Los 5 secretos mejor guardados de archivistas que incorporaron la tecnología en su empresa

Muchos, con seguridad, han tenido que ir contra la marea no solo para adoptar innovaciones tecnológicas sino para hablar de gestión documental en sus organizaciones. Es que no es nada fácil que una empresa tradicional abandone, paulatinamente, esas viejas prácticas de organizar, archivar y buscar entre miles de papeles, datos que ahora podrían estar a tan solo un par de clics.

Las nuevas tecnologías en archivística, siempre que sean elegidas correctamente, facilitan la creación, almacenamiento, organización, protección, localización, recuperación y custodia de los archivos, sin embargo, que todos los colaboradores de la empresa comprendan estos conceptos y los incorporen en sus funciones diarias es un asunto que, además de tiempo, requiere paciencia por parte de los profesionales en gestión documental. Por lo tanto, cuando lo logran ellos se convierten en algo así como una especie de magos que, bajo su manga, guardan uno que otro secreto para transformar esa antigua idea de archivos llenos de papeles en prácticas herramientas que ahorran tiempo y dinero en el manejo de datos e información.

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¿Quieres conocer cuáles son sus secretos mejor guardados? ¡Aquí te contamos cinco de ellos!

Personalización de las herramientas. Aunque en el mercado las opciones son múltiples, los programas de gestión documental necesitan un cierto grado de personalización para cumplir con los objetivos trazados. En ese sentido, la elección cuidadosa y detallada del proveedor es clave, incluso, deberá acordarse con él previamente la metodología de trabajo durante el desarrollo de la herramienta: waterfall o agile. La primera, requiere que la organización esté inmersa al principio del proyecto de manera que se definan los requisitos con los que deba cumplir la herramienta. En el caso de la metodología agile, los cambios se dan en la medida que se va creando la herramienta. Así que como archivista además de ayudar en la personalización de la herramienta, el secreto también está en seleccionar el método adecuado.

Capitalizar el conocimiento. Ese es un argumento de peso entre los archivistas que logran implementar nuevas tecnologías en sus empresas, ¿la razón? Las organizaciones vanguardistas saben que la documentación es un activo a largo plazo para lograr el cambio y la innovación. De esa manera, para incorporar con éxito estas herramientas es necesario tener clara la estrategia del negocio, conocer el estado de los documentos en sus diferentes formatos y su tiempo de vida, así como tener claridad acerca de los recursos humanos, físicos y tecnológicos de los que dispone la compañía. Una vez reunido y capitalizado todo este conocimiento, será mucho más ágil definir las expectativas con las que deben cumplir las nuevas tecnologías que se incorporen a la compañía.

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Definir protocolos. Hacerlo es vital para lograr, apoyados en las nuevas tecnologías, procesos de archivo integrales y eficientes. Los protocolos de gestión documental deben hacerse de manera ordenada previo conocimiento de toda la producción archivística de la compañía, por lo tanto, es necesario conocer el cómo, el por qué y el para qué de todos los datos que ingresan o salen de la empresa, solo así será posible gestionar de manera adecuada los archivos, proyectos y metas establecidas por la compañía. Vale destacar que del protocolo también hacen parte los procesos de revisión y almacenamiento para lograr fácil ubicación y acceso oportuno a la información, de manera que apoyarse en el uso de tecnologías especializadas facilitará la revisión, inspección y seguridad de la información.

Formular un Programa de Gestión Documental, PDG. Los expertos en archivística saben que la información es la columna vertebral de cualquier estructura organizacional, razón más que suficiente para crear un PDG que defina la estrategia de orden y categorización de los documentos. Esto implica, claramente, la implementación de instrumentos archivísticos y nuevas tecnologías dentro de la empresa. Pero, ¿cómo crear un PDG? Aquí los pasos:

• Diagnóstico.
• Identificar necesidades.
• Definir los pasos a seguir.
• Crear las fases de implementación del proceso.
• Establecer programas específicos.
• Empalmar la planeación con la gestión.

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Por lo tanto, unir los objetivos del PDG con los de las herramientas de gestión documental será clave para potenciar el crecimiento de la empresa.

Coherencia interna y externa. Ocurre, en algunas organizaciones, que la incorporación de herramientas tecnológicas se da solo para procesos documentales externos y en el interior, los colaboradores siguen trabajando como hace 50 años. Un archivista debe saber que como es adentro es afuera, por lo tanto, la tecnología deberá ser transversal a todos los procesos organizacionales, desde la creación de los documentos hasta la salida de los mismos, de lo contrario, además de subutilizar la tecnología, se estarán generando enormes gastos innecesarios que pueden generar dificultades en el mediano plazo.

Secretos como estos seguro habrá muchos más, podría ser una lista interminable, sin embargo, desde Servisoft sabemos que todos los procesos de gestión documental son mucho más ágiles cuando se incorporan herramientas tecnológicas, solo basta con generar confianza entre los colaboradores de la empresa, que pierdan el miedo, para que sean ellos mismos quienes identifiquen que son más los beneficios y que la inversión se justifica con creces.

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