Los más y los menos de la era de cero papel establecida por el Gobierno Nacional

Cuando se habla de políticas de cero papel en las empresas la contribución y el cuidado del medio ambiente es la ventaja que primero llega a la mente, razón más que poderosa para que cada día más compañías se unan a la iniciativa y transformen sus procesos de gestión documental. De la mano de este cambio llegan también otras bondades como ahorro en costos, aprovechamiento del espacio físico y fácil acceso a la información por parte de los colaboradores de la empresa, todo esto gracias a la digitalización de los procesos archivísticos.

Y es que el decreto de ley 2106 del 22 de noviembre de 2019 dado por el gobierno colombiano establece que la iniciativa cero papel tiene como objetivo “establecer los lineamientos para contribuir a una gestión pública efectiva, eficiente y eficaz, al reducir el uso del papel en las entidades públicas, tanto en sus procesos internos como en los servicios que prestan a los ciudadanos”. De esa manera, sugiere para la reducción del uso de papel apoyarse en medios electrónicos y basarse en tres ejes fundamentales:

• Implementación de buenas prácticas.
• Optimización y automatización de procesos.
• Diseño de sistemas para gestionar documentos electrónicos.

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Vale destacar que, de acuerdo con experiencias de otros países que ya han adelantado iniciativas similares, las oficinas cero papel no proponen la eliminación total de los documentos físicos, pues ciertas políticas exigen datos en papel para garantizar autenticidad, confiabilidad e inalterabilidad de alguna información. Esto significa que los documentos en papel tienden a convivir con los documentos electrónicos, por lo tanto, para la reducción de los archivos físicos es definitivo basarse en cuatro principios de gestión documental:

• Los procesos y procedimientos.
• La cultura organizacional.
• La gestión documental y la normatividad vigente.
• La tecnología.

Ahora la pregunta entonces es ¿cuáles son las ventajas y desventajas de las oficinas sin papel? Mucha atención que aquí te contamos.

1. Información más segura. Como ya se mencionó, conservar información en formato digital es más seguro que cuando se hace en papel, pues puede establecerse acceso restringido a los datos: otorgar permisos solo para visualizar o, en caso de ser necesario, para ver y editar. Incluso, cuando se compara con alteraciones ambientales, los documentos físicos tienen mayor exposición a la pérdida por factores como humedades, incendios y otro tipo de accidentes.
2. Ahorro de espacio. Hasta hace un tiempo cuando los archivos se guardaban en oficinas, liberar espacio para destinarlo a otros usos más productivos resultaba un asunto lejano. Ahora, con la digitalización de los documentos es posible habilitar o ampliar las oficinas para otros usos que aporten mayor valor a la compañía y a sus colaboradores. Incluso, si no es necesario más espacio buscar uno más pequeño será, claramente, una posibilidad de ahorro.
3. Gestión documental más eficiente. Al digitalizar la información su gestión y búsqueda es más rápida y ágil, pues el tiempo destinado es menor comparado con la búsqueda de un archivo físico, la información es más accesible para todos los colaboradores, a la vez que hay mayores posibilidades de restringir el acceso a datos confidenciales. Una gran ventaja adicional es la posibilidad de acceder a los documentos desde cualquier lugar y dispositivo, así como mejorar su trazabilidad y rastreo para identificar quién y cuándo los modificó

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Otras de las ventajas derivadas de la digitalización y las oficinas cero papel son:

• Mejoramiento de las comunicaciones y el entorno laboral.
• Servicios y procesos más efectivos.
• Empresas más productivas.
• Disminución en el consumo de energía en impresoras y fotocopiadoras.

Por su parte, las desventajas se centran en las dificultades para la creación de una cultura organizacional alrededor de esta tendencia y los temores en términos de costo beneficio. Como ya se ha dicho en publicaciones anteriores, pasar de una oficina tradicional llena de papeles a una en la que la digitalización es la nueva forma de trabajo, es un asunto que requiere de tiempo y paciencia por parte de los archivistas, sin embargo, una vez logrado, serán los mismos colaboradores quienes destaquen los beneficios de contar con un sistema de gestión documental digital.

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Finalmente, los costos producto de la inversión en nuevas tecnologías, los recursos destinados para la capacitación, el cambio de procesos y flujos de trabajo digitales parecieran ser el mayor obstáculo para que las empresas den el gran salto tecnológico. Sin embargo, desde Servisoft estamos convencidos de que reversar la decisión de convertirse en una empresa cero papel por razones económicas no es más que eso: temor, pues una vez analizada la rentabilidad de sistema de gestión documental quedará claro que los gastos de adquisición y el retorno de la inversión será más rápido y visible de lo esperado, mediante ahorro en tiempo de trabajo, mayor satisfacción de clientes y colaboradores, así como expansión a nuevas oportunidades comerciales.

Entonces ¿listos para dar el paso a las oficinas cero papel?

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