19 razones por la que la digitalización puede ser tu oportunidad de brillar.

Una de las primeras preguntas que nos hacemos antes de enfrentarnos a la implementación de un nuevo sistema de digitalización es ¿Representa una verdadera oportunidad para avanzar?

Un Sistema de digitalización es el proceso de convertir documentos que se encuentran en formato papel o formato digital no estructurado, y que pueden ser integrados automáticamente en el sistema de información de una empresa.

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El proceso de digitalización de documentos significa mucho más que digitalizar papel, ya que también afecta de forma positiva las tareas, actividades y procesos que se llevan a cabo dentro de la organización o empresa.

En un mundo globalizado y con la presencia de las tecnologías de la información, las empresas tienden a ser más competitivas y relevantes, haciendo que sus objetivos se centran en obtener beneficios que incluyen la mejora de la eficiencia y la productividad, así como la reducción de costos administrativos.

En este ambiente de alta competencia, saldrán más beneficiadas aquellas empresas que busquen las formas más eficaces de trabajar y por lo tanto obtengan ventajas competitivas frente al resto.

19 razones por la que la digitalización puede ser tu oportunidad de brillar

Si hablamos de la digitalización de documentos, estas son algunas de las razones por la que la digitalización puede ser tu oportunidad de brillar.

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1. Disminuyes el uso del papel y elementos de impresión, mientras ahorras en costos de transporte.
2. Disminuyes los costos de almacenamiento de la documentación (almacenamiento físico).
3. Descentralizas la información al estar guardada en archivos digitales a los que pueden acceder de forma simultánea varios usuarios.
4. Garantizas la conservación de los documentos, ya que no se dañan con el paso del tiempo.
5. Agilizas las búsquedas de documentos que se encuentran normalizados y ordenados.
6. Aumentas la productividad de los empleados que pierden menos tiempo en tareas de archivo y utilizan ese tiempo para tareas más productivas.
7. Al tener la información estructurada permites una mejor toma de decisiones.
8. Garantizas el acceso seguro y rápido a los documentos.
9. Aseguras la integridad de los documentos ante catástrofes naturales o modificación del contenido.
10. Al estar correctamente implementado el sistema de digitalización los usuarios podrán imprimir copias exactas del original en cualquier momento, y además, estas copias exactas sirven como copia de seguridad de los documentos.
11. La información que está digitalizada puede ser modificada y utilizada para otros fines.
12. Facilitas la difusión en línea de los documentos. Éstos pueden redistribuirse de forma inmediata sin enviar la copia física ni esperar la confirmación de su recepción.
13. Contribuyes al mantenimiento y mejora del medio ambiente al disminuir la contaminación generada por el papel.
14. Generas ahorros a la empresa de hasta el 30% en procesos documentales y de impresión.
15. Reduces el costo y el tiempo invertidos en la gestión de documentos electrónicos y en papel ya que se conoce dónde se encuentra la documentación desde que entra hasta que se archiva o se destruye.
16. Minimizas la complejidad, el costo y los riesgos gracias a servicios de análisis de procesos de trabajo, priorizando los que resulten más eficientes, seguros y optimizados.
17. Logras automatizar y simplificar las tareas, ya que ciertos pasos se pueden optimizar evitando así la intervención del personal o minimizándola al máximo.
18. Tienes un control y un seguimiento de las transferencias documentales entre áreas, oficinas o departamentos.
19. Incrementas la productividad en entornos colaborativos, permitiendo hacer lo mismo que harías con un documento físico, pero de forma electrónica y desde una única aplicación.

Todas las empresas con tendencia innovadora y se planteen retos de productividad, movilidad, seguridad y sostenibilidad deben implementar sistemas de digitalización de documentos.

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Si quieres tener la oportunidad de brillar y ser un referente en tu sector, al tiempo que destacas sobre tus competidores, aún estás a tiempo, propón un sistema de digitalización y convierte a tu empresa en una organización que coordina el manejo y traspaso de documentos de sus empleados de la forma más productiva.