Gestión documental: claves para el trabajo en equipo

Alcanzar una meta, cumplir un objetivo de manera individual es posible, ¡claro! Sin embargo, cuando se trata de hacerlo en equipo los resultados, con seguridad, se potencian. Unir esfuerzos, incentivar la diversidad, la creación y unir los diferentes talentos marca la diferencia. En términos de gestión documental el trabajo en equipo sí que es asunto necesario, tanto dentro del grupo de archivística como con los demás colaboradores de la empresa, pues de esta sinergia dependerá el correcto manejo de la información y el crecimiento de la compañía.

Y es que el trabajo en equipo es la forma más asertiva para el cumplimiento de metas en cualquier organización, además de ser una manera de reclutar talento y propiciar un buen clima laboral. Otros de los beneficios que representa esta modalidad es el compartir responsabilidades, desarrollar tareas en un ambiente más dinámico, facilidad para enfrentarse a los retos y constante motivación.

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Para trabajar en equipo es fundamental que el grupo esté sincronizado y tenga claro el qué, el cómo y el por qué de la función que realizará, por lo tanto, la comunicación es clave importante, así como conocer las fortalezas, las pasiones, las ambiciones y las debilidades de cada uno de los integrantes, para ubicarlos en las posiciones donde logren mejores resultados.

Como líder de la gestión documental en tu empresa coordinar y trabajar en equipo será un asunto  inevitable, así que aquí te compartimos algunos consejos para lograrlo como todo un maestro de orquesta.

1- Crea un ambiente de confianza. Esta cualidad resulta fundamental para que cada uno de los integrantes se sienta tranquilo para intervenir, hablar y expresarse en caso de necesitar ayuda o aportar ideas que favorezcan el desempeño del equipo. En un ambiente donde hay confianza es posible entender y mediar las diferencias, además de potenciar las posibilidades de aprendizaje y crecimiento.

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2- Promueve el sentido de pertenencia. Por naturaleza el ser humano necesita sentirse parte de algo y ese es un principio muy poderoso a la hora de crear equipos, por lo tanto, es necesario generar espacios donde cada miembro se sienta valorado y tenga claro su impacto dentro del grupo. En este punto es importante involucrar a las personas en la toma de decisiones, contar con sus opiniones, pues nada desmotiva más que someterse a imposiciones y autoritarismos. Está claro que cuando el trabajo es en equipo las decisiones son de todos los integrantes, para ello es necesario fomentar la generación de ideas y evitar ese concepto individualista de “este no es mi problema”, así se motivará además, la responsabilidad y compromiso mutuos, si los logros son de todos, también las responsabilidades y los errores.

3- Define objetivos comunes. Solo así será posible que todos apunten al cumplimiento de una misma meta y tengan claro qué deben hacer para alcanzarla de acuerdo con el área al que pertenecen, incluso cuando se trate de un objetivo corporativo en el que intervienen diferentes departamentos de la compañía. La claridad acerca del lugar al que se quiere llegar hará que todos los miembros del equipo puedan concentrar mejor sus esfuerzos y ser más productivos.

4- Valora la  diversidad. En la variedad está el placer reza el conocido adagio popular. En términos laborales la diversidad es un ingrediente importante, pues un equipo de trabajo homogéneo puede trabajar de manera eficiente, pero sin mucha innovación, por lo que aprovechar las diferencias facilitará el cumplimiento de objetivos y, claramente, será una oportunidad para crecer y mejorar. En este punto es importante destacar que, a la hora de aprovechar la diversidad, juzgar no es un asunto que sume, al contrario, podría generar dificultades y diferencias entre los integrantes del grupo.

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5- Propicia la comunicación. Para enfocar todos los esfuerzos a un mismo objetivo la comunicación es imprescindible, así que es necesario crear los canales de comunicación adecuados para fomentar la escucha y retroalimentación de los integrantes del equipo, de esa manera podrán crearse estrategias en conjunto cada vez que sea necesario.

6- Celebra los éxitos del grupo. Así como se comparten las adversidades y se reconoce el trabajo individual, valorar los logros grupales es fundamental. Por eso, se recomienda reunir a todos los responsables, destacar el rol de cada uno y, así mismo, agradecer de manera colectiva cada uno  de los objetivos alcanzados como equipo.

Así las cosas, para lograr que la gestión documental en tu empresa se destaque y aplicar cada una de estas seis claves con tu equipo, es necesario que seas líder y no jefe, que te comportes como parte del grupo no como autoridad, llegues a consensos sin buscar protagonismos, valores la ideas y no hagas imposiciones. Escucha siempre, esa es la clave.

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