Los secretos mejor guardados sobre el impacto que tiene la gestión del archivo en tu empresa

La gestión de archivo permite el correcto manejo de los documentos físicos y electrónicos de una empresa.

Esta gestión, comprende una serie de estrategias y sistemas utilizados para este fin, dentro de los cuales se encuentran las tareas de:

• Crear
• Ver
• Modificar e imprimir los documentos

<< Descubre la historia de Ricardo y cómo logró que aprobaran su proyecto de gestión documental en 5 sencillos pasos. >>

Por supuesto todo esto se puede realizar desde un sistema administrador de archivos que se encargue de gestionar de manera eficiente dichos documentos.

A continuación, te presentamos los 10 secretos mejor guardados sobre el impacto que tiene la gestión de archivo en tu empresa.

Secreto número 1: Comprendes la naturaleza y el ciclo de vida de cada uno de los archivos y documentos

Es importante resaltar que el ciclo de vida de los documentos está conformado por todas aquellas actividades o procesos y la relación directa con los usuarios, sin olvidar su responsabilidad o actuación respecto a los archivos.

Secreto número 2: Valoras los beneficios que te brindan unas instalaciones adecuadas archivar cada tipo de documento

Cuando se implementa un sistema de gestión de archivo en tu empresa, las instalaciones deben mantener unos niveles de humedad, temperatura y seguridad ideales para archivar cada tipo de objeto susceptible de custodia.

Es aquí donde se comienzan a valorar los sistemas de control de partículas, extinción de incendio por gas inocuo, sistemas de accesos restringidos mediante permisos y suministro eléctrico independiente para todos aquellos documentos especialmente sensibles y que deben contar con la protección adecuada.

Secreto número 3: Entiendes y respetas los cuatro pilares de la seguridad de la información

Tu empresa siempre debe mostrar un compromiso con la seguridad de la información, por lo cual, al implementar un sistema de gestión de archivo, se entiende y respetan:

• La confidencialidad de la información tratada
• La integridad de los archivos y de la información y datos que incluyen
• La disponibilidad necesaria para cada tipo documental, según las exigencias de acceso a esa información (quién la necesita y qué herramientas van a usarse para acceder a ella)
• El control de la autenticación para que no haya falsificaciones ni modificaciones no deseadas.

<< Descubre la historia de Ricardo y cómo logró que aprobaran su proyecto de gestión documental en 5 sencillos pasos. >>

Secreto número 4: Implementas un sistema de clasificación y recuperación

Implementar un sistema de clasificación y recuperación te da funcionalidad y ahorro de tiempo de búsqueda. Esto se logra de manera eficiente gracias al uso de armarios compactos, o motorizados, que no solo preservan los archivos o documentos, sino que además los protegen de la luz, del polvo y otras externalidades negativas.

Secreto número 5: Conoces el flujo de trabajo de cada archivo y documento

La creación de un workflow o flujo de trabajo es mucho más que la descripción del ciclo de vida de un documento, ya que debe incluir las actividades de normalización y representación de la información, atendiendo a las características que permita el software del gestor documental, de esta forma, integrando ambos elementos, se podrá asignar adecuadamente responsabilidades, procesos, tiempos y atributos determinados en cualquiera de las fases de la gestión de la documentación.

Secreto número 6: Descubres el valor de copiar toda la información

Al manejar a plenitud y de manera ordena la información de tu empresa descubres el valor de copiarla a diario y adecuadamente. Tal es el caso de:

• Facturas
• Documentos oficiales
• Pedidos
• Contratos
• Bases de datos

Esto se hace principalmente para evitar fallos en tu equipo informático, robos o eres víctima de un ataque de un pirata informático, perdiendo de esta manera toda la información generada por tu empresa durante años.

Las copias se pueden efectuar en discos duros externos utilizando sistemas remotos, los cuales ofrecen doble garantía de seguridad y recuperación para grandes volúmenes de datos.

Secreto número 7: Proteges con niveles de seguridad todo el acceso a los archivos y documentos

Para cualquier empresa es de suma importancia contar con un registro o seguimiento detallado de todo el acceso a los archivos y documentos, ya que de esta forma se evitan pérdidas o sustracción de información.

Con los nuevos sistemas de gestión de archivos resulta muy fácil y necesario configurar accesos restringidos para que solo puedan entrar las personas designadas con los permisos específicos.

Además, puedes configurar con niveles de seguridad todos los documentos y archivos dependiendo su confidencialidad, su protección legal y su importancia.

Secreto número 8: Cuentas con recursos humanos cualificados y entrenados

Cuando hablamos del impacto que tiene la gestión de archivo en tu empresa no hay nada que sea más relevante que contar con un recurso humano cualificado y entrenado, el cual fomente la interiorización de buenos hábitos en el tratamiento de información.

Esto, más que un secreto es desde el 1 de julio del año 2015 una obligación con la reforma del código penal, donde se incluyen medidas para responsabilizar a las empresas, y a todas aquellas personas que actúen en nombre de éstas, del tratamiento ilegal que le puedan dar a la información, ya sea trabajador asalariado, gerente, administradores o personal autorizado en general.

Al contar con recursos humanos cualificados y entrenados en esta área se concientiza y sensibiliza a todos los trabajadores de tu empresa para que no se realicen acciones que puedan poner en peligro la seguridad de la información tratada por la compañía.

Secreto numero 9: Aprovechas los recursos tecnológicos disponibles

La existencia de herramientas tecnológicas digitales no solo aporta soluciones, sino que además facilitan sobremanera el adecuado flujo de la información.

Vale la pena destacar que los tres principales avances tecnológicos en la gestión de archivos son:

• La digitalización e indexación de documentos
• Los sistemas de gestión documental y la nube
• El almacenamiento remoto y accesible desde internet

<< Descubre la historia de Ricardo y cómo logró que aprobaran su proyecto de gestión documental en 5 sencillos pasos. >>

Secreto numero 10:  Eres capaz de identificar las potenciales amenazas, vulnerabilidades y fallos en la gestión de archivo

Una de las cosas que más atención requiere en la gestión de archivo de tu empresa es la planificación, ya que así tendrás el control de lo que pueda fallar, logrando elaborar protocolos de actuación acordes para solucionar estas situaciones.

Vale la pena destacar que en la actualidad la mayoría de las empresas estan integradas en el mundo digital, es por esta razón que las potenciales amenazas, vulnerabilidades y fallos en la gestión de archivos se multiplican.

Algunas de las cosas que se deben identificar son: dónde se alojan los archivos; por ende, se debe comprobar la seguridad de las conexiones a internet y el uso de los navegadores en los diferentes aparatos con conexión.

Al identificar las potenciales amenazas se previenen posibles fallos de los servidores, de manera que se puedan afrontar las ciberamenazas.

A manera de conclusión

Básicamente, la optimización de la gestión documental sirve para mejorar la eficiencia de los procesos por los que pasan los documentos y asegurar su utilidad y conservación.

Pero depende de cada empresa hasta dónde llegar en su gestión documental y hasta que nivel aprovecha las ventajas que supone.

Recuerda que una buena gestión documental maximiza el valor de los documentos en formato papel, pero que, a pesar de ser digitalizados, pueden ser vistos, impresos, compartidos y conservados, pero con la ventaja de haberse convertido en contenido activo.

Al ser un contenido activo, se puede buscar en los buscadores de internet con diferentes criterios, se pueden explotar los datos y toda la información que contiene cada documento con facilidad y rapidez y se puede alargar su vida de forma casi infinita.