este término ha hecho mucho daño, ya que en numerosas ocasiones se cree que todo lo relacionado con la gestión documental tiene que ver con la reducción del papel. Y aunque es una de las partes, la gestión documental va más allá.

Cada vez más las empresas que comprenden que la gestión documental no es sólo la eliminación del papel que se utiliza en las organizaciones. Eliminar papel es un aspecto más, muy importante, derivado de la transformación digital. El principal beneficio para las empresas de automatizar los flujos documentales es agilizar su operativa, mejorar la satisfacción de sus clientes y facilitar una relación más colaborativa y satisfactoria con sus proveedores. Eliminar el papel es una consecuencia de esa digitalización de los procesos, y al mismo tiempo genera sus propios beneficios en la operativa, en la optimización de espacios físicos y en términos de sostenibilidad medioambiental.

El concepto de la oficina sin papeles sigue siendo un gran proyecto a abordar para muchas empresas, pero debemos pasar a un concepto mucho más amplio, que es el concepto de la empresa digital. En este contexto la empresa digital debe ser capaz de poder gestionar absolutamente toda su información de manera digital, y esto conlleva no sólo a pensar en la oficina sin papeles sino también a considerar que el 100% de la información que se gestiona internamente o con clientes o partners debe ser digital. La gestión documental debe integrarse con todas las aplicaciones líderes del mercado que llevan nuestro negocio como son SAP, Salesforce, Microsoft, AutoCad, entre otras, de manera que podamos ver toda la información de nuestro negocio de forma única desde cualquier aplicación de negocio.

La gestión documental debe representar la fuente única de la verdad, a la hora de acceder a los documentos relacionados con la transacción de un cliente, un partner o un proveedor. La gestión documental además debe ser capaz de garantizar el cumplimiento de todas las normativas que se aplican en sectores altamente regulados como son el bancario, farmacéutico, energético, entre otros. Al mismo tiempo la gestión documental deberá proveer de una interfaz moderna para el desarrollo de aplicaciones sobre ella, basada en HTML5/CCS/JAVA y garantizar el buen soporte de desarrollo de aplicaciones móviles basados en estándares de omnicanalidad ya mencionados. Una gestión documental bien llevada garantizará a las empresas un paso de éxito importante en la transformación digital.

Capacitar y Mejorar la Adaptación al cliente

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Uno de los pasos que se tienen que dar para hacer avanzar la gestión documental en los entornos empresariales es la de instruir a las empresas que se han decidido a implementar soluciones de estas características. En muchas ocasiones las empresas, sobre todo las pequeñas, se encuentran perdidas en un contenedor que abarca desde soluciones, herramientas, servicios, equipos, etc. Lo importante es convertirse en un verdadero aliado de los clientes y proporcionarles soluciones y apoyo en todo el proceso de digitalización. Si les damos a conocer nuestra amplia gama de escáneres documentales y opciones de software podrán elegir el que mejor se adapte a sus necesidades. Las soluciones de escaneo móviles cuentan ahora con Wi-Fi y batería integrados. Es importante que los clientes sepan que escanear documentos en cualquier lugar nunca ha sido más flexible y fácil. Además, la nueva generación de escáneres es capaz de escanear documentos directamente a una amplia gama de dispositivos móviles – no solo a los ordenadores. Los proveedores y partners deben poner foco en mejorar la experiencia del usuario a la hora de acceder a la documentación.  

Un objetivo debería ser la automatización de trámites que a día de hoy siguen realizando su gestión mediante complejos formularios y cuestionarios de información. Es esencial hacerles llegar ese mensaje de valor añadido que una solución de gestión documental puede aportarles. Para ello es fundamental aportar soluciones de uso sencillo que no provoquen rechazo en los usuarios, y que realmente permitan realizar tareas relacionadas con la gestión de los documentos en menos tiempo que de forma tradicional. También es importante comenzar a implantar estos sistemas para resolver situaciones concretas, e ir poco a poco ampliando a más procesos.

Otros ejemplos son la digitalización y gestión de notas de gastos, uno de los mayores dolores de cabeza en las empresas, o la firma electrónica de contratos.

Realizar una gestión documental correcta

En ocasiones, cuando las empresas apuestan por un gestor documental, muchas de ellas dicen que no son capaces de realizar una correcta optimización de sus procesos documentales, ¿dónde está el fallo? Tradicionalmente muchos gestores documentales han sido utilizados como “contenedores” de información, con integraciones manuales y costosas con las aplicaciones de negocio causando frustración y cancelación de estos proyectos por ser muy complejos de implantar.

La empresa debería buscar sistemas de gestión documental que contengan las integraciones con las principales aplicaciones de negocio del mercado (SAP, Salesforce, SuccesFactors, Microsoft, Oracle, etc) out-of-the-box y a partir de ahí, nos permitan focalizarnos en la parte de valor del proceso de negocio.

El problema radica en que muchas veces las empresas solo compran un componente del software y tratan de replicar uno a uno los procesos basados en papel a procesos en digital. A menudo vemos una falta de asesoramiento de los proveedores de software. Nuestra experiencia dice: lo que funciona con papel no funciona necesariamente en formato digital. Los procesos actuales necesitan ser analizados y comprendidos para que se optimicen y se transfieran a digital. Igual de importante es que todos los elementos de recursos humanos afectados tienen que ser incluidos en el proceso de cambio desde el principio. Finalmente, los procesos se vuelven más eficientes, pero hasta que se adaptan, una empresa tiene que tener en cuenta la curva de aprendizaje y la aceptación de la nueva forma de trabajar.

En lo que a la gestión documental y de salida se refiere, es más importante transferir el contenido y mantenerlo independiente del método de transmisión. Eso requiere separar la creación de la entrega del documento, fuera de la aplicación dada. Lo importante es separar el contenido de la forma en el procesamiento de documentos, una metodología que gestiones centralizadamente los diferentes procesamientos de workflows en la gestión de salida. La gestión documental no puede entenderse como “un producto masivo para todos”; es necesario desarrollar soluciones concretas, adaptadas a cada empresa, a las características de su actividad y para ello la plataforma debe parametrizarse adecuadamente. Además los documentos no son objetos estáticos, sino que por un lado soportan procesos de negocio y “se mueven” por la empresa, y por otro se modifican con mayor o menor frecuencia, muchas veces con la participación de varias personas. Incluso si la solución escogida dispone de herramientas de workflow y colaboración, sin una consultoría de procesos inicial cualquier implantación estará abocada al fracaso.

Gestión documental y transformación digital

La gestión documental debería ser uno de los pilares en los que se debería apoyar la transformación digital. La gestión documental es un factor clave a la hora de afronta una estrategia de transformación digital, ya que permite romper los silos de información que residen en las aplicaciones heredadas, proveyendo de una fuente única de la verdad para los documentos de la empresa que, integrada en las aplicaciones de negocio, es el motor de una buena y eficiente transformación digital.

Por otro lado, la innovación tecnológica va a generar mayor eficiencia y productividad, gracias en gran parte a la automatización de los procesos. Se trata de un factor esencial dentro de la transformación digital, y un paso más allá, en el escenario de la Cuarta Revolución Industrial, que va a dar lugar a un sustancial cambio en los modelos de negocio y en los mercados de trabajo. En el día a día de las empresas, tendrá efecto fundamentalmente en sus relaciones con clientes y proveedores, y en general en la gestión de su ciclo de venta y de la cadena de suministro.

La gestión documental es algo más que la digitalización de copias de documentos en papel. Es una parte fundamental de muchos procesos diferentes de negocio, tales como el marketing, la administración legal, la gestión de clientes y servicios, las ventas y operaciones, y es claramente, uno de los asuntos estratégicos para las grandes organizaciones hoy en día.

La modernización y el futuro de las empresas pasan por la correcta gestión de los documentos y su integración en los procesos de negocio. Los escáneres de documentos profesionales enlazan el mundo análogico con los procesos de negocios digitales. Así que en cada proceso de transformación digital, los escáneres de documentos llenan esta brecha digital. Sin gestión documental no hay transformación digital. La gestión documental es uno de sus protagonistas.

La transformación digital ha hecho que estemos ante la muerte de la oficina jurásica y el hola a la llamada oficina inteligente.

Hay una nueva forma de gestionar el documento en todo su ciclo de vida, con equipos capacitados para ello como nuestros multifuncionales inteligentes, con soluciones de gestión de procesos de negocio que automatizan todas las tareas, manejables desde cualquier dispositivo incluido el móvil, con funcionalidad social para colaborar en línea en el trabajo con documentos, incorporando la firma digital y las notificaciones electrónicas para que el papel no resurja en mitad del proceso, y digitalización certificada.

Qué servicios presta Servisoft S.A. 

Servisoft es una de las pocas empresas dedicadas a satisfacer todo el proceso que conlleva la gestión documental:

* Aplicación Mercurio (Cloud o Web) para organizar y consultar la información

* Automatización de los Flujos de Trabajo (Workflow), gracias a Mercurio Cloud o Mercurio Web.

* Custodia de Documentos y Medios magnéticos en las plantas de Medellín y Bogotá

* Suministro de equipos para escanear e imprimir stickers en renta o venta

* Suministro de personal entrenado en el proceso de gestión documental para operar en outsourcing en las empresas

* Digitalización de grandes volúmenes de información histórica

* Consultores especializados en todas las etapas del proceso. Equipo interdisciplinario 

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La Gestión Documental es fundamental en la estrategia digital @servisoftco

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Las compañías hacen un gran esfuerzo por tener la mejor ERP, el más robusto CRM, adquieren potentes servidores, contratan personal para operar todo lo anterior, y olvidan la base de una empresa, que es la correcta gestión de los documentos. MERCURIO WEB y MERCURIO CLOUD son dos poderosas soluciones creadas por nuestra empresa SERVISOFT S.A. . Sin éste último componente, Usted no estará aplicando todos los principios de la verdadera transformación digital.

  • La transformación digital, además de la nube, el Big Data, IoT, etc. debería empezar por la gestión documental.

  • Una buena gestión documental garantiza importantes ahorros económicos, incluso desde el corto plazo.

  • Es curioso que cuando se habla de transformación digital, casi nunca aparece la gestión documental como uno de los pilares sobre los que se debe sustentar.

  • Las empresas, sobre todo aquellas pequeñas y medianas, no gestionan de forma eficiente sus procesos documentales: documentos que están duplicados y triplicados, excesivo consumo de papel que luego no se utiliza, desorden organizativo,… Puede añadir unos cuantos más, porque seguro que en su empresa sufre alguno de estos males a diario.

  • Gestionar los documentos que se encuentran en una organización de forma óptima es algo cada vez más necesario, aunque sólo sea porque cada vez generamos una mayor cantidad de datos.

  • Una buena gestión documental garantiza importantes ahorros económicos y lo que quizá es más importante, permite no perder tiempo en buscar la información adecuada. El dato es cada vez más importante y ese dato se encuentra principalmente en los documentos, en un 90% de las ocasiones.

  • Encontrar los sistemas, herramientas y aplicaciones que facilitan y optimizan el ciclo de vida de los documentos de la empresa, incluyendo los formatos y medios para la obtención y difusión de los mismos es algo cada vez más vital para el correcto funcionamiento de una empresa. Y sin embargo, las empresas, bien por desidia, porque es muy difícil cambiar las formas de trabajar, por costes o por que simplemente lo ven innecesario, no acaban de apostar por la gestión documental.

  • Mercado de la gestión documental

    De esta forma nos encontramos con un mercado en expansión,  porque lo cierto es que cuando una compañía empieza a realizar una correcta gestión del documento, ve cómo su productividad aumenta y sus costes se reducen. Por ello, la gestión documental debe de ser uno de los primeros procesos en comenzar con la transformación digital de las organizaciones. Desde hace numerosos años, con la llegada de los primeros ordenadores personales y los escáneres, las empresas y organizaciones invirtieron muchos de sus recursos en la digitalización de sus documentos. Sin embargo, este proceso no paró en el escaneo y archivado y en la actualidad vemos que la gestión documental va más allá, englobándose dentro de procesos como la gestión del conocimiento o la gestión de las solicitudes hacia departamentos de todo tipo: RRHH, TI, etc. Podríamos decir que la eliminación de formularios y cuestionarios en papel así como la automatización de los procesos relacionados forman parte ya de la gestión documental.

  • Haciendo referencia nuevamente a la gestión del conocimiento, vemos que las empresas están comenzando a preocuparse más por la calidad de los contenidos que por la cantidad. De poco vale disponer de una gran biblioteca de manuales y guías de usuario en formato digital si los usuarios no “consumen” dichos recursos. 

  • El mercado se encuentra en pleno proceso de transformación digital. Vemos a las grandes empresas completamente inmersas ya en este proceso y a la mediana empresa también invirtiendo en ello. Se estima que para 2020 el 40% de las empresas que actualmente lideran el mercado serán suplantadas por empresas líderes digitales, ya que éstas últimas son hasta un 50% más rentables que las empresas que aún no han afrontado el cambio de la era digital. Debido a este cambio de paradigma notamos que las grandes empresas están dando pasos en firme para conseguir transformarse al mundo digital, e igualmente el resto del mercado se mueve detrás de ellas, de forma ordenada, donde tras la gran empresa observamos movimiento en la mediana empresa, específicamente en aquéllas que no sólo buscan operar en el mercado español sino que también quieren competir en mercados internacionales.

  • Las herramientas de digitalización y gestión de documentos se están posicionando como una solución clave para mejorar exponencialmente los resultados de las empresas, ya que está demostrado que ayudan a ahorrar tiempo y dinero, haciendo accesible no solo a las grandes organizaciones, sino también a las pymes, soluciones integradas para impulsar la productividad en menos tiempo.

  • Las ventajas de una correcta gestión documental están claras. Sin embargo, según el último estudio de IDC, sólo un tercio de las pymes europeas y un 5% de las empresas latinoamericanas está preparándose para el mundo digital. El hecho de que sean tan pocas las empresas que se encuentra en esa labor de transformación digital y por tanto, que tampoco apuesten de forma clara por una correcta implantación de soluciones de gestión documental se traduce en una oportunidad de crecimiento en un mercado que sufre la presión de aumentar la eficiencia y optimizar sus recursos.

    Son precisamente las pymes las que más tienen que apostar por esta transformación ya que en este mercado hay que hablar de dos realidades: mientras las grandes cuentas llevan años introduciendo mejoras en sus procesos documentales, las pequeñas, no. Las grandes compañías ya están muy familiarizadas con este tipo de soluciones, por lo que debemos centrar nuestros esfuerzos en hacer llegar este mensaje a las pequeñas y medianas empresas, que necesitan invertir en mejorar sus procesos y aplicaciones para la gestión de los activos más críticos: sus documentos.

  • La crisis económica puede haber sido uno de los factores que han influido negativamente para que las empresas no gestionen de forma correcta sus documentos. 

  • Un tema que afecta a todos en la actualidad es el de la seguridad. Esto lleva a la necesidad de una mejora de todos los procesos relacionados con los documentos y flujos de trabajo críticos del negocio. En la gestión segura de documentos influye también la eficiencia y la productividad, así como la velocidad de una empresa que lleva a una mayor fidelidad y satisfacción de los clientes”.

  • Integración

    Implementar una solución de automatización no tiene por qué conllevar enormes costos adicionales para una adaptación a su entorno informático. Si la solución de automatización de pedidos o facturas de clientes no se adapta a su entorno de gestión, el costo de desarrollo a medida será alto. Lo indicado es una solución que sea compatible con una amplia variedad de aplicaciones de gestión, configurable para satisfacer requisitos específicos de cada empresa, y que se integre fácilmente con su infraestructura tecnológica.  No sólo se trata de ser compatible con el mayor rango de ERPs, sino también con aplicaciones de sobremesa y otras plataformas empresariales (CRM, SCM…).  En el caso en el que los sistemas corporativos no tengan integradas las herramientas de gestión documental, la propia gestión documental debería proveer de conectividad con cualquier tipo de sistema. Por ello, hoy en día, la implantación de un sistema de gestión documental debe incorporarse como un proyecto dentro de la compañía e involucrar a todos los sistemas de gestión.

    No es sólo poner una pieza de software en el entorno del cliente, es obligatorio para garantizar que la solución soporta todo el proceso de negocio. Esta es una combinación de conocimiento de la industria, consultoría, gestión inteligente de proyectos en el lugar del cliente, así como en el lado del proveedor / partner.

    Se requiere por tanto un sistema de gestión centralizado que reduzca significativamente el número de interfaces y por lo tanto evite posibles vías de pérdida de datos, trazabilidad inadecuada y deficiente cumplimiento de la normativa. La implementación de un único programa de software, que no sólo permite el procesamiento de cualquier formato de documento, sino que genera visualmente el documento, elimina las barreras de aquellos sometidos a  revisión y permite la salida en cualquier tipo canal, así como ofrecer funciones para un procesamiento posterior.

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  • Pero también móvil

    La integración además no sólo se tiene que hacer con el conjunto de las aplicaciones que se usan dentro de una empresa. Desde hace unos años, ha aparecido un nuevo actor que también influye en la gestión documental. Se trata de la movilidad. Al final los usuarios de este tipo de soluciones buscan obtener una experiencia similar a la que obtienen en sus vidas del día a día, donde pueden acceder a miles de aplicaciones en cualquier momento y desde cualquier lugar. Esta misma experiencia se está comenzando a demandar en las organizaciones, donde el acceso a la información corporativa se debería comenzar a poder consumir también desde cualquier lugar y en cualquier momento. Por ejemplo, cuando el director de ventas de una compañía quiere aprobar una propuesta mientras está viajando. En este sentido, podemos observar una tendencia hacia la movilidad que está impulsando a que nuestros clientes proporcionen soluciones móviles a sus empleados. Este una forma más de interactuar y trabajar con una solución de gestión documental además del acceso a canales que emplea, como los basados en PC y en web.

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* Suministro de personal entrenado en el proceso de gestión documental para operar en outsourcing en las empresas

* Digitalización de grandes volúmenes de información histórica

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Gestión documental y efectividad en la oficina @servisoftco

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Era común la imagen de la secretaria o el asistente buscando un documento de importancia para la operación de negocios del día. Una factura, el historial de un cliente o alguna orden de compra, se procuraban en un mueble de cuatro o cinco gavetas en posición vertical, que responde al nombre de archivero.

La digitalización de los documentos ha convertido la revisión de folios y carpetas en cosa del pasado, causando un cambio de paradigma en las funciones de analistas y asistentes, a quienes las labores operativas les son cada vez menos demandantes, puesto que la exigencia gira en torno a deliberaciones estratégicas.

La digitalización de documentos, que puede ser por medio de un escáner, hace más fácil la obtención de la información necesaria al instante, con grandes avances en materia de productividad, por lo que los resultados que obtenían tres personas en una oficina tradicional de hace una década, ahora lo logra un solo individuo, aparte de la presión de agregar valor en los aspectos estratégicos, como planificación o identificación de oportunidades, a raíz de que la tecnología hace más sencilla la administración de documentación.

En el sector financiero se hacen las más profundas reconversiones en materia de gestión documental integral, una combinación de la virtualización de los papeles, con la implementación de plataformas que hacen posible su disponibilidad, como la nube (o “cloud”) y el “big data”.

Un  banco, a la hora de otorgar un préstamo a un cliente, facilita que sus funcionarios tengan a mano los documentos necesarios sobre el historial del cliente, las aprobaciones, los contratos firmados y validados por un notario. Imaginen el tiempo que le tomaría a un analista de servicio al cliente buscar en archivos físicos cada uno de esos documentos. El tiempo de espera en las oficinas sería más extenso o las entidades financieras necesitarían más personal.

No se podría tener un Call Center eficiente, si los documentos no estuvieran a mano en cada pantalla de los operadores.

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 Ahora bien, al escanearse documentos y enviarse a un repositorio, ya sea a un “data center” o a “cloud”, la ciberseguridad se posiciona en un primer plano, con fines de que desaprensivos que secuestran datos o competencia ilícita no dispongan de la información de manera inadecuada, en contra de la compañía.

Para esto, los equipos gestores de documentos, aquellas grandes impresoras que han evolucionado también a escáneres, depósitos de información y dispositivos conectados a internet que envían documentos, encriptan los elementos, en adición de que el “software” de estas máquinas viene con anti-virus integrados.

De igual manera, la gestión documental integral favorece al empleado móvil, aquel colaborador que con su tableta o teléfono inteligente avanza asuntos de sus funciones mientras se encuentra fuera de la oficina.

Asimismo, la gestión documental integral favorece al empleado móvil, aquel colaborador que con su tableta o teléfono inteligente avanza asuntos de sus funciones mientras se encuentra fuera de la oficina.

A un abogado le es muy útil este concepto. Puede estar en una reunión fuera de la oficina, acceder a una red interna por medio de su  Smartphone e imprimirlo, para mandarlo a buscar o que esté listo para cuando llegue. Le ahorra tiempo y dinero.

Qué servicios presta Servisoft S.A. 

Servisoft es una de las pocas empresas dedicadas a satisfacer todo el proceso que conlleva la gestión documental:

* Aplicación Mercurio (Cloud o Web) para organizar y consultar la información

* Automatización de los Flujos de Trabajo (Workflow), gracias a Mercurio Cloud o Mercurio Web.

* Custodia de Documentos y Medios magnéticos en las plantas de Medellín y Bogotá

* Suministro de equipos para escanear e imprimir stickers en renta o venta

* Suministro de personal entrenado en el proceso de gestión documental para operar en outsourcing en las empresas

* Digitalización de grandes volúmenes de información histórica

* Consultores especializados en todas las etapas del proceso. Equipo interdisciplinario 

Cómo comunicarse con Servisoft S.A. 

Para conectarse con Servisoft puede visitar su web: www.servisoft.co

PBX Medellín:  4160055 / PBX Bogotá: 6171363

email: servicioalcliente@servisoft.com.co 

La destrucción de los documentos originales @servisoftco

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La tecnología ha cambiado la dependencia de documentos físicos en papel hacia las transacciones electrónicas y documentación. El procesamiento y recuperación de documentos en papel se ha transformado, y mientras que los documentos y archivos físicos son extremadamente vulnerables a la pérdida, daño o perderse entre los archivadores. Es comprensible que esta funcionalidad para muchas empresas impulse a usar soluciones de gestión electrónica de documentos (Electronic Document Management).  Nuestra empresa  SERVISOFT S.A. www.servisoft.co produce MERCURIO, una aplicación líder en gestión documental en latinoamérica.

A pesar de que varios documentos están siendo compartidos por vía electrónica, la “oficina sin papeles ‘no se ha materializado todavía en masa corportativamente- pero estamos en el camino correcto. Incluso hoy en día, la destrucción de la evidencia física de papel no parece natural y arriesgada para algunas empresas que aún están por abrazar el método digital.

Hay casos en que los empleados incluso imprimen documentos y archivos que han recibido por correo electrónico. Aunque es fundamental que los documentos de la empresa se almacenen y gestionen de forma segura, algunas empresas tienen puntos de vista anticuados sobre qué documentos originales en papel, deben mantenerse.

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¿Es seguro para destruir los originales?

Los documentos originales en papel suelen ser destruidos debido a que ya no son necesarios, liberando valioso espacio de almacenamiento. Sin embargo, hay algunas excepciones como los documentos originales que son críticos para las obligaciones legales de una organización – formularios de impuestos, recursos humanos, contratos de arrendamiento firmados, títulos de propiedad y los contratos, por ejemplo – deben conservarse.

Destrucción documental certificada como parte del proceso de Gestión Documental
Destrucción documental certificada como parte del proceso de Gestión Documental

Hay una idea errónea de que estos documentos deben guardarse en formato impreso, pero nada podría estar más lejos de la verdad. Mientras los documentos digitales sean adecuadamente capturados y gestionados, tienen la misma validez legal que sus homólogos basados en papel.

Optar por una solución de gestión electrónica de documentos (EDM) tiene sentido comercial. La gestión eficaz de documentos es mucho más que la digitalización y almacenamiento de documentos en formato digital. Se trata de utilizar la captura de datos para extraer automáticamente información relevante y conducir un proceso electrónico y automatizado.

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Sí, esto incluye el almacenamiento de documentos, pero también puede ser utilizado para el pago de la factura o el estado de seguimiento o para racionalizar y automatizar el proceso de aprobación de los documentos legales tales como contratos, acuerdos de confidencialidad y otros archivos legales.

 

El principal beneficio de este enfoque de gestión documental digital es que crea un registro de auditoría que es esencial para los posibles desafíos legales. Documentos de operaciones, una vez capturados electrónicamente y guardados en una solución como Mercurio de Servisoft, siempre será recuperable. 

Sin embargo, antes de llegar a la trituradora y destruir cualquier documento en papel, consulte a su proveedor de la solución de Gestión Documental y realice las siguientes preguntas para asegurarse de estar acorde con la legislación:

  • ¿Qué calidad tienen sus copias electrónicas escaneadas y guardado? El documento escaneado debe ser una réplica exacta del documento original.
  • ¿Puede ser utilizado para producir pruebas fiables? El documento escaneado tiene que ser de un alto nivel de legibilidad sin modificaciones entre éste y el documento de origen.
  • ¿Cuáles son las regulaciones específicas y legislaciones alrededor de la gestión documental de su sector. Cada sector vertical es ligeramente diferente – así que asegúrese de saber qué disposiciones se aplican a su negocio.

La alineación de los procesos de negocio

Al comenzar en el camino para lograr una oficina sin papeles  puede estar lleno de dificultades y desafíos imprevistos, que requieren no sólo un cambio de dirección de la empresa, sino también un cambio de mentalidad para los empleados.

Además de la revisión de la tecnología, las organizaciones también deben hacer frente a sus propios procesos empresariales internos. 

Es importante destacar que esta norma es independiente del dispositivo. En los últimos años, el uso de teléfonos inteligentes y prácticas de trabajo remotas han crecido enormemente. La presentación electrónica está aumentando a un nivel tal que es común que los órganos reguladores. Optando por una solución en Gestión Documental  ya no es un lujo; se está convirtiendo rápidamente en una necesidad. Tanto si opta por un portal de Internet, la nube o una solución basada en servidor.

Qué servicios presta Servisoft S.A. 

Servisoft es una de las pocas empresas dedicadas a satisfacer todo el proceso que conlleva la gestión documental:

* Aplicación Mercurio (Cloud o Web) para organizar y consultar la información

* Automatización de los Flujos de Trabajo (Workflow), gracias a Mercurio Cloud o Mercurio Web.

* Custodia de Documentos y Medios magnéticos en las plantas de Medellín y Bogotá

* Suministro de equipos para escanear e imprimir stickers en renta o venta

* Suministro de personal entrenado en el proceso de gestión documental para operar en outsourcing en las empresas

* Digitalización de grandes volúmenes de información histórica

* Consultores especializados en todas las etapas del proceso. Equipo interdisciplinario 

Cómo comunicarse con Servisoft S.A. 

Para conectarse con Servisoft puede visitar su web: www.servisoft.co

PBX Medellín:  4160055 / PBX Bogotá: 6171363

email: servicioalcliente@servisoft.com.co 

La Oficina sin Papeles (paperless office) @servisoftco

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Estando en la segunda década del siglo XXI, uno podría pensar que estaríamos más cerca de la “sociedad sin papel” descrita por el científico de la información Frederick Lancaster en 1978. 

  • Oficina Sin Papeles es un concepto novedoso y algo difícil de entender en un mundo en el que el papel es el soporte fundamental de múltiples actividades.
  • Oficina Sin Papeles debe verse y aplicarse bajo el prisma del compromiso ambiental, donde la implantación de un sistema de administración electrónica eficaz y bien entendida en empresas, organizaciones, entidades, incluso a nivel individual, puede minimizar el impacto sobre el medio gracias a la reducción de residuos.
  • La decidida apuesta en la aplicación de las nuevas tecnologías a través de la administración electrónica está siendo definitiva en la modernización tecnológica de estructuras y procedimientos en organizaciones tanto públicas como privadas. Para conseguirlo se deben llevar a cabo toda una serie de cambios y adaptaciones, no sólo tecnológicos, sino también culturales, administrativos y organizativos, que se traducirán no sólo en una mejora en la gestión, los productos o servicios a favor de sus grupos de interés, sino también en la reducción de manera significativa del consumo de papel.
  • La aplicación de buenas prácticas ambientales gracias al uso correcto de las tecnologías debe ser el punto de partida para disminuir el gasto de los recursos naturales.

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Gracias a las tecnologías emergentes sin papel, los dueños de negocios puede pasar por alto muchos dolores de cabeza y disminuir su impacto ambiental al mismo tiempo. No se trata sólo de quitar el desorden en la oficina, sino también le ahorra dinero y es un gran mensaje de protección del medio ambiente para los clientes y socios potenciales.

Aquí hay cinco estrategias para lograr una oficina sin papel

1. Los documentos internos. Compartir archivos sin que viaje a la impresora. Con Google Docs  se puede trabajar simultáneamente con colegas en un documento u hoja de cálculo y con aplicaciones sofisticadas como MERCURIO de Servisoft puede tener un sólo documento consultado por todo el personal de la compañía.  

2. Los estados de cuenta electrónicos y el pago de facturas. La ejecución de sus finanzas de oficina a través de la web hace que los pagos del sistema mucho más fáciles de seguir. La mayoría de los bancos ofrecen estados de cuenta electrónicos e incluso proporcionan incentivos a los clientes por administrar sus cuentas en línea. Si usted es un comerciante, utilice una aplicación como aceptar pagos a través de su teléfono inteligente. Usted también puede enviar los recibos de los clientes en lugar de imprimirlos.

3. Almacenamiento y uso compartido de archivos. Para mover y almacenar archivos de gran tamaño, considere invertir en Dropbox u otro sistema de transferencia de archivos. Dropbox te permite crear carpetas de grupo para los diferentes miembros de su oficina para que pueda diseminar rápidamente informes. YouSendIt es otra buena opción sin papel para compartir y almacenar archivos de gran tamaño. Ya cuando se trata de administrar eficientemente un sistema de gestión documental con consecutivo, radicación, flujo de trabajo y formas muy sofisticadas de manejar sus documentos, es mucho mejor utilizar aplicaciones como MERCURIO de Servisoft.

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Qué servicios presta Servisoft S.A. 

Servisoft es una de las pocas empresas dedicadas a satisfacer todo el proceso que conlleva la gestión documental:

* Aplicación Mercurio (Cloud o Web) para organizar y consultar la información

* Automatización de los Flujos de Trabajo (Workflow), gracias a Mercurio Cloud o Mercurio Web.

* Custodia de Documentos y Medios magnéticos en las plantas de Medellín y Bogotá

* Suministro de equipos para escanear e imprimir stickers en renta o venta

* Suministro de personal entrenado en el proceso de gestión documental para operar en outsourcing en las empresas

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* Consultores especializados en todas las etapas del proceso. Equipo interdisciplinario 

Cómo comunicarse con Servisoft S.A. 

Para conectarse con Servisoft puede visitar su web: www.servisoft.co

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