Tácticas para derribar mitos a la hora de incorporar la tecnología en la gestión documental

Grandes, medianas o pequeñas, independiente de su tamaño, si las empresas de hoy quieren permanecer el tiempo, ser sostenibles y expandir su crecimiento deben comprender que la tecnología para gestión documental es el presente no el futuro, es una inversión no un gasto. ¿La razón? Los datos, la información han sido llamados el nuevo petróleo de la época, pues bien controlados y protegidos serán herramienta fundamental para actuar y alcanzar los diferentes objetivos organizacionales, tanto en términos operativos como económicos.

En ese sentido, tener la información por sí misma no es suficiente, para lograr los efectos esperados es necesario tenerla correctamente organizada, así como garantizar un acceso seguro y rápido para cualquier situación en que sea necesaria su consulta y para ello, claramente, el uso de la tecnología se convierte en herramienta indispensable. Sin embargo, hablar de ella en las empresas más tradicionales constituye todo un reto en su incorporación, pues los mitos y la negativa ante su implementación no se hacen esperar.

Por eso, desde Servisoft queremos darte algunos argumentos o tácticas que te permitirán derribar algunos mitos respecto al uso de tecnología en la gestión documental.

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Mito: La gestión documental solo es necesaria en las grandes empresas.

Argumento: Falso. Implementarla convertirá a la organización en una compañía innovadora, independiente de que se trate de una pequeña, mediana o gran empresa. Está claro que, actualmente, el concepto de innovación es un asunto que marca la diferencia en términos organizacionales, por lo tanto, ese será un argumento de peso para cualquier empresa, entendiendo que innovar trasciende el uso de nuevas tecnologías y abarca otros procesos como eficiencia, productividad y optimización de recursos.

Disponer, por ejemplo, de un software de gestión documental, además de organización, representa también rapidez en la búsqueda de datos, seguridad en el acceso, manipulación y recuperación de la información, así como calidad en los procesos ya que este tipo de herramientas tecnológicas permite prever situaciones relacionadas con el manejo de datos.

Mito: La gestión documental es una tarea compleja y se convierte en carga laboral.

Argumento: Falso. Para incorporarla es necesario conocer las necesidades de la empresa y con base en ellas, identificar las soluciones disponibles y hacer una prueba piloto. La recomendación es comenzar a implementarla en tareas pequeñas como, por ejemplo, manejo de facturas enviadas y recibidas. Luego del tiempo de prueba establecido, dos o tres meses, será clave revisar los resultados obtenidos e identificar qué tipo de mejoras se alcanzaron para luego extender la solución al resto de la compañía. Con seguridad, los resultados se traducirán en más control de la información, pues al distribuir mejor el flujo de procesos, es posible identificar el momento de llegada, el responsable y proyección de salida, entre otros atributos.

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Mitos: Los beneficios del uso de tecnología en gestión documental tardan mucho en visibilizarse.

Argumento: Falso. Los efectos positivos del uso de estas herramientas son inmediatos y el más evidente es el ahorro en tiempo de los colaboradores de la empresa a la hora de buscar y acceder a la información, lo que significa, claramente, mayor rendimiento y eficiencia laboral. Otro beneficio visible y rápido está dado por la disminución en el uso de papel, pues cuando se incorporan procesos digitales la necesidad de su uso disminuye notablemente. Por lo tanto, como en pocos casos, la tecnología en gestión documental representa ventajas y ahorro de costos, de manera inmediata.

Mito: Es más seguro tener los datos y la información de manera física que electrónica.

Argumento: Falso. De hecho, cuando se tienen registros digitales los niveles de seguridad aumentan, gracias a que se puede controlar el acceso a los archivos mediante permisos y así, establecer un sistema de jerarquías entre los usuarios. De esa manera habrá quienes, según sean sus funciones, solo puedan ver el documento sin modificarlo y otros más que puedan leerlo y, a la vez, editarlo.

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Mito: Las nuevas tecnologías para la gestión documental son costosas y difíciles de usar.

Argumento: Posiblemente, este sea un mito más propio de las pequeñas empresas, sin embargo, para ellas hay buenas noticias y es que, justamente, esa es una concepción errada  pues existen en el mercado herramientas digitales de gestión documental rentables para las pequeñas empresas. ¿Cómo saberlo? Basta con calcular el retorno de la inversión para determinar que implementar estas tecnologías es una decisión que favorece el crecimiento de la compañía en el mediano y largo plazo.

Respecto a los niveles de complejidad, esto es más un asunto cultural, pues está comprobado que una vez los colaboradores verifican la agilidad y el ahorro en tiempo a la hora de buscar la información, valoran mucho más el uso de este tipo de herramientas y están más abiertos a su aprendizaje.

Y es que argumentos como estos, que derriben los mitos que hay alrededor de la tecnología en la gestión documental podrían ser muchos más, todo dependerá de la naturaleza y necesidades de cada compañía. Así las cosas, es importante comprender también que este es un asunto que requiere paciencia y acompañamiento constante a los colaboradores de la empresa, además de algunos ‘condimentos’ adicionales como:

• Capacitaciones cortas en las que se ofrezca claves de gestión documental para que los empleados apliquen en sus funciones.
• Compartir en los diferentes medios de comunicación de la empresa buenas prácticas de gestión documental que faciliten el trabajo.
• Ofrecer retroalimentación al recibir documentos o datos desde las diferentes dependencias de la empresa. Es importante registrar los errores e indicar la práctica adecuada para evitar su repetición.
• Diseñar una tabla de retención documental para medir tiempos de uso de datos e información, y de esa manera, identificar la utilidad de contar con procesos de gestión documental en la compañía.

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