Gestión documental y efectividad en la oficina

Era común la imagen de la secretaria o el asistente buscando un documento de importancia para la operación de negocios del día. Una factura, el historial de un cliente o alguna orden de compra, se procuraban en un mueble de cuatro o cinco gavetas en posición vertical, que responde al nombre de archivero.

La digitalización de los documentos ha convertido la revisión de folios y carpetas en cosa del pasado, causando un cambio de paradigma en las funciones de analistas y asistentes, a quienes las labores operativas les son cada vez menos demandantes, puesto que la exigencia gira en torno a deliberaciones estratégicas.

La digitalización de documentos, que puede ser por medio de un escáner, hace más fácil la obtención de la información necesaria al instante, con grandes avances en materia de productividad, por lo que los resultados que obtenían tres personas en una oficina tradicional de hace una década, ahora lo logra un solo individuo, aparte de la presión de agregar valor en los aspectos estratégicos, como planificación o identificación de oportunidades, a raíz de que la tecnología hace más sencilla la administración de documentación.

En el sector financiero se hacen las más profundas reconversiones en materia de gestión documental integral, una combinación de la virtualización de los papeles, con la implementación de plataformas que hacen posible su disponibilidad, como la nube (o “cloud”) y el “big data”.

Un  banco, a la hora de otorgar un préstamo a un cliente, facilita que sus funcionarios tengan a mano los documentos necesarios sobre el historial del cliente, las aprobaciones, los contratos firmados y validados por un notario. Imaginen el tiempo que le tomaría a un analista de servicio al cliente buscar en archivos físicos cada uno de esos documentos. El tiempo de espera en las oficinas sería más extenso o las entidades financieras necesitarían más personal.

No se podría tener un Call Center eficiente, si los documentos no estuvieran a mano en cada pantalla de los operadores.

Ahora bien, al escanearse documentos y enviarse a un repositorio, ya sea a un “data center” o a “cloud”, la ciberseguridad se posiciona en un primer plano, con fines de que desaprensivos que secuestran datos o competencia ilícita no dispongan de la información de manera inadecuada, en contra de la compañía.

Para esto, los equipos gestores de documentos, aquellas grandes impresoras que han evolucionado también a escáneres, depósitos de información y dispositivos conectados a internet que envían documentos, encriptan los elementos, en adición de que el “software” de estas máquinas viene con anti-virus integrados.

De igual manera, la gestión documental integral favorece al empleado móvil, aquel colaborador que con su tableta o teléfono inteligente avanza asuntos de sus funciones mientras se encuentra fuera de la oficina.

Asimismo, la gestión documental integral favorece al empleado móvil, aquel colaborador que con su tableta o teléfono inteligente avanza asuntos de sus funciones mientras se encuentra fuera de la oficina.

A un abogado le es muy útil este concepto. Puede estar en una reunión fuera de la oficina, acceder a una red interna por medio de su  Smartphone e imprimirlo, para mandarlo a buscar o que esté listo para cuando llegue. Le ahorra tiempo y dinero.

Qué servicios presta Servisoft S.A.

Servisoft es una de las pocas empresas dedicadas a satisfacer todo el proceso que conlleva la gestión documental:

* Aplicación Mercurio (Cloud o Web) para organizar y consultar la información.

* Automatización de los Flujos de Trabajo (Workflow), gracias a Mercurio Cloud o Mercurio Web.

* Custodia de Documentos y Medios magnéticos en las plantas de Medellín y Bogotá.

* Suministro de equipos para escanear e imprimir stickers en renta o venta.

* Suministro de personal entrenado en el proceso de gestión documental para operar en outsourcing en las empresas.

* Digitalización de grandes volúmenes de información histórica.

* Consultores especializados en todas las etapas del proceso. Equipo interdisciplinario.