Uno, diez, veinte, cien… documentos, facturas, papeles por todos lados. De acuerdo con la compañía de investigación estadounidense Forrester Research, los volúmenes de información en las empresas crecen, anualmente, en cerca de un 200%, razón más que suficiente para confirmar que los procesos de gestión documental, cada vez más, son una herramienta necesaria para agilizar y organizar los datos que llegan diariamente a las empresas. Incluso, son alternativa en ahorro de tiempo e incremento de la productividad. Agrega, la firma norteamericana, que la gestión documental descontrolada genera caos y puede terminar en consecuencias graves como pérdida de dinero y sanciones producto del incumplimiento o ausencia de documentos requeridos.
Por lo tanto, contar con herramientas archivísticas para una gestión más eficiente y que automatice procesos, será un aporte fundamental para el correcto desarrollo de la compañía, así que como archivista, ¿en qué nivel está tu trabajo? Aquí te dejamos un quiz para identificar qué tanto conoces sobre gestión documental y si cumples con uno o varios de estos indicadores, ¡tu labor va por buen camino!
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Usas los metadatos para:
- Describir el contenido de los archivos y su información con el fin de agilizar la localización de los documentos.
- Acelerar la búsqueda de los datos mediante el uso de palabras claves.
- Estructurar la información y optimizar la gestión documental.
Asignas autorizaciones de acceso para:
- Establecer control para que la gestión documental sea eficaz.
- Evitar pérdida de documentos o modificaciones no autorizadas.
- Permitir el ingreso a los documentos solo a los responsables y no a todo el personal de la compañía.
Incentivas la colaboración porque:
- Usuarios de diferentes departamentos pueden trabajar a la vez en un mismo documento, bien sea en su elaboración o modificación.
- Mejora la comunicación interna de la empresa, la entrega de proyectos en términos de tiempo y costos.
- Es una alternativa para evitar duplicidades, retrasos o delegación de responsabilidades.
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Administras las versiones de los documentos porque:
- Facilita el cumplimiento legal y de los requerimientos del sistema de gestión.
- Garantiza la disponibilidad de los documentos o su entrega fuera de plazo.
- Permite hacer seguimiento a la historia del documento y llevar el control de su caducidad.
Realizas copias de seguridad de forma habitual para:
- Garantizar perdurabilidad de la información.
- Controlar el acceso a la información confidencial.
- Lograr mayor seguridad en la manipulación de los documentos.
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Al momento de elegir el lugar donde se conservarán los documentos físicos verificas previamente:
- Los niveles de humedad, temperatura y seguridad.
- La disposición de suministro eléctrico independiente.
- Para los documentos más sensibles, protección con sistemas de control de partículas, extinción de incendio y acceso restringido.
Finalmente, dentro de las buenas prácticas de gestión documental como archivista, desde Servisoft te dejamos dos recomendaciones finales que serán la cereza del postre para tu labor. Recuerda siempre elaborar protocolos de actuación en caso de amenazas o fallos y, en segunda instancia, cumplir con los pilares de seguridad de la información: confidencialidad para respetar el tratamiento de los datos, integridad de todos los archivos y los datos que contienen, disponibilidad para cada tipo de documento según el usuario que lo necesite y autenticación para disminuir el riesgo de falsificaciones o modificaciones.
Entonces, ¿en qué nivel estás? Tú tienes la respuesta.
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