Mitos y verdades sobre la gestión documental en las empresas

Así como ocurre con la vida, cuando se habla de cambios siempre salen a flote temores, inquietudes, incredulidades y dudas a la hora de decidirse a dar el gran paso. Incluso, no se hacen esperar los comentarios externos que hacen que, más de una vez, se reverse la decisión. En el caso de la gestión documental ocurre algo similar, sobre todo, cuando a esa transformación se suma la idea de digitalizar.

En ese sentido, existen muchas ideas erróneas que se multiplican con el voz a voz dejando de lado los efectos positivos que pueden obtenerse de este tipo de prácticas. Por esa razón, desde Servisoft queremos aclarar estos conceptos, por lo que te dejamos aquí algunos mitos y realidades que te darán argumentos necesarios para tomar la mejor decisión en torno a la implementación de los procesos de gestión documental en tu empresa.

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Mito 1. La gestión documental eleva los costos y toma mucho tiempo.

Realidad. Aquí hay algo de verdad, pues no es un secreto que cuando se trata de empezar de cero, de incorporar una nueva cultura y formas de hacer las cosas es necesario dedicar tiempo para lograr los efectos deseados. Así mismo, entre más documentos haya en la compañía será necesario dedicar más tiempo para su gestión, sin embargo, para solucionar este tipo de situaciones es que se han desarrollado los software de gestión documental que agilizan los procesos. No obstante, cuando se analiza desde otra óptica, en términos económicos, podría resultar más costoso no contar con un sistema archivístico de calidad, pues, entre otras razones, una gestión documental organizada hace parte de los procesos de certificación de calidad de las compañías, así como la posibilidad de expansión y crecimiento de las mismas.

Mito 2. La producción es más lenta. 

Realidad. Falso. Existe la creencia de que incorporar nuevos métodos, en este caso de gestión de datos y archivo, hace que los procesos de la compañía sean más lentos y ese sea ‘tiempo perdido’ en términos de producción, lo que no es asunto cierto, pues gracias a la digitalización documental y la empresa que la provee, esta es una estrategia que aporta beneficios económicos y productivos a corto plazo. De esa manera, los colaboradores no estarán involucrados en el proceso de montaje sino una vez ya se implemente a todas las áreas de la empresa.

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Mito 3. Hay riesgo de pérdida y fuga de información.

Realidad. Falso. Como en cualquier cambio, el miedo a la pérdida es inevitable y cuando se comprende el valor de la información el asunto es más delicado. Sin embargo, no se trata de nada más que eso, un temor que, gracias a la digitalización, está cada vez más alejado de la realidad, pues una característica importante es justamente la custodia de la información que se logra a través de herramientas tecnológicas cuyo requisito principal siempre será la creación de copias de seguridad. En ese sentido, es importante destacar que el respaldo de la compañía que ofrece el servicio es fundamental para garantizar la conservación de los datos y archivos.

Mito 4. La gestión documental digital elimina puestos de trabajo.

Realidad. Falso. Con frecuencia se piensa que con la digitalización y las nuevas tecnologías de las máquinas se reemplazan las labores de los seres humanos. Sin embargo, lo que facilita es la reducción de labores operativas por parte de los colaboradores y permite que el tiempo destinado a ellas sea utilizado en actividades más productivas que le representen mayor rentabilidad a la empresa, como labores creativas, por ejemplo.

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Mito 5. Hay que registrar todos los documentos.

Realidad. Falso. Lo importante es saber cuáles registrar, pues está claro que un sistema de gestión documental de calidad debe mantener y conservar la información, bien sea en forma física (cuando las políticas de gestión lo exijan) o en digital para dejar evidencia de que se realizó un proceso de importancia para la empresa. Para ser más claros, aquí un ejemplo. Una factura de compra de un computador es, sin duda, un registro que debe tenerse, pues representa un egreso, sin embargo, la fotografía del equipo no es un documento que deba conservarse dado que no es considerado como relevante para la operación de la compañía. En ese sentido, es importante disponer, entre otros, de formatos de solicitud de compra para llevar control adecuado de los movimientos de la organización.

Mito 6. Es necesario ser estrictos en la estructura de las carpetas.

Realidad. Falso. No existe una estructura definida para el manejo de ellas, dado que este proceso está dado por la naturaleza y la etapa de desarrollo en que se encuentre la empresa. Por lo tanto, lo más importante es que, a la hora de su manejo, para los colaboradores de la compañía las carpetas tengan sentido, es decir, para una organización funcionará mejor cuando se ordenan por año, para otras si se hace por departamentos y habrá otras para las que sea mejor por clientes. En otras palabras, la gestión de documentos no debe regirse por un método estricto, lo más importante es que la información esté disponible, protegida y almacenada de manera correcta.

Como estos, con seguridad habrá muchos más mitos que necesiten ser desmitificados, sin embargo, lo más importante cuando hay dudas al respecto es contar con la asesoría de expertos en el tema para identificar el método y las herramientas más eficientes de acuerdo con las particularidades de cada compañía.