Eliminar el estrés en los procesos de archivo: 10 cosas que quisieras haber sabido antes

El vertiginoso y cada vez más demandante ritmo de las empresas y por ende de los procesos de archivo puede provocar serios ataques de estrés a nuestra salud.

Hablemos del estrés

Según las estadísticas, una empresa tiene en promedio entre 30 y 100 archivos o documentos en espera de respuesta. Esto quiere decir que los trabajadores modernos son interrumpidos aproximadamente siete veces por hora y distraídos hasta 2.1 horas al día.

Cuatro de cada 10 personas que trabajan en grandes empresas experimentan una reestructuración importante, por lo tanto, enfrentan incertidumbre sobre su futuro.

Tal vez por eso más del 40% de los adultos dice que pasa las noches en vela, atormentado por los acontecimientos estresantes del día.

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Es aquí donde se presentan las siguientes interrogantes:

• ¿Hay alguna manera de mantener la atención constante durante todo el día?
• ¿Es posible hacer todo lo que hay que hacer y todavía tienen algo de energía después del trabajo?
• ¿Cómo mantienes la calma después de tantas peticiones?

A continuación, te presentamos 10 formas de eliminar el estrés en los procesos de archivo:

1. Actúa en vez de reaccionar

Cuando sientes que una situación en los procesos de archivo se sale de control experimentas alteraciones nerviosas. Estas alteraciones activan la hormona del estrés y, en forma crónica, desgastan la confianza, la concentración y el bienestar. Lo ideal es identificar cuáles son los aspectos de la situación que puedes controlar.

2. Respira hondo

Si te sientes abrumado o acabas de salir de una reunión tensa y necesitas aclarar tu mente, unos pocos minutos de respiración profunda restablecerán tu equilibrio. Sólo inhala durante cinco segundos, retén y exhala en periodos constantes a través de la nariz.

3. Elimina las interrupciones

La mayoría de los encargados de los procesos de archivo son bombardeados durante todo el día. Los correos electrónicos, llamadas telefónicas, mensajes instantáneos y plazos repentinos y urgentes hacen de las suyas para hacer que los archivistas se distraigan con facilidad. Aunque no se puede tener el control sobre las interrupciones, puedes controlar tu respuesta. Lo que los profesionales recomiendan es responder en una de tres maneras:

• Aceptar la interrupción
• Cortarla
• Hacer un diagnóstico de su importancia y hacer un plan

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La verdad es que muchas interrupciones son recurrentes y pueden preverse. En estos casos lo ideal es tener criterios preestablecidos para cada respuesta que quieras tener. Otra de las cosas que puedes hacer es entrenar a tus compañeros de trabajo, respondiendo tus correos electrónicos solamente durante ciertos lapsos, estableciendo un horario en la oficina para hablar en persona o cerrando la puerta cuando necesites enfocarte.

4. Programa tu día basándote en la energía y la concentración

La mayoría de nosotros pasa el día con un enfoque: TRABAJAR, pensando que, si trabajas de ocho a 10 horas, harás más cosas. Sin embargo, los niveles de estrés lo que hacen es disminuir la productividad.

Lo que se recomienda es programar descansos durante el día para salir a caminar, estirarte en tu escritorio o hacer algún ejercicio de respiración. Especialistas aseguran que, si tienes una intensa concentración durante unos 90 minutos, seguida de un breve periodo de recuperación, puedes eliminar la acumulación de estrés.

5. Come bien y duerme bien

Comer mal estresará tu sistema, así que lo que debes hacer es llevar una dieta baja en azúcar y rica en proteínas.

Cuando no duermes bien, no estás consiguiendo los efectos reparadores necesarios.

Las estadísticas reflejan que aproximadamente 60 millones de trabajadores a nivel mundial no duermen lo suficiente, a pesar de que es un periodo necesario para la recuperación del cuerpo.

Si el estrés te impide conciliar el sueño o te despiertas en la noche y no puedes volver a dormir, cúbrete la fosa nasal derecha y respira por la izquierda de tres a cinco minutos.

6. Después de una situación estresante, recupérate rápidamente

Después de una situación donde te sientas frustrado o enojado, en vez de reaccionar de inmediato y probablemente exagerar, lo ideal es intentar una técnica de respiración refrescante la cual consiste en: Respirar por la boca como si estuvieras bebiendo con un pitillo/pajilla y luego exhala normalmente por la nariz. Si lo haces bien, sentirás una sensación de enfriamiento y de secado en la parte superior de la lengua. Es como apretar un botón de Pausa, lo que te da tiempo de pensar en tu respuesta. Esta técnica es tan poderosa que incluso puede llegar a calmar a la otra persona.

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7. Identifica que tipo de estrés estas atravesando

Aprende a identificar el estrés por el que estas atravesando a través de la construcción de la confianza en ti mismo en lugar de buscar la aprobación de otros. Si le das mucha importancia a las opiniones que los demás tienen de ti, las cuales no puedes controlar, terminarás estresado por los pequeños detalles. Una vez que cambias el enfoque, sobre la percepción que tienen los demás sobre tu trabajo es más probable que los impresiones.

8. Prioriza

Con tantos tiempos limite y cambios repentinos en las prioridades, es fundamental definir lo que es realmente importante y por qué. Para esto, requieres de claridad. Es importante entender tu papel dentro del proceso de archivo, las prioridades estratégicas de la compañía y tus metas y fortalezas personales.

9. Influir en los demás

Incluso logrando controlar todos los episodios de estrés que se te presentan, todavía debes tratar con el estresante comportamiento de los demás compañeros de trabajo. En estos casos lo ideal es hacer frente a un compañero de trabajo o empleado problemático señalándole su mal comportamiento en un tono respetuoso que describa el impacto en el equipo y en sus compañeros, y solicitando un cambio. Recuerda que la negatividad constante se debe abordar de esta manera: Cuando hablas con un tono crítico, haces que los demás se sientan incómodos y es menos probable que te vean como un líder.

Una respuesta adecuada seria: Entiendo tu frustración, pero te pido que me comuniques directamente tus preocupaciones, para que podamos hallar una solución.

10. Sé tu mejor crítico

Son muchos los pensamientos que revolotean por tu mente cada día, y es igual de probable que la negatividad interna te estrese tanto como un evento externo. En estos casos, en lugar de ser duro y crítico contigo mismo, trata de animarte. Si tienes pensamientos positivos te motivarás para alcanzar tus metas y finalmente te entrenarás para inspirar a tus otros compañeros de trabajo.