En esta publicación presentamos » 10 ventajas de utilizar un BPMS», extraídas de nuestra experiencia con cientos de organizaciones en todo Colombia, condensando aquí los factores principales que las impulsaron a adoptar la disciplina de Gestión de Procesos de Negocios (BPM en inglés)

Ventajas de utilizar un BPM

#1 Trabaja mejor

¿Debes enviar un reporte cada lunes a las 9:00am? ¿O tal vez notificar a miembros de tu equipo cada vez que tomas una decisión? Con un BPMS puedes automatizar esas tareas recurrentes que suelen ser sencillas pero ocupan gran parte de tu tiempo. Incluso puedes reutilizar información y subprocesos.

#2 Transparencia 

Un proceso modelado graficamente y automatizado siempre se ejecutará con consistencia y transparencia. Todos sabrán qué deben hacer y cuándo. Los empleados dispondrán de las herramientas e información necesaria para realizar su trabajo. Las responsabilidades son definidas claramente, dado que cada departamento solo tendrá acceso a ciertos archivos según los permisos definidos.

#3 Decisiones automatizadas

No asignes tareas a un empleado en particular, asígnalas a un rol y otórgale ese rol al empleado. De esa forma, si la persona cambia (porque se toma vacaciones, es ascendida, despedida o transferida), solo deberán otorgar ese rol al nuevo empleado que ocupará su lugar en vez de reasignar cada tarea manualmente.

También puedes utilizar decisiones automatizadas para definir el flujo del proceso. Por ejemplo, si una tarea está retrasada podrás reasignarla a otro empleado.

#4 Planifica con anticipación

Planifica cada resultado posible de tus procesos. Define qué hay que hacer en cada posible escenario y reducirás la incertidumbre, los errores y las situaciones indeseadas.

#5 Mide y Optimiza

Toda la información relacionada a tus procesos se almacenará en un único lugar: archivos, comentarios, decisiones, etc.

Define Indicadores de Rendimiento (KPIs) para analizar y mejorar tus procesos. Los BPMS automáticamente generan reportes que te ayudarán a identificar el funcionamiento de tu organización/equipo y las posibles oportunidades de mejora.

#6 Ahorra Recursos

Principalmente ahorrarás tiempo y dinero. No deberás imprimir formularios o documentación ni trasladarlos manualmente a otro departamento para que lo aprueben. Puedes hacer todo eso electrónicamente (más rápido y económico). Esto permite reducir los costos significativamente.

#7 Mantenete al tanto de todo

Al gestionar tus procesos con un BPMS podrás responder mejor ante auditorías. Puedes realizar búsquedas y saber en segundos quién tomó una decisión, cuánto y con qué información disponía para hacerlo. Siempre sabrás qué esta retrasando un proceso y quién es el responsable de esa tarea. Encontrarás la última versión de un documento en un par de clics.

#8 Escala mejor y crece.

No importa si tu organización es una PyME o una gran corporación. Ejecutar tus procesos con un BPMS permite ampliarlos rápidamente y añadir nuevos roles/unidades de negocio o subprocesos. Así tu organización podrá crecer sin necesidad de redefinir cómo se hacen las cosas. La menor cantidad de trabajo manual, y la seguridad de que los procesos se ejecutarán como fueron formalmente definidos harán que tu organización pueda escalar mejor y más ordenada.

#9 Cumple con objetivos y plazos

Cada tarea podrá tener una fecha límite definida, para asegurarte de que los plazos serán respetados. Los empleados recibirán una notificación indicando cuánto tiempo tienen para completarla. Además, las tareas vencidas pueden disparar otras acciones, como notificar a alguien o reasignar la tarea.

#10 Fomenta el trabajo en equipo

Involucra al equipo en el modelado y configuración del proceso, fomentando así la colaboración entre los empleados. Trabajar juntos en la definición de un proceso de negocios aumenta significativamente el intercambio de conocimiento. Así se involucran a las personas y se toman mejores decisiones sobre los procesos.