Guía para crear tus propias pautas de gestión documental en tu empresa

Después de la implementación del sistema de gestión documental hay que recoger información sobre su funcionamiento como un proceso integral y continuo.

¿Por dónde empezar? Por el principio, responderían algunos. Aunque suene gracioso, ese comienzo podría resultar algo complejo si no se tiene claro qué y cómo se va a hacer. Como en la mayoría de los casos, en cuestiones archivísticas tener claro un plan de trabajo es fundamental para, posteriormente, definir estrategias, actividades y así, cumplir las metas establecidas. Tal como reza el dicho, antes de correr hay que, primero, andar y para aplicarlo a cualquier actividad de gestión documental bastará con responder a estas tres preguntas:

• ¿Cuál es el objetivo final del proyecto?
• ¿Cuáles son los resultados esperados?
• ¿Qué recursos son necesarios?

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Una vez solucionadas estas inquietudes ya habrá un camino abonado para comenzar y lo que sigue es ejecutar. ¿Cómo? Para lograrlo, desde Servisoft te dejamos una guía para que crees las pautas de gestión documental para tu empresa.

Diseña un plan de trabajo para todos tus proyectos. Él trazará la hoja de ruta para llegar a la meta, a la vez, que permitirá monitorear y controlar cada uno de los resultados obtenidos e indicará si es necesario ajustarlos en el camino. Es fundamental que este plan de trabajo archivístico sea compartido entre el equipo de trabajo de gestión documental o entre las partes que harán parte de la ejecución, para que tengan clara la ruta a seguir. Dentro de la creación del plan es importante incluir: diagnóstico, objetivos, indicadores, recursos, estrategias, acciones, responsables y tiempos.

Haz el inventario documental. Este instrumento archivístico resulta muy importante a la hora de obtener y localizar la información, bien sea para la consulta o el control de documentos de la compañía. En su construcción es clave cumplir con varios principios. El primero de ellos es la utilidad, para eso es necesario preguntarse si al crearlo resuelve un problema y si podría agilizar la toma de decisiones y el trabajo de quien lo usa. En segundo lugar, el inventario debe describir las unidades documentales, por lo tanto es necesario que estén bien nombradas para que cumpla con su función de consulta documental. El tercero de los principios es la actualización constante. Todo archivista debe saber que el inventario no es una herramienta estática, pues su uso puede estar enfocado en diferentes áreas de la compañía, de manera que siempre debe contar con actualizaciones en términos de campos, unidades documentales o estados, por mencionar algunos. Un error frecuente es tener a disposición de los colaboradores de la compañía una herramienta con datos obsoletos.

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Destina tiempo a la valoración documental. En este punto es necesario un análisis serio y detenido para describir con precisión, la posible serie o subserie de la que hace parte el documento. Aquí recomendamos incluir, además, los tiempos de retención documental teniendo en cuenta las normas externas o políticas internas para la producción, el trámite y la conservación de los documentos.

Crea un comité de archivo productivo. Como líder de la gestión documental en tu empresa, este comité será el protagonista al momento de asesorar las actividades archivísticas, por lo tanto, deberá establecer lineamientos, políticas, estrategias, programas y planes orientados a procesos archivísticos eficientes. En ese orden de ideas, será necesario que este equipo cada vez que se reúna:

• Sea convocado con suficiente tiempo para que los integrantes preparen los temas que tendrán lugar en el comité.
• Tenga claro cuál será el objetivo de la reunión.
• Disponga del material necesario para desarrollar las actividades de gestión documental.

Garantiza la custodia de los archivos. De esta manera se limitará el ingreso a usuarios que no estén autorizados, por lo tanto, será necesario que desarrolles protocolos de manejo, sobre todo, cuando se trata de documentos con información privada o vulnerable.

Genera siempre respaldo de los documentos. Desecha la idea de que un dispositivo de almacenamiento electrónico es suficiente para guardar archivos digitales. En este punto es importante que, al momento de contratar los servicios de una compañía externa para el almacenamiento de datos, te garanticen la posibilidad de contar con respaldos seguros que impida el acceso de personas ajenas a tu empresa.

Como verás, estas son apenas algunas pautas para orientar la gestión documental en tu empresa. Con seguridad, habrá muchas más que puedas implementar y que, con el paso del tiempo, te resulten más útiles. Sin embargo, cualquiera que sea la situación, desde Servisoft te sugerimos siempre establecer protocolos de manejo, acceso, control y registro que se mantengan en el tiempo para garantizar la conservación y seguridad de los archivos. Ten siempre presente que unos datos correctamente protegidos y gestionados hablarán muy bien de tu empresa.

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